Das Dilemma klassischer Druckereien
Die klassische Druckerei steht vor einem Dilemma: Immer mehr Kunden bestellen Drucksachen von der Stange beim Internetdrucker. So verschwinden beim klassischen Druckhaus die „Brot-und-Butter“ Aufträge, und es werden nur noch die individuellen Drucksachen angefragt und bestellt.
Genau hier liegt der Hund begraben. Während Standard-Drucksachen im Web einfach und schnell vom Endkunden kalkuliert werden können, müssen individuelle Produkte vom Spezialisten geplant, und der Preis aufwändig im MIS berechnet werden. Das kostet den Betrieb viel Zeit und Geld. Besonders dann, wenn viel kalkuliert wird, aber nur wenige Angebote zum Auftrag führen.
Schon lange besteht in den Druckereien der Wunsch, die Kalkulation zu vereinfachen und zu beschleunigen. Stattdessen muss fast jede Anfrage von einem Spezialisten bearbeitet werden.
Wie kann ein Experten-System bei der Druckerei-Kalkulation helfen?
Den Ausweg aus der Misere bietet ein Experten System. Experten Systeme sind Teilbereich der künstlichen Intelligenz. Sie liefern selbstständig Lösungen für Fragestellungen mit vorgegebenen Parametern. Das Ergebnis basiert auf hinterlegten Basisinformationen, die dem System bei Wenn-Dann Entscheidungen den Lösungsweg bereitstellen. Das Knowhow wird von „Experten“ bereitgestellt, indem alle Entscheidungskriterien im System als Wissensbasis hinterlegt werden.
Im Falle einer Drucksachen-Kalkulation bedeutet das, dass das Expertensystem für ein angefragtes Produkt alle möglichen Produktionswege und Druckmaschinen gleichzeitig ermittelt und jeweils den optimalen Arbeitsplan mit allen notwendigen Arbeitsschritten, Kosten, Ressourcen und Bearbeitungszeit kalkulatorisch berechnet. Als Ergebnis zeigt das System parallel für alle Druckverfahren und Druckmaschinen den jeweiligen Einstandspreis an und schlägt den günstigsten Produktionsweg vor.
Welche Einwände gibt es?
Jetzt kommt der Einwand der Fachleute: eine solche „vorgedachte“ Arbeitsplan-Berechnung und Kalkulation funktioniere nur bei Standardprodukten. Die klassische Druckerei müsse in der Regel individuelle Produkte kalkulieren, was nur ein Fachmann erledigen könne. Man denkt an den typischen Web-Shop und glaubt deshalb, nur Standardprodukte können automatisch berechnet werden.
Wer deshalb alles beim Alten lassen will, braucht jetzt nicht mehr weiterlesen.
Wie funktioniert die Lösung?
Ein Expertensystem zur automatischen Druckkalkulation ist ein Ausweg aus dem Dilemma. Und Obility liefert mit seiner Kalkulationslösung des PRINTMANAGER genau dafür die passende Lösung. Software-Experten, Betriebswirte, Druckingenieure und erfahrene Druckexperten aus der Praxis haben gemeinsam Algorithmen erarbeitet, die die Kalkulation und Produktionsplanung von jeglichen Drucksachen radikal vereinfachen.
Zunächst wird ein Druckprodukt auf Basis von Eigenschaften eindeutig definiert. Das entspricht der Artikelkonfiguration im Webshop, ist aber sehr viel detaillierter. Auf Basis dieser Definition überprüft das Expertensystem welches Druckverfahren und welche Druckmaschinen für die Produktion in Frage kommen. Danach werden für jeden Produktionsweg die entsprechenden Arbeitsschritte, die benötigte Zeit, der benötigte Maschinen- und Personalaufwand und das zu verwendende Material berechnet. Am Ende werden die Einstandspreise aller Produktionswege für ausgewählte Stückzahlen berechnet und dargestellt. Selbstverständlich gibt es eine detaillierte Übersicht über alle Preis-relevanten Kosten, z.B. mit Darstellung der fixen und variablen Kosten.
Durch die smarte Kalkulation werden verschiedene Auflagen eines Druckproduktes auf allen geeigneten Druckmaschinen gleichzeitig in einem Arbeitsschritt berechnet und angezeigt.
Arbeitsplan eines ausgewählten Produktionsweges, der individuell angepasst und ergänzt werden kann.
Anzeige benötigter Bogenteile basierend auf einem errechneten und ausgewählten Produktionsweges.
Bogenplaner, der einen berechneten Druckbogen anzeigt und dem Anwender einen manuellen Eingriff ermöglicht.
Die Definition des Druckproduktes kann eine angelernte Person selbstständig ausführen. Falls jedoch bestimmte Parameter nur vom Experten bestimmt werden können, stellt PRINTMANAGER erweiterte Zusatzfunktionen bereit. Das bedeutet, der Fachmann wird nur bei Detailfragen benötigt und legt manuelle Parameter fest. Falls sich die gleiche Aufgabenstellung mehrmals wiederholt, kann die Lösung vom Fachmann im Expertensystem hinterlegt werden, so dass diese Information zukünftig automatisch verwendet wird.
Die nächste Stufe ist die direkte Einflussnahme in den berechneten Arbeitsplan. Nach Auswahl des gewünschten Produktionsweges kann der Fachmann die Parameter der einzelnen Arbeitsschritte ändern. Beispielsweise kann er die Bogenbelegung manuell verändern, er kann Zeiten und Kosten anpassen und er kann zusätzliche Arbeitsschritte hinzufügen.
Am Ende stehen ein kalkulierter Einstandspreis und eine komplette Kostenberechnung mit vorgeschlagenem Verkaufspreis, der sich durch hinterlegte Zuschläge errechnet. Bei manueller Änderung wird der resultierende Deckungsbeitrag automatisch angezeigt.
Fazit und Handlungsoption
Ein smartes MIS speziell für Druckereien ermöglicht eine deutlich schnellere Kalkulation, die von angelernten Mitarbeitern in der Regel selbstständig und schnell erledigt oder zumindest vorbereitet werden kann. Gleichzeitig können die Experten jederzeit eingreifen. Sie sparen aber Zeit, da sie nur noch dort benötigt werden, wo dem Expertensystem Informationen für die Aufgabe fehlen. Eine Business-Prozess-Management Strategie im Unternehmen sorgt dafür, dass das Experten-System ständig mit neuen Informationen gefüttert wird, neue Lösungswege erlernt und die Arbeit immer mehr vereinfacht.
Obility liefert ein komplettes Expertensystem zur Drucksachen-Kalkulation. Druckunternehmen optimieren damit ihre Verkaufsprozesse erheblich. Da Obility als Weblösung per Browser verwendet wird, können Außendienst Mitarbeiter sogar unterwegs schnell und einfach eine Kalkulation vornehmen, die sofort im System für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Mit PRINTMANAGER kann aus einer Kalkulation direkt ein Angebot erzeugt und versendet werden. Und last but not least kann der Verkaufsmitarbeiter automatisch zum Nachfassen erinnert werden.
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