Die wachsende Bedeutung des Digitaldrucks
Der Digitaldruck ist in der Druckindustrie nicht mehr wegzudenken. Die Druckqualität ist akzeptiert, und die Produktions-Kosten sind bei kleinen bis mittleren Auflagen gegenüber dem klassischen Offsetdruck geringer. Digitaldruck ermöglicht sogenannten On-Demand-Druck. Das bedeutet, Drucksachen werden erst dann produziert, wenn sie benötigt werden, statt teuer gelagert und bei Bedarf abgerufen zu werden. Mit der technischen Entwicklung zu größeren Druckformaten und Inkjet-Technologie verschiebt sich die Kostenschwelle gegenüber dem konventionellen Druck bei höheren Auflagen immer weiter nach oben. Ganz zu schweigen vom variablen Datendruck, der individualisierten Druck bis zur Auflage 1 ermöglicht. Ein einzigartiges Potential des Digitaldrucks, das lange gebraucht hat, um bei Marketing- und Kommunikationsexperten Anklang zu finden, aber mittlerweile viele neue Anwendungen in der Print-Kommunikation geschaffen hat.
Zahlreiche digitale Druckunternehmen haben sich mittlerweile etabliert und sich einen interessanten Markt erschlossen. Und auch klassische Offsetdrucker haben zwischenzeitlich die Zeichen der Zeit erkannt und haben sich mit Digitaldruck zumindest ein zweites Standbein aufgebaut.
Herausforderungen für Digitaldruck-Unternehmen
Der Vorteil des Digitaldrucks, viele kleine Aufträge in kürzester Zeit produzieren zu können, ist für viele Digitaldrucker gleichzeitig die größte Herausforderung. Denn während die digitale Druckmaschine Aufträge rasend schnell, quasi per Knopfdruck, produziert, sind die betrieblichen Prozesse ein Flaschenhals, wenn der Betrieb nicht für die On-Demand-Produktion vorbereitet ist. Nicht wenige Digitaldruckanwender sagen überspitzt, es dauert länger den Lieferschein zu drucken als die Auflage zu produzieren. Die Folgen sind zu hoher Zeitbedarf und zu hohe Kosten in der Auftragsabwicklung, und das reduziert die Profitabilität des Digitaldrucks.
Kritische Bereiche, Problemstellungen, Lösungen und Verbesserungen
Bei der Einführung unserer E-Business Print Plattform haben wir bei Digitaldruck-Unternehmen in zahlreichen Projekten vier kritische Bereiche herausarbeiten können. Diese haben wir gemeinsam mit den Kunden optimiert und konnten so die internen Kosten deutlich senken. Im Folgenden zeigen wir auf, wo sich Stellschrauben im Digitaldruck-Betrieb befinden, erklären die Problemstellungen, stellen Lösungen vor und zeigen die positiven Effekte für die Effizienz und für höhere Profitabilität.
1. Auftragsannahme
Problemstellung
Oft werden in Druckereien konventionelle Warenwirtschafts-Systeme oder selbst programmierte Software-Lösungen für die Abwicklung von Digitaldruck-Aufträgen eingesetzt. Diese verfügen häufig nicht über geeignete Schnittstellen um Daten automatisch zu importieren. Stattdessen werden selbst kleinste Aufträge von den Kunden per Mail oder sogar Fax übermittelt und anschließend von der Druckerei manuell im System erfasst.
Lösung Auftragsschnittstellen
Druckerei-Kunden sind durch Digitalisierungs-Maßnahmen oft schon längst in der Lage, Aufträge automatisch und digital zu übermitteln. Nur kann die Druckerei in vielen Fällen diesen Wunsch nicht erfüllen. Ist die Druckerei dazu jedoch in der Lage, entfällt die gesamte manuelle Auftragserfassung und Zeit und Kosten werden gespart.Vor allem web basierte Softwarelösungen wie E-Business- und ERP2-Systeme verfügen über offene Schnittstellen, die ohne großen Programmieraufwand automatische Datenübertragungen vom Kunden zum Dienstleister ermöglichen.
Lösung Stammkunden-Shops
Falls Kunden nicht in der Lage sind, die organisatorischen Voraussetzungen für eine automatische Auftragsdaten-Übermittlung bereit zu stellen, können Druckereien mit geschlossenen Stammkunden-Shops Alternativen bieten. Die Kunden kommen per Login in einen persönlich für sie eingerichteten Shop und finden alle Produkte, Preise und Funktionen, die Ihnen das Bestellen einfach machen. Gleichzeitig haben Sie einen Überblick über die gesamten historischen und aktuellen Aufträge wie Angebote und haben schnell und einfach alle wichtigen Informationen zur Hand. Web-To-Print Funktionen im Shop erweitern das Angebot und schaffen zusätzlichen Mehrwert für die Kunden.
Optimierung
Sowohl Auftragsschnittstellen als auch Kunden-Shops schaffen in Digitaldruckereien die Möglichkeit, dass Aufträge so automatisiert werden, dass die Auftrags- und Druckdaten vom Kunden direkt in den Produktionsprozess einfließen, ohne vorher noch einmal bearbeitet werden zu müssen. Das Ergebnis sind geringere Kosten in der Verwaltung, Zeitgewinn und höherwertigen Kundenservice.
2. Kalkulation und Angebotswesen
Problemstellung
Auch Digitaldruckereien müssen akquirieren, Anfragen kalkulieren, Angebote erstellen und vertrieblich nachfassen. Wenn aber Digitaldruckaufträge mit kleinen Auflagen und geringem Umsatz aufwändig vorbereitet werden, wird das schnell kostspielig. Es muss ein ausgeglichenes Verhältnis von Vertriebskosten zum Umsatz eines Auftrags gewährleistet sein, ohne dass die Effizienz darunter leidet.
Lösung automatisierte Kalkulation und Angebotswesen
Heute werden komplizierte Aufgabenstellungen in Unternehmen mit digitalen Expertensystemen erheblich vereinfacht. Sie sind mit einer Wissensdatenbank ausgestattet, die Entscheidungsregeln auf Basis von hinterlegtem Expertenwissen bereitstellt. Das funktioniert auch bei der Kalkulation von Drucksachen. Mit einem Expertensystem für die automatische Kalkulation können Drucksachen wie in einem Shop automatisch konfiguriert und Preise berechnet werden – auch komplexe, mehrteilige Produkte. Und das für alle vorhandenen Druckverfahren und Druckmaschinen gleichzeitig, auch unter Berücksichtigung verschiedenster Weiterverarbeitungsschritte. Per Knopfdruck wird das gewünschte Produktionsverfahren ausgewählt und die Kalkulation in ein Angebot übertragen. Mit einem weiteren Klick erhält der Kunde das Angebot per Mail und wird im Anschluss noch einmal daran erinnert.
Optimierung
Nicht nur Spezialisten oder der Chef können sich um Anfragen kümmern und Angebote erstellen. Auch mit wenig Prozess-Knowhow können Mitarbeiter schnell in die Lage versetzt werden, mit dem Expertensystem ein Druckprodukt zu kalkulieren. Der Verkauf wird deutlich schneller und flexibler und verursacht viel weniger Kosten. Durch die standardisierte Abwicklung sind alle Vertriebsaktivitäten transparent und nachvollziehbar.
3. Auftragsvorbereitung
Problemstellung
Aufträge werden heute in vielen Unternehmen noch immer mit einer Auftragstasche und zusammen mit Auftragsdokumenten wie Lieferschein oder Lieferverteiler durch das Unternehmen geschleust. Eine zentrale Steuerung mit Hilfe eines aktuellen Auftragsstatus fehlt und macht die Produktion unübersichtlich und Fehler anfällig. Durch Nachfragen, manuelle Änderungen und Suche nach Dokumenten wird der Ablauf gestört und verursacht überall im Betrieb zusätzlichen Aufwand. Oft können Terminzusagen nicht eingehalten werden und die geplanten Kosten werden überschritten.
Lösung QR-Code gesteuerter Workflow
Mit Hilfe des vorhandenen Expertensystems für die automatische Kalkulation stehen alle Arbeitsschritte eines Druckproduktes, das benötigte Material und die geplanten Zeiten als Arbeitsplan im Betrieb bereit. Der Auftrag kann QR-Code gesteuert durch den Betrieb geschleust werden und an jedem Arbeitsplatz werden die benötigten Arbeitsschritte angezeigt, und die tatsächlich erreichten Leistungswerte können z.B. mit Hilfe eines Tablets erfasst werden (Betriebsdatenerfassung = BDE). Im besten Fall werden die Verbrauchswerte von der Maschine direkt übertragen. Der aktuelle Status eines jeden Auftrags kann im System abgefragt werden. Dieser Workflow kann durch eine Plantafel ergänzt werden, die für alle Aufträge die jeweiligen Arbeitsschritte an den jeweiligen Maschinen anzeigt, und zwar entsprechend der geplanten Fertigstellungstermine. Die Reihung der Arbeitsschritte kann manuell verändert werden, und führt zu einer neuen Berechnung der aktuellen Planung. Der Status eines Auftrags löst auch automatisch den Druck eines notwendigen Beleges aus. Wird im Versand der QR-Code des Auftrags eingescannt, werden das Versandetikett und der Lieferschein automatisch ausgedruckt. Optimaler Weise werden die Versandinformationen mit dem Logistikdienstleister online ausgetauscht. Bei kleinteiligen Aufträgen mit mehrteiligem Warenkorb macht sich zusätzlich die Nutzung eines automatischen, QR-Code gesteuerten Puffer-Lagers im Versand bezahlt.
Optimierung
Durch den Einsatz eines QR-gesteuerten Workflows mit digitaler Auftragstasche, bei Bedarf ergänzt mit Plantafel und BDE, reduziert sich die Durchlaufzeit eines Auftrags im Betrieb erheblich. Gleichzeitig kann die Kapazität der vorhandenen Druckmaschinen besser ausgelastet werden.
Das bedeutet nicht nur Kosteneinsparungen pro Auftrag, sondern bedeutet, mit den gleichen Kosten mehr Aufträge realisieren zu können und mehr Umsatz zu machen.
4. Kaufmännische Abrechnung
Problemstellung
Sind die Aufträge aus dem Haus, ist die Arbeit noch lange nicht zu Ende. Wer das vergisst, merkt es spätestens dann, wenn Zahlungen der Kunden auf sich warten lassen. Viele Kleinaufträge lösen viele Rechnungen aus, die Digitaldrucker oft mühevoll aus Angebots- und Versandinformationen und Lieferscheinen zusammenstellen müssen. Nicht nur, dass sich durch zusätzlichen Aufwand die Kosten pro Auftrag erhöhen, sondern Zahlungen erfolgen später, weil sich die Zeit bis zur Rechnungsstellung verlängert.
Lösung System-gestützte Abrechnungen
Wer bereits den Auftragseingang, die Kalkulation und den betrieblichen Workflow automatisiert hat, kann auch in der Abrechnung erhebliche Einsparpotentiale nutzen. Durch die im System hinterlegten Informationen stehen alle wesentlichen Daten bereit, um schnell und einfach einen Auftrag abzurechnen. Die Auftragsdaten können mittels Schnittstelle direkt an das Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden. Auf Wunsch können vom Buchhaltungssystem Kontenbewegungen zurückgespielt werden und die offenen Posten ausgeglichen werden. Dadurch stehen im Vertrieb wichtige finanzielle Informationen tagesaktuell bereit. Unterschiedliche Rechnungsadressen können mit dem System ebenso verwendet werden wie Sammelrechnungsfunktionen von Kunden mit regelmäßigen Aufträgen z.B. über einen Monat hinweg. Das schließt den Kreis zu den Auftragsschnittstellen und Shopsystemen. Rechnungsbelege können den Kunden selbstverständlich aus dem System direkt per Mail versendet werden.
Optimierung
Aktuelle und strukturierte Informationen zu jedem Auftrag, automatische Abrechnungs-Prozesse, Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und automatischer Rechnungsversand verhindern zeitaufwändige Arbeit für die Abrechnung. Dies erfolgt durch einen betriebsübergreifenden Workflow, der die Kosten im Rechnungswesen deutlich reduziert. Rechnungen sind schneller bei den Kunden und lassen Zahlungen schneller eintreffen.
Fazit und Handlungsempfehlung
Die aufgezeigten Stellschrauben sind nur eine kurze Darstellung zur Optimierung von Prozessen in Digitaldruckereien. Denn jedes Unternehmen ist einzigartig und hat individuelle Stärken und Schwächen. Deshalb sollten alle Optimierungen flexibel an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Gleichzeitig ist es sinnvoll, von branchenüblichen Erfahrungen zu lernen. Mit unserer Obility E-Business Print Plattform können wir Digitaldruckereien unterstützen, ihre besonderen Mehrwerte besser zu nutzen und ihre Leistungen besser umzusetzen und zu vermarkten. In gleichem Maß unterstützen wir klassische Offsetdruckereien, mit digitalen Prozessen die internen und Unternehmens übergreifenden Prozesse zu verbessern und nachhaltige Profitabilität zu schaffen.