Viele Druckexperten denken bei einer Druckerei-Software an ein Print MIS System. Ein MIS, Management Informations-System, ist ein IT Konzept, das in den 1960ern erstmals beschrieben und in den späten 80ern und 90ern in der IT Einzug hielt. Es bezeichnet eine Datenbank-Software, die dem Management Planungs- und Entscheidungsgrundlagen in Form von Informationen liefert, die auf Basis von gesammelten Daten aggregiert werden.
In den Neunziger Jahren wurden erste Software-Lösungen entwickelt, die Druckereien die Möglichkeit boten, die Planung einer Druckproduktion mit Hilfe von hinterlegten Kosten- und Leistungswerten so zu berechnen, dass ein Einstandspreis für die Herstellung errechnet wurde. Diese Systeme wurden zeitgemäß MIS genannt.
In den Folgejahren wurden für grafische MIS zusätzliche Funktionen hinzuentwickelt, wie beispielsweise Auftragsmanagement, Einkaufsabwicklung, Produktionsplanung usw. So haben sich MIS Lösungen für die Druckproduktion zu Systemen mit ERP Funktionen weiterentwickelt. Solche Lösungen werden oft als Druckereisoftware bezeichnet. Aber hält die Bezeichnung dem Anspruch stand? Das Problem der meisten MIS ist, sie wurden nicht als ERP System konzipiert, sondern als Informations-Systeme. Die Weiterentwicklung von Zusatzfunktionen erfolgte auf der „alten“ Basis. Deshalb sind viele MIS Systeme heute noch kompliziert und umständlich, wenn es um die betriebliche Abwicklung geht. Zahlreiche Druck-Unternehmen nutzen deshalb für Aufgaben ergänzende Softwarelösungen und schaffen sich einen „Workaround“ um die vielfältigen Aufgaben zu meistern. Nachteil ist, es werden Insellösungen geschaffen, die nicht miteinander kommunizieren, so dass die gleiche Arbeit oft mehrfach erledigt werden muss und Informationen verloren gehen.
Der Anspruch an eine Druckerei-Software sollte aber ganzheitlich sein, sozusagen einen 360 Grad Blick ermöglichen.
Wie sieht eine Druckerei-Software heute aus?
ERP Systeme basieren heute auf einer „Business-Architektur“, die alle Geschäftsvorfälle optimal abbilden. Und durch den Einsatz von Webtechnologien und durch die Nutzung des Internets werden heute die Möglichkeiten eines ERP-Systems nochmals deutlich erweitert. Webbasierte ERP Systeme werden als ERP2 bezeichnet.
Ein ERP2 System für die Druckindustrie umfasst die komplette Supply-Chain. Der ganzheitliche Einsatz eines ERP2 Systems trifft deutlich besser die Definition als Druckereisoftware.
Mit einem ERP2 werden Kunden über Webportale direkt in die Prozesse eingebunden. Sie können Angebote online annehmen, den Status ihrer Aufträge erfahren und Nachbestellungen vornehmen. Schnittstellen zu Kundensystemen wie SAP übernehmen Aufträge automatisch und Freigabeprozesse werden online abgebildet. Integrierte Shopsysteme runden den Kundendienst ab, in dem sie die Bestellprozesse der Kunden optimieren und den eigenen Aufwand in der Auftragsverwaltung reduzieren.
Innerhalb des eigenen Betriebs sind alle Mitarbeiter direkt integriert, egal ob im Homeoffice, unterwegs im Außendienst, ins Büro der Zentrale oder der Niederlassungen, in der Produktion oder im zustellenden LKW. Mittels Barcode, Automatisierung und Workflows sind nur die notwendigen und entscheidungsrelevanten Personen in die jeweiligen Prozesse involviert. Das System übernimmt Standardaufgaben selbst und reduziert den Arbeitsaufwand. Das ERP2 System überwacht den Zeitplan von Prozessen, erinnert relevante Personen und eskaliert in kritischen Situationen.
Lieferanten sind ebenso direkt im System integriert. Über ein Webportal haben sie direkten Zugriff auf Anfragen, Bestellungen, Belege und Auftragsdaten und können den aktuellen Status von Aufträgen übermitteln.
Ein ERP2-System ist heute weit mehr als ein klassisches grafisches MIS
Neben der direkten Einbindung von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten verfügen ERP2 Systeme über offene Schnittstellen, so dass interne Systeme wie der Produktionsworkflow oder die Finanzbuchhaltung fließend in die Abläufe integriert sind und Daten ausgetauscht werden. Externe Schnittstellen zu Partnern wie Banken, Ausgelagerte Fibu, Versender, Franchisepartner erweitern die Transparenz über alle Geschäftsvorfälle, nutzen Mehrwerte und sparen wertvolle Arbeitszeit.
Ein ERP2 System ist heute weit mehr als ein klassisches grafisches MIS und erfüllt den Anspruch an eine Druckerei-Software viel mehr. Egal wie man es nennt, am Ende geht es immer um die Profitabilität. Durch seine Business-Architektur, durch die verwendeten Webtechnologien, durch Automatisierungs-Funktionen und durch offene Schnittstellen werden mit einem ERP2 System die betrieblichen Prozesse in einem Druckereibetrieb erheblich verbessert, es wird Arbeitszeit eingespart und die Kosten pro Auftrag werden deutlich gesenkt. Gleichzeitig wird der Kundenservice durch Online-Dienste verbessert was den Umsatz mit Stammkunden und Neukunden erhöht.
Wie die Obility Software Ihnen helfen kann
Obility stellt mit seiner Business Automation Plattform ein ERP 2 System zur Verfügung, das mit seinen Funktionen PRINTSELLER, PRINTMAKER und PRINTMANAGER alle notwenigen Funktionen einer Druckerei-Software erfüllt.
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