Offene Auftragsschnittstellen in einem grafischen MIS System ermöglichen die automatische Erfassung von Aufträgen und sparen dadurch Zeit und Kosten bei der Auftragsabwicklung.
Steigender Mehraufwand
Druckereien sehen sich einem negativen Trend ausgesetzt: durch die Digitalisierung sinkt die durchschnittliche Auflagenhöhe ihrer Druckaufträge kontinuierlich, während sich die Anzahl der Aufträge erhöht. Für viele ein Dilemma, denn die Erhöhung des Stückpreises lässt sich nur schwer durchsetzen. Deshalb wird der Mehraufwand in der Auftragsabwicklung oft vom Dienstleister getragen, was seine Gemeinkosten erhöht und die Profitabilität seines Unternehmens senkt.
Viele Kleinaufträge von Stammkunden
Nicht wenige Druckereien erhalten sogar von Kunden mehrere Aufträge am Tag, die zwar, beispielsweise im Digitaldruck, schnell produziert sind, aber eben auch viel Aufwand in der Abwicklung bedeuten. Denn jeder Auftrag muss im MIS System einzeln händisch erfasst werden.
Standardisierte Aufträge im MIS System zu erfassen, kann mit entsprechender Schnittstelle automatisch erfolgen.
Standardisierte Bestellungen
Nimmt man diese Aufträge unter die Lupe, handelt es sich oft um standardisierte Bestellungen, die vom Kunden in der Warenwirtschaft erstellt und als PDF versendet werden. Nicht selten werden Bestellungen vom Kunden sogar gedruckt und per Fax an die Druckerei geschickt. Egal wie versendet wird, die Struktur der Bestellungen folgt immer dem gleichen Schema.
Das heißt, im Belegkopf stehen alle zentralen Bestellinformationen immer an der gleichen Stelle, wie z.B. die Kundenadresse, die Kunden-Bestellnummer und das Bestelldatum. Auch die Bestellpositionen sind immer gleich aufgebaut, also jedes Feld ist auch immer an der gleichen Position, z.B. die Positionsnummer, die Artikelnummer des Kunden, die Artikelnummer der Druckerei, die Artikel-Bezeichnung, die Menge und der Preis.
Automatische Auftragserfassung
Wenn diese Grundlage gegeben ist, kann eine Auftragsschnittstelle den Aufwand in der Auftragsabwicklung radikal senken. Denn dann können die Bestellungen des Kunden als Datenpaket an die Druckerei übermittelt werden, und direkt in das ERP/MIS System übertragen werden. Der Auftrag muss dann nicht mehr manuell erfasst werden, sondern steht sofort zur weiteren Bearbeitung bereit.
Bestellung als Datei
In vielen Fällen sind die Kunden gerne bereit, ihre Bestellungen als Datei statt als PDF oder Fax zu senden. Denn zeitgemäße Warenwirtschaftssysteme können Belege in der Regel als CSV oder XML Datei zur Verfügung stellen.
Es geht sogar ohne
Selbst wenn der Kunde seine Bestelldaten nicht als Datei bereitstellen kann, gibt es Möglichkeiten Standard Emails, PDFs oder Fax mittels Software auszulesen und als Datei verfügbar zu machen.
Kunden-Schnittstellen
Wenn die Hürde Datenbereitstellung genommen ist, müssen die Kundendaten nur noch in ein Format gebracht werden, damit sie vom ERP/MIS System auch verstanden werden. Denn in der Kundenbestellung heißen die Felder in der Regel anders als im eigenen ERP/MIS System. Beispielsweise lautet das Feld Bestell-Nummer beim Kunden vielleicht Order-Number. So müssen also alle Bestellinformationen zwischen den Systemen „gematched“ werden. Wenn das ERP/MIS System über offene Schnittstellen verfügt, ist diese Einrichtung nicht besonders aufwändig.
Die Grafik zeigt beispielhaft, dass durch eine automatische Schnittstelle die Arbeitsabläufe innerhalb des Betriebes in großem Maß automatisiert werden können. Das bedeutet Zeitgewinn, weniger Aufwand und dadurch weniger Kosten pro Auftrag.
Vorteil Automatisierung durch Standardisierung
Ein nicht unerheblicher Vorteil von Kunden-Schnittstellen ist die Standardisierung der eingehenden Bestellungen. Durch die normierte Datenstruktur können Prozesse im Anschluß automatisiert werden und das senkt die Prozesskosten. Beispielsweise kann eine Auftragsbestätigung direkt und selbstständig vom System an den Kunden versendet werden, oder eine Auftragstasche kann automatisch geschrieben werden oder eine Bestellung zum Vorlieferanten kann selbstständig übermittelt werden. Ein modernes Workflowsystem, wie es z.B. von der Obility E-Business Print Plattform bereitgestellt wird, unterstützt diese Prozessoptimierung und senkt zusätzlich die Kosten im Betrieb.
Was Sie daraus mitnehmen können
Durch Auftragsschnittstellen können erhebliche Kosteneinsparungen realisiert werden.
- Durchleuchten Sie Ihren Auftragspool nach Kunden, die regelmäßig viele Bestellungen nach dem gleichen Schema versenden.
- Dann sollten Sie beim Kunden einen IT-Ansprechpartner finden, der die Bestellungen als Datei bereitstellen und versenden kann.
- Zu guter Letzt benötigen Sie ein ERP/MIS System, das Ihnen die offenen Schnittstellen bereit stellt, damit Sie die Kundenbestellungen automatisch einlesen und weiterverarbeiten können.
- Zahlreiche Obility Kunden setzen mit dem Obility PRINTMANAGER diese kostensparende Funktion zusammen mit Ihren Kunden erfolgreich ein.
- Und durch die weiteren Automatisierungsfunktionen von Obility werden auch alle folgenden Bearbeitungsschritte in Ihrem Betrieb deutlich effektiver.
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