Ohne unterstützende Software ist die Beschaffung von Printprodukten nur schwer in den ´normalen´Arbeitsalltag zu integrieren.
Viele Unternehmen benötigen trotz Online Kommunikation und Social-Media eine Vielzahl von Druckprodukten. Und weil neue Druck-Technologien zu sinkenden Stückpreisen führen, wird immer mehr On-Demand geordert. Statt auf Vorrat wird bei Bedarf gedruckt, das erhöht die Menge der einzelnen Bestellungen, senkt jedoch gleichzeitig die benötigten Stückzahlen.
Für einen Großteil der Betriebe ist aber der Einkauf von Drucksachen ein Dorn im Auge. Denn um geeignete Druckprodukte für die Kunden-Kommunikation, die passende Qualität und die besten Konditionen zu gewährleisten, wird vom Einkäufer „Print“ Knowhow benötigt. Der Drucksacheneinkauf lässt sich deshalb nur schwer in die „normalen“ Beschaffungsprozesse integrieren.
Durch die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse und Druck-Funktionen mit Hilfe eines SMART Print Procurement Systems (SPP) kann die Erzeugung und die Beschaffung von Drucksachen automatisiert werden. „Druck unerfahrene“ Einkäufer können sich auf ein System verlassen, das Fachkompetenz quasi automatisch zur Verfügung stellt. Aufgaben werden automatisch vom System selbstständig erledigt. Das spart Zeit und Kosten, verbessert die Qualitätssicherung und schafft Transparenz.
Übersicht zu Print Procurement Funktionen
Hier finden Sie eine Übersicht zu Print Procurement Funktionen, die durch die Standardisierung und Automatisierung zu einer Kostenreduktion im Einkaufsprozess von Drucksachen führen und die Transparenz verbessern:
1. Internes Shop-System
Berechtigten Mitarbeitern steht ein online Produktkatalog zur Verfügung, in dem Drucksachen bestellt werden können. Mitarbeiter können sich per Passwort oder automatisch via Single-Sign-On direkt aus dem Intranet einloggen. Durch den Login wird definiert, welche Artikel der Mitarbeiter bestellen darf. Außerdem werden ihm alle Informationen über laufende Bestellungen und erledigte Aufträge zur Verfügung gestellt.
2. Online Konfiguration
Wie in einem Online Shop können Mitarbeiter, z.B. aus der Marketing-Abteilung, Druckprodukte im internen Shop genau wie bei einer Online Druckerei zusammenstellen. Es können Eigenschaften wie beispielsweise Format, Papier, Farbigkeit etc., Zusatzleistungen und Mengen ausgewählt werden. Das System erstellt automatisch Anfragen an Lieferanten, die für das gewählte Produkt in Frage kommen und versendet diese.
3. Automatische Druckdatenüberprüfung
Druckdaten müssen immer für das jeweilige Druckprodukt und für das verwendete Druckverfahren angepasst sein. Fehlerhafte Druckdaten führen zu deutlichen Mehrkosten. Je früher ein Fehler erkannt wird, desto geringer sind die Fehlerkosten. Das SMART Print Procurement System kann eine automatische Druckdaten-Prüfung bereitstellen. Nach der Konfiguration des Produktes im Shop kann der Mitarbeiter seine Druckdaten hochladen, die dann automatisch geprüft werden. Sind die Daten nicht verwendbar, werden die Fehler für die manuelle Korrektur übermittelt.
4. Online-Gestaltung, Web-To-Print
Um Gestaltungskosten zu minimieren und das Corporate Design sicher zu stellen, können für wiederkehrende Druckprodukte oder Kampagnen fertige Design-Vorlagen in einem internen Drucksachen Shop hinterlegt werden. Mitarbeiter ohne Design Knowhow haben dadurch die Möglichkeit, Texte und Bilder per Dateneingabe oder per Auswahl in einem Dokument einzugeben. Auf Basis hinterlegter Design-Regeln werden die Inhalte passend zur Gestaltungsvorlage integriert und ein fachgerechtes Ergebnis sichergestellt.
5. Print-On-Demand
Dokumente, die ständig benötigt werden, deren Inhalt und deren Form sich aber in der Regel nicht ändern, können digital archiviert und bei Bedarf abgerufen werden. In Verbindung mit digitalen Druckverfahren werden so auch kleinere Abrufmengen bezahlbar. Müssen inhaltliche Änderungen am Dokument vorgenommen werden, können in der Dokumenten-Verwaltung Druckdaten schnell ausgetauscht werden.
6. Warehousing
Der hohe Bedarf einer Drucksache kann aus Kostengründen die Bevorratung des Artikels sinnvoll machen. Ein SPP System kann Artikel im internen Shop zur Verfügung stellen und Bestandsinformationen anzeigen. Hinterlegte Beschaffungsregeln können bei Erreichen einer festgelegten Mindestmenge automatische Bestellungen beim Lieferanten auslösen. Zusätzlich können Inventurfunktionen die Kontrolle und die Bewertung des Lagers sicherstellen.
7. Automatische Anfragen
Egal ob es sich um einen konfigurierten Artikel handelt, um einen Web-To-Print Artikel, ein digital archiviertes Dokument oder um Lagerware, je nach Bedarf kann das SPP System automatisiert Anfragen an Vorlieferanten versenden. Durch entsprechend eingerichtete Prozesse können die Anfragen per Status angezeigt und verwaltet werden. Mittels Lieferanten-Web-Portal (s.u.) werden Informationen vom Vorlieferant als Angebote automatisch übernommen.
Die Integration eines SMART Print Procurement Systems erleichtert einem Unternehmen viele Arbeitsschritte.
8. Automatische Bestellungen
Im SPP System können berechtigte Mitarbeiter Bestellungen von Drucksachen per Klick vornehmen. Das System erstellt auf Basis des benötigten Bedarfs oder auf Basis eines Lieferanten-Angebotes eine Bestellung und versendet diese automatisch per E-Mail inklusive der entsprechenden Druckdaten. Eine integrierte Terminüberwachung sorgt dafür, dass automatische Liefer-Mahnungen rechtzeitig erstellt und versendet werden. Bei Überschreiten einer festgelegten Zeitdauer wird der Einkäufer auf die fehlende Auftragsbestätigung des Lieferanten hingewiesen.
9. Druck-Lieferanten-Webportal
In der Zusammenarbeit mit Stamm-Lieferanten kann ein Lieferanten-Web-Portal dazu dienen die Kommunikation und den Datenaustausch mit Lieferanten deutlich zu verbessern. Beispielsweise können dem Lieferanten Bestellungen per Email gesendet werden, die mit einem Link versehen sind. Der Link führt direkt in das Web-Portal des entsprechenden Lieferanten. Dort kann er alle Bestellinformationen und Druckdaten abrufen und er kann Status wie angenommen, abgelehnt, in Produktion, im Versand hinterlegen, die automatisch dem Drucksacheneinkäufer im SPP mitgeteilt werden.
10. Budget Verwaltung für Printprodukte
Falls der Einkauf der Printprodukte automatisch aus dem internen System heraus erfolgen kann, können Mitarbeitern und Abteilungen Budgets zur Verfügung gestellt werden, die im System von berechtigten Personen verwaltet werden können. Bei einer Bestellung bzw. Bedarfsanforderungen überprüft das System, ob ein ausreichendes Budget zur Verfügung steht. Bei Überschreiten des Budgets kann der Vorgang abgelehnt werden oder eine bevollmächtigte Person wird automatisch benachrichtigt, um die Überschreitung abzulehnen bzw. zu genehmigen.
11. Freigabe System Drucksachenbestellung
Sowohl kaufmännisch als auch inhaltlich können Bestellungen von Mitarbeitern auch über mehrere Hierarchieebenen zur Freigabe vorgesehen sein. Im SPP können Freigabe-Prozesse verwaltet werden. Beispielsweise kann nach Eingabe einer Bestellung der zugeordnete Freigeber per Email benachrichtigt werden. Ein in der Email hinterlegter Link führt den Freigeber zur Bestellung. Je nach hinterlegter Regel kann die Bestellung nur freigegeben oder abgelehnt oder verändert werden. Dieser Prozess kann auch über mehrere Ebenen erfolgen.
12. Rahmenvertrags Verwaltung Druckdienstleister
Für fest definierte Printprodukte können Druckdienstleister direkt im SPP hinterlegt werden. Darüber hinaus können für die jeweiligen Produkte Preislisten hinterlegt werden. Je nach Artikel-Klasse können auf Basis dieser hinterlegten Preise bei Bedarf automatisch Bestellungen ausgeführt werden oder Bestellvorschläge vom System ausgewiesen werden, die vom Einkäufer in eine Bestellung überführt werden können.
13. Schnittstelle ERP System
Das SPP ist ein für Drucksachen optimiertes Einkaufssystem. In der Regel ersetzt es nicht ein branchenorientiertes ERP System. Stattdessen können Bestellungen per Schnittstelle an das vorhandenen ERP System übergeben werden, so dass z.B. die Erfassung von Eingangsrechnungen und die Rechnungsprüfung im ERP System erfolgen. Je nach Organisation können Daten an unterschiedlichen Punkten zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
14. Schnittstelle Druckerei
Über das Lieferanten Web-Portal hinaus können Druckdienstleister auch direkt per Schnittstelle an das SPP angebunden werden. Anfragen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden direkt zwischen den Systemen ausgetauscht, ebenso die Druckdaten und die Prozess-Status. E-mail Benachrichtigungen werden i.d.R. nicht mehr benötigt.
Mit einem SMART Print Procurement System auf der Welle der Digitalisierung reiten.
Fazit
Die Digitalisierung der Einkaufsprozesse von Drucksachen durch ein SMART Print Procurement ist immer dann interessant, wenn Unternehmen auf eine Vielzahl von Drucksachen zugreifen. Es ist dadurch kein Expertenwissen im Unternehmen mehr notwendig. Außerdem werden Kosten durch die Automatisierung deutlich reduziert, die Qualität wird gesichert und alle notwendigen Informationen über die laufenden Prozesse stehen jederzeit und überall zur Verfügung.
Sofern ein niedriges Volumen an benötigten Drucksachen eine Investition in ein SPP nicht zulässt, stellen Druckdienstleister ihren Kunden alternativ geschlossene Print-Shops für die Abwicklung von Druckaufträgen zur Verfügung. Diese beinhalten auch zahlreiche Funktionen automatischer Prozesse für die Erzeugung und den Einkauf von Drucksachen. In der Regel werden die Printprodukte dann in der jeweiligen Druckerei, die das Portal zur Verfügung stellt, bestellt. Der Aufwand für die Bereitstellung kann durch entsprechende Abnahme- und Rahmenverträge reduziert werden.
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