Web-to-Print wird Print 4.0

Warum ein Online-Auftrag erst der Anfang eines digitalen Prozesses ist

Web-to-Print ist längst mehr als die Möglichkeit, Druckprodukte online zu gestalten und zu bestellen. Entscheidend ist, was nach dem Klick auf „Bestellen“ passiert.
Denn ein digitaler Auftrag allein macht noch keinen durchgängig digitalen Prozess. Wenn die Bestellung anschließend manuell übertragen, Informationen mehrfach erfasst, Daten per E-Mail weitergegeben oder Produktionsunterlagen von Hand erstellt werden, entstehen weiterhin Medienbrüche und unnötiger Aufwand.
Web-to-Print kann deshalb der Einstieg in Print 4.0 sein – wenn aus dem Online-Auftrag ein durchgängiger digitaler Workflow wird.

Web-to-Print kann unterschiedlich weit gedacht werden

Was genau unter Web-to-Print verstanden wird, ist nicht einheitlich.

Im engeren Verständnis geht es vor allem um die Online-Gestaltung und Bestellung von Druckprodukten. Kunden können beispielsweise Vorlagen bearbeiten, Produkte konfigurieren, Druckdaten hochladen und einen Auftrag online auslösen.

Im weiteren Verständnis umfasst Web-to-Print die gesamte digitale Abwicklung eines Druckauftrags, von der Bestellung über die Auftragsbearbeitung bis zur Produktion, Auslieferung und Abrechnung.

Für die Entwicklung hin zu Print 4.0 ist vor allem diese zweite Perspektive interessant. Denn dann lautet die entscheidende Frage nicht mehr:
„Kann mein Kunde online bestellen?“

Sondern:
„Was passiert mit dem Auftrag, nachdem der Kunde bestellt hat?“

Der Online-Shop ist nur der Anfang

Als Web-to-Print für Druckereien interessant wurde, bestand der erste Schritt häufig darin, einen Printshop ins Internet zu stellen.

Das war und ist sinnvoll: Kunden können Produkte rund um die Uhr auswählen, konfigurieren und bestellen. Informationen, die früher telefonisch oder per E-Mail ausgetauscht wurden, werden direkt vom Kunden erfasst.

Damit wird ein Teil des Prozesses standardisiert. Doch genau hier beginnt eine Herausforderung:
Was passiert intern mit dem Auftrag?

Wenn Mitarbeitende die Bestellung anschließend manuell in ein ERP- oder MIS-System übertragen müssen, Druckdaten herunterladen, Informationen kontrollieren, Produktionsunterlagen erstellen oder Versanddaten erneut erfassen, ist zwar der Vertrieb digitalisiert – der eigentliche Geschäftsprozess aber noch nicht.

Das kann gerade bei Online-Geschäftsmodellen zum Problem werden.

Denn ein Webshop kann die Zahl der Aufträge deutlich erhöhen. Wenn jeder zusätzliche Auftrag aber annähernd genauso viel manuelle Arbeit verursacht wie früher, wächst mit dem Umsatz auch der Bearbeitungsaufwand.

Standardisierung ist der erste Schritt zur Automatisierung

Der große Vorteil eines digitalen Bestellprozesses liegt deshalb nicht allein darin, dass ein Kunde online bestellen kann.

Entscheidend ist die strukturierte Erfassung der Auftragsdaten. Ein Kunde wählt beispielsweise Produkt, Format, Auflage, Papier, Farben und Veredelung aus. Das System kennt dadurch bereits wichtige Parameter des Auftrags.

Diese Informationen können anschließend automatisch weiterverarbeitet werden. Aus der Standardisierung entstehen damit die Voraussetzungen für die Automatisierung.

Was eindeutig definiert und strukturiert erfasst wird, lässt sich wesentlich einfacher automatisiert verarbeiten.

Das gilt nicht nur für den Kundenauftrag. Auch Produkte, Preise, Produktionswege, Materialien, Lieferoptionen und weitere Prozessschritte können standardisiert hinterlegt werden.

Damit wird aus einer einzelnen Online-Bestellung ein strukturierter digitaler Vorgang.

Was passiert nach dem Klick auf „Bestellen“?

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen einem Online-Shop und einem durchgängigen Web-to-Print-Prozess. Ein idealtypischer digitaler Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

Online-Anfrage oder Bestellung → Konfiguration → Kalkulation → Auftragserfassung → Datenprüfung → Produktion → Lager → Versand → Abrechnung

Dabei müssen nicht alle Schritte in einem einzigen System stattfinden. Entscheidend ist, dass die beteiligten Systeme und Prozesse miteinander kommunizieren und Informationen nicht unnötig mehrfach erfasst werden müssen.

Eine Bestellung kann beispielsweise automatisch einen Auftrag im MIS/ERP anlegen. Die dort vorhandenen Informationen können für die weitere Produktion genutzt werden. Nach Abschluss der Produktion können Lager- und Versandprozesse angestoßen und anschließend die Abrechnung vorbereitet werden.

Der Kunde sieht davon im Idealfall wenig. Für ihn bleibt der Vorgang einfach: Produkt auswählen, bestellen, Lieferung erhalten.

Im Hintergrund läuft dagegen ein zunehmend automatisierter Prozess.

Medienbrüche sind der Gegner durchgängiger Prozesse

Ein häufiger Grund dafür, dass digitale Prozesse nicht wirklich durchgängig funktionieren, sind Medienbrüche.

Ein Auftrag kommt online herein. Danach wird eine Information per E-Mail verschickt. Eine andere wird in Excel ergänzt. Anschließend werden Daten manuell in das ERP übertragen.

Jeder einzelne Schritt mag funktionieren.

In der Summe entsteht jedoch ein Prozess, der unnötig viel manuelle Arbeit erfordert und Fehlerquellen enthält.

Ein durchgängiger digitaler Prozess setzt deshalb möglichst dort an, wo Informationen bereits vorhanden sind:

Daten sollten möglichst nur einmal erfasst und anschließend mehrfach genutzt werden können.

Das ist einer der wesentlichen Gedanken hinter der Prozessautomatisierung in Print 4.0.

Web-to-Print endet nicht am Warenkorb

Ein moderner Web-to-Print-Prozess muss außerdem nicht zwangsläufig mit einem klassischen Warenkorb beginnen.

Gerade im B2B-Geschäft können Druckaufträge auch über andere Wege entstehen:

• geschlossene Kundenportale,
• Stammkunden-Shops,
• Print-Procurement-Systeme,
• API-Anbindungen,
• ERP- oder Einkaufssysteme,
• automatisierte Nachbestellungen,
• Headless-Printshops.

Der Kunde muss dabei nicht einmal direkt einen Shop der Druckerei aufrufen.

Ein Auftrag kann beispielsweise aus dem Einkaufssystem eines Unternehmens kommen und über eine Schnittstelle an die Druckerei übergeben werden.

Damit wird Web-to-Print zunehmend zu einer digitalen Verbindung zwischen Kunde und Druckunternehmen – unabhängig davon, über welche Oberfläche der Auftrag ursprünglich ausgelöst wurde.

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Aus einzelnen Arbeitsschritten wird ein Workflow

Automatisierung bedeutet dabei nicht, dass jeder einzelne Arbeitsschritt vollständig ohne Menschen ablaufen muss.

Vielmehr geht es darum, Routineaufgaben dort zu automatisieren, wo sie sinnvoll und zuverlässig automatisierbar sind.

Beispielsweise kann ein System:

– Aufträge automatisch anlegen,
– Preise und Konditionen ermitteln,
– fehlende Informationen erkennen,
– Produktionsinformationen bereitstellen,
– Folgeaktionen auslösen,
– Statusinformationen aktualisieren,
– Versandprozesse anstoßen,
– Dokumente erzeugen,
– Kunden automatisch informieren.

Mitarbeitende greifen dann dort ein, wo Entscheidungen, Kontrolle oder Kommunikation erforderlich sind.

Das verändert auch die Rolle der Sachbearbeitung: Statt Daten von einem System ins nächste zu übertragen, können Mitarbeiter sich stärker auf die Bearbeitung von Ausnahmen und die Betreuung der Kunden konzentrieren.

Schnittstellen machen aus einzelnen Systemen einen Prozess

Eine Druckerei muss dabei nicht alle Aufgaben mit einer einzigen Software lösen.

Im Gegenteil: Spezialisierte Systeme können unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, dass sie sich in einen gemeinsamen Prozess integrieren lassen.

Ein Web-to-Print-System kann beispielsweise mit

• einem MIS/ERP,
• Produktionssystemen,
• Prepress- und Preflight-Lösungen,
• Editoren,
• Versand- und Logistiksystemen,
• Finanzbuchhaltung,
• Bezahlsystemen,
• eProcurement-Systemen

und weiteren Anwendungen verbunden werden.

Schnittstellen sind damit kein technisches Detail am Rand.

Sie sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass aus einzelnen digitalen Anwendungen ein durchgängiger Geschäftsprozess entsteht.

Welche Schnittstellen bei einem modernen Web-to-Print-Shop besonders relevant sind, haben wir in unserem Leitfaden zu den 12 wichtigen Web-to-Print-Schnittstellen zusammengestellt.

KI verändert die Schnittstelle zum Druckauftrag

Eine weitere Entwicklung verändert gerade die Frage, wie ein Druckauftrag überhaupt entsteht: Künstliche Intelligenz kann die bisherige Bedienlogik von Shops und Geschäftssystemen aufbrechen.

Ein Kunde muss künftig nicht zwingend wissen, welche Produkteigenschaften er im Shop auswählen muss. Er kann seinen Bedarf zunächst in eigenen Worten beschreiben. Die KI kann daraus einen konkreteren Auftrag ableiten, fehlende Informationen erkennen und gezielt nachfragen.

Genau dieses Prinzip zeigt die Obility Print AI: Aus natürlicher Sprache kann ein konkreter Druckauftrag entstehen. Die KI greift dabei über die Obility Shop-API auf Produkte, Preise und weitere Daten zu und kann auf dieser Grundlage eine Anfrage oder Bestellung vorbereiten.

Damit verändert sich nicht nur die Benutzeroberfläche eines Printshops. Es verändert sich die Schnittstelle zwischen Mensch und Geschäftsprozess.

Der nächste Entwicklungsschritt geht noch weiter. Bei sogenannten KI-Agenten geht es nicht mehr nur darum, dass eine KI auf einen einzelnen Prompt antwortet. Sie kann Aufgaben in mehrere Schritte zerlegen, Werkzeuge nutzen und Prozesse über einen längeren Zeitraum begleiten. Genau diese Entwicklung wird derzeit auch für Medienproduktion, Publishing und Unternehmen diskutiert.

Für Druckereien bedeutet das perspektivisch: Der Kunde beschreibt seinen Bedarf – und im Hintergrund werden immer mehr der notwendigen Schritte automatisch angestoßen. Shop, ERP, APIs, Kalkulation, Auftragsanlage und weitere Systeme können dabei zu einem zusammenhängenden Prozess werden.

Damit verschiebt sich die Bedeutung von Web-to-Print erneut. Der Webshop ist dann nicht mehr nur ein digitaler Bestellkanal. Er wird zu einer Schnittstelle zwischen dem Kunden und einem zunehmend automatisierten Auftragsprozess.

Der Online-Shop digitalisiert zunächst die Schnittstelle zum Kunden.
Die Standardisierung strukturiert den Auftrag.
Schnittstellen verbinden die beteiligten Systeme.
Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Prozessschritte.
KI kann die Interaktion zwischen Kunde und System vereinfachen.

So entsteht Schritt für Schritt ein durchgängiger digitaler Prozess.

Web-to-Print wird damit nicht automatisch zu Print 4.0. Aber Web-to-Print kann der Einstieg in eine Print-4.0-Prozesskette sein.

Was bedeutet das für Druckereien?

Für Druckereien geht es bei dieser Entwicklung nicht nur darum, einen zusätzlichen Vertriebskanal zu schaffen.

Es geht darum, die eigene Auftragsabwicklung so zu gestalten, dass auch eine größere Zahl digital eingehender Aufträge wirtschaftlich bearbeitet werden kann.

Durch standardisierte und automatisierte Prozesse können beispielsweise

• manuelle Dateneingaben reduziert,
• Doppelerfassungen vermieden,
• Fehlerquellen verringert,
• Aufträge schneller bearbeitet,
• Statusinformationen transparenter gemacht,
• Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet
• und digitale Geschäftsmodelle besser skalierbar werden.

Der entscheidende Gedanke lautet dabei:

Mehr digitale Aufträge dürfen nicht automatisch mehr manuelle Arbeit bedeuten.

Web-to-Print mit Obility

Obility verfolgt deshalb einen ganzheitlichen Ansatz: Der Online-Auftrag soll nicht an der Shop-Schnittstelle enden, sondern in die nachgelagerten Geschäftsprozesse der Druckerei integriert werden.

Die Obility Plattform verbindet Web-to-Print, E-Commerce, Auftragsabwicklung, MIS/ERP und weitere Systeme über offene Schnittstellen.

Mit PRINTSELLER lassen sich beispielsweise offene und geschlossene Shops sowie Kundenportale abbilden. PRINTMAKER unterstützt die Online-Gestaltung und Konfiguration von Druckprodukten. Im PRINTMANAGER können kaufmännische und operative Prozesse der Druckerei miteinander verbunden werden.

Darüber hinaus lassen sich weitere spezialisierte Lösungen über Schnittstellen integrieren.

Auch KI kann Teil dieses Prozesses werden: Mit der Obility Print AI geht es darum, die Kommunikation zwischen Kunde und Drucksystem natürlicher zu gestalten und aus formulierten Anforderungen strukturierte Auftragsinformationen zu gewinnen.

Damit geht es bei Web-to-Print nicht mehr nur um die Frage:
„Wie kann unser Kunde online bestellen?“

Sondern um die weiterführende Frage:
„Wie kann aus diesem digitalen Auftrag ein durchgängiger Prozess werden?“

Genau dort beginnt der Weg von Web-to-Print zu Print 4.0.

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Die Bedeutung der Digitalisierung in der Druckindustrie
Download: Praxisbericht über ein erfolgreiches Stammkundenportal für Printprodukte

FAQ

Ist Web-to-Print dasselbe wie Print 4.0?

Nein. Web-to-Print beschreibt je nach Definition die Online-Gestaltung und Bestellung von Druckprodukten oder die weitergehende digitale Abwicklung von Druckaufträgen. Print 4.0 beschreibt die umfassendere digitale Transformation, Vernetzung und Automatisierung der Druckindustrie. Web-to-Print kann dabei ein wichtiger Baustein sein.

Warum reicht ein Web-to-Print-Shop allein nicht aus?

Ein Shop digitalisiert zunächst vor allem die Kundenschnittstelle. Wenn Bestellungen anschließend manuell in andere Systeme übertragen oder Informationen erneut erfasst werden müssen, bleiben Medienbrüche bestehen. Für einen durchgängigen digitalen Prozess müssen auch die nachgelagerten Abläufe miteinander verbunden werden.

Warum ist Standardisierung für die Automatisierung wichtig?

Automatisierte Prozesse benötigen strukturierte und eindeutige Informationen. Wenn Produkte, Preise, Auftragsdaten und Prozessschritte standardisiert erfasst sind, können sie wesentlich einfacher automatisch weiterverarbeitet werden.

Welche Rolle spielt KI bei Web-to-Print?

KI kann die Kommunikation zwischen Kunde und Drucksystem vereinfachen. Kunden können ihren Bedarf in natürlicher Sprache beschreiben. Eine KI kann daraus relevante Informationen ableiten, fehlende Angaben abfragen und die Informationen für die weitere Auftragsabwicklung strukturieren.