Handouts, Workshop- und Schulungsunterlagen zentral verwalten, drucken und binden

Auch in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt benötigen Unternehmen weiterhin gedruckte Unterlagen. Dazu zählen

  • Handouts zu Power-Point-Folien und Präsentationen
  • Sales-Unterlagen,
  • Pitch-Unterlagen,
  • Geschäftsberichte,
  • Handbücher,
  • Nutzerdokumentationen,
  • Schulungsunterlagen,
  • Broschüren.

Gedruckte Handouts unterstreichen die Professionalität des Vortrags

Als Begleitmaterial zu einer Vertriebspräsentation, ist ein  wertig aufbereitetes Handout ein gutes Mittel, bei den Teilnehmern im Gedächtnis zu bleiben und sich vom Wettbewerb abzusetzen. Oft liegt das Handout noch Tage später auf dem Schreibtisch und erinnert an die gute Präsentation, das professionell agierende Unternehmen.

Abbildung 1: Gut gemachte Druckprodukte sind eine schöne Erinnerung für die Teilnehmer eines Workshops.

Abbildung 1: Gut gemachte Druckprodukte sind eine schöne Erinnerung für die Teilnehmer eines Workshops.

Nicht umsonst gibt es das Sprichwort, aus den Augen aus dem Sinn. Mit einer gedruckten Unterlage vermeiden Sie das Vergessen. Im unternehmerischen Umfeld pflegte mein Kollege zu sagen: „Wer schreibt der bleibt.“ Das war stets ein guter Tipp, den Teilnehmern eines Workshops nach der Präsentation ein Dokument zu überreichen, in dem sie das vermittelte Wissen ausführlich nachlesen können.

Ein Dokument in der Hand halten, ist ein gutes Gefühl

Deshalb sind Unterlagen, die in gedruckter Form vorliegen und professionell aufbereitet, gedruckt und gebunden sind, ein Merkmal für vertrauenserweckende Arbeit. Der Mensch im Arbeitsalltag ist es häufig noch gewohnt, dass die haptischen Beweise guter Angebote den Empfängern der Unterlagen ein gutes Gefühl geben. Etwas, worauf man sich verlassen kann, was man schwarz auf weiß (oder bunt auf weiß) vor sich hat.

Mit dem Digitaldruck lohnt es sich inzwischen, auch kleine Auflagen in einer professionellen Druckerei in Auftrag zu geben. Viele Unternehmen haben mittlerweile, je nach Unternehmensgröße und verteilten Standorten, eine oder mehrere Partner aus der druckenden Industrie.

Abbildung 2: Die Kalkulation im Web-Shop ist ein zentrales Element, das zur Prozessoptimierung und damit zur Kosten und Zeitersparnis im Unternehmen beiträgt.

Abbildung 2: Die Kalkulation im Web-Shop ist ein zentrales Element, das zur Prozessoptimierung und damit zur Kosten und Zeitersparnis im Unternehmen beiträgt.

Der Digitaldruck ermöglicht kleine Auflagen wirtschaftlich zu drucken

Die Druckbranche hat sich in den letzten Jahren durch die Digitalisierung sehr stark verändert und bietet gerade für Unternehmen neue Optionen, die Prozesse zu automatisieren, damit Kosten zu sparen und gleichzeitig die Qualität von Druckprodukten zu steigern und die Flexibilität bei der Erstellung zu erhöhen.

Mit einem eigenen Print-Web-Shop können Unternehmen jetzt auf viele Prozessschritte verzichten, die bisher den Aufwand für die Gestaltung und Beschaffung von Printprodukten verteuert haben. Drei wesentliche Funktionen sind nun einfach und kostengünstig zu erledigen:

  1. Online Editierung und Gestaltung
    Gestaltungs-Vorlagen können zentral für unterschiedliche Druckprodukte hinterlegt werden. Mitarbeiter können diese Templates im Browser ganz einfach CI-gerecht personalisieren.
  2. Print-On-Demand
    Fertig gestaltete Druckprodukte, wie z.B. Präsentationen in unterschiedlichen Versionen können im Shop online abgerufen werden. Im Shop ist eine Datenbank integriert, die immer die aktuelle Version des Druckproduktes anzeigt. So sind die Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand und vermeiden Fehler durch veraltete Dokumente. Es wird genau der benötigte Bedarf gedruckt.
  3. Print Konfiguration und Kalkultaion
    Für eine individuelle Gestaltung wird das passende Druckobjekt konfiguriert: Dazu gehört die Auswahl von Format, Papiersorte, Endverarbeitung (z.B. Ringheftung (Wire-O), Klammer-Heftung, Broschüre, Buch). Der Printshop ermittelt für die verschiedenen Varianten schnell den jeweiligen Preis. So können Mitarbeiter sich für das passende Produkt entscheiden. Zum Schluss laden sie z.B. ein PDF als Druckdatei hoch. 

Der professionelle Web-to-Print Shop ist ein intuitiv benutzbares Portal und verkürzt mit den genannten Funktionen die Zeit, die ein Mitarbeiter mit einem Druckauftrag beschäftigt ist.

Die Druckerei vor Ort liefert dann z.B. die Handouts ins Büro, zum Ort der Präsentation, nach Hause oder zu beliebigen Lieferadressen. Die gesamte Auflage kann auch gesplittet und an mehrere Empfänger ausgeliefert werden.

 

Abbildung 3: Gedruckte Handouts, Workshop- und Schulungsunterlagen werden von der Druckerei direkt zum Ort der Präsentation geliefert.

Abbildung 3: Gedruckte Handouts, Workshop- und Schulungsunterlagen werden von der Druckerei direkt zum Ort der Präsentation geliefert.

Mit dem Web-Shop bei der Bestellung, Abrechnung und Verwaltung von Drucksachen optimieren Unternehmen Prozesse

Die Bestellung, Abrechnung und Verwaltung über ein firmeneigenes Shopsystem ist dann ganz einfach. Ein professionelles Shopsystem für Druckprodukte kann sowohl über Schnittstellen an das ERP-System, zum Beispiel SAP, angebunden werden, als auch an das Bestellsystem einer modernen Druckerei. So entsteht ein optimierter Prozess, bei dem Mitarbeiter ihre Materialien, zum Beispiel die Handouts für eine Vertriebspräsentation, im Shop-System hochladen, kalkulieren und individualisieren können und den Bestellprozess auslösen. Dieser kann dann über die Schnittstelle zu SAP von weiteren Personen buchhalterisch freigegeben werden und dann als Auftrag direkt zur Vertragspartner-Druckerei weiter gegeben werden.

Endlich einheitliche, CI-konforme Handouts und Präsentationsunterlagen drucken

Die einheitliche Verwendung von Corporate Design-Elementen und Vorlagen für spezielle Formate können im Shop-System hinterlegt werden, so dass jeder Ausdruck den Vorgaben des Unternehmens entspricht. Das sichert eine gleichbleibend hohe Qualität der gedruckten Unterlagen und macht bei Kunden und Marktteilnehmern einen professionellen Eindruck.

Abbildung 4: Endlich haben Mitarbeiter, Trainer, Vertriebsmitarbeiter und Tagungsleiter Zeit für die wesentlichen Dinge, konzentrieren sich auf das Fachliche. Keine Zeit mehr verschwenden mit fehleranfälligen Prozessen beim Druck von Handouts und Dokumenten.

Abbildung 4: Endlich haben Mitarbeiter, Trainer, Vertriebsmitarbeiter und Tagungsleiter Zeit für die wesentlichen Dinge, konzentrieren sich auf das Fachliche. Keine Zeit mehr verschwenden mit fehleranfälligen Prozessen beim Druck von Handouts und Dokumenten.

Der Einkauf kann mit den Lieferanten, zum Beispiel Medienhäusern und Druckereien Rahmenvereinbarungen treffen und Preise verhandeln, die dann im System hinterlegt werden. So automatisiert man Prozesse und erspart es den Mitarbeitern bei jedem neuen Auftrag aktuelle Preise anzufragen. Auch die Abrechnung des Druckauftrags kann im Shopsystem hinterlegt und automatisiert werden. Dann wird die korrekte Rechnungsstelle, Abteilung, Projektbezug und weitere Parameter nur einmal konfiguriert und die Mitarbeiter sparen viel Zeit.

Ein eigenes Login für jeden Mitarbeiter: so kann jeder seine Dokumente verwalten, versionieren, drucken und binden

Mitarbeiter können die Dokumente im Web-Shop über einen passwortgeschützten Bereich online verwalten und versionieren. Die zentrale Verwaltung der Daten vermeidet auch Fehler, die bei jedem manuellen Prozess entstehen können. Für das Unternehmen bedeutet das mehr Sicherheit und Transparenz. Budgets werden eigehalten und der Verbrauch von Ressourcen ist einfach kontrollierbar.

Abbildung 5: Budgetgrenzen und Freigabe-Prozesse können im Webshop konfiguriert werden. So gewinnt das Unternehmen Transparenz und Sicherheit.

Abbildung 5: Budgetgrenzen und Freigabe-Prozesse können im Webshop konfiguriert werden. So gewinnt das Unternehmen Transparenz und Sicherheit.

Die Produktion von Unterlagen „just in time“ hat noch weitere Vorteile: Überproduktionen werden vermieden, denn es wird immer nur so viel gedruckt, wie nötig. Die Auflage kann sogar nur ein einzelnes Exemplar sein, das speziell für einen Zweck und einen Empfänger erstellt wurde. Wegen der automatischen Prozesse ist auch der Druck von sehr kleinen Auflagen immer noch wirtschaftlich.

Ein eigener Web-shop für den Druck von Handouts eignet sich für Unternehmen, Bildungsinstitutionen, Veranstalter von Tagungen und Konferenzen

Auch Bildungsinstitution und Veranstalter von Tagungen und Konferenzen benötigen sehr häufig neue Seminarunterlagen, Schulungsunterlagen für Workshops, Trainings und Weitbildungsmaßnahmen in kleiner bis mittlerer Auflage. Die Unterlagen sollen möglichst zentral verwaltet, die Druckkosten kalkuliert, die Unterlagen gedruckt, gebunden und verteilt werden. Mit einem eigenen Shopsystem für Web-to-Print gelingt es auch dann mühelos, wenn Sie wenig oder keine speziellen Fachkenntnisse in der Druckindustrie oder im Digitaldruck haben.

Das gilt auch für die verschiedenen Möglichkeiten, ein Handout, eine Seminarunterlage oder Schulungsunterlage zu binden. 4 Fakten über Bindungen oder warum auch die Bindung den Erfolg Ihrer Publikation mitbestimmt lesen Sie hier: https://www.viaprinto.de/blog/2015/02/bindungen/

 

Abbildung 6: Den Geschäftsbericht des Unternehmens in gedruckter Form verteilen. Das Druckformat eignet sich nicht nur als Handout nach der Pressekonferenz.

Abbildung 6: Den Geschäftsbericht des Unternehmens in gedruckter Form verteilen. Das Druckformat eignet sich nicht nur als Handout nach der Pressekonferenz.

Spiralbindungen beispielsweise gibt es mit Softcover, Hardcover, Folie, und Karton. Die Spiralbindung eignet sich für Produktkataloge, Imagebroschüren und Anleitungen. Abhängig von der Papierstärke können rund 70 Blätter, also 140 bedruckte Papierseiten in eine Spiralbindung gefasst werden. In einem Web-Shop, leitet der Kalkulator die Nutzer durch die Möglichkeiten. Falls ein Nutzer für eine zu druckende Präsentation also 70 Blätter einseitig bedrucken will, aber ein dickes Papier ausgewählt hat, wird der Kalkulator im Shop den Nutzer darauf hinweisen, dass diese Bestellung so nicht produziert werden kann, weil die Größe der Spiralen die Anzahl der Blätter nicht aufnehmen kann. Sehr viel Spezialwissen ist bereits im Web-Shop, zu Beispiel im Kalkulationsmodul, integriert. Es erleichtert den Nutzern die Bestellung von Drucksachen „on demand“, also genau dann, wenn die Handouts und Dokumente gebraucht werden.

Wenn Sie selbst ausprobieren möchten, wie ein Nutzer durch die Optionen im Web-Shop geführt wird, dann schauen Sie sich bei unseren Kunden, wie beispielsweise http://shop.copytrend.ch/ops42_497_DE_produkte um. Der dort implementierte Web-Shop ist das praxiserprobte System von obility.

Abbildung 7: Die Teilnehmer von Schulungen, Tagungen und Workshops schätzen es sehr, wenn sie nach der Veranstaltung das Wissen als gedruckte Unterlage mit nach Hause nehmen können.

Abbildung 7: Die Teilnehmer von Schulungen, Tagungen und Workshops schätzen es sehr, wenn sie nach der Veranstaltung das Wissen als gedruckte Unterlage mit nach Hause nehmen können.

Zu den Veranstaltern von Tagungen und Konferenzen zählen auch Hotels. Auch sie drucken und binden, teilweise in Kooperation mit den Veranstaltern, Schulungs-, Tagungs- und Seminarunterlagen für Veranstaltungen und Fortbildungen. Jede beauftragte Präsentation soll in Spitzen-Qualität geliefert und pünktlich zum Beginn der Veranstaltung im Seminarraum vorliegen. Diese fertig gebundenen Dokumente können dann an die Teilnehmer verteilt werden, entweder bereits vor dem Vortrag, so dass die gedruckten Seiten mit eigenen Notizen ergänzt werden können, oder nach dem Vortrag, als Dokumentation des Wissens.

Neben den Unternehmen, Bildungsinstitutionen und Veranstaltern von Tagungen und Konferenzen profitieren auch die Wissensvermittler, also Dozenten, Schulungsleiter, Seminarleiter und Trainer von einem Web-Shop, bei dem sie ihre  Schulungsunterlagen und Seminarunterlagen, Handouts und Dokumentationen ganz einfach verwalten, drucken und binden können. Die schlanken Prozesse sparen auch ihnen viel Zeit, die sie viel besser verwenden können.