Wie kaufmännische Abläufe in Druckereien effizienter werden

Workflows in Druckunternehmen

In der Druckvorstufe sind Workflows weit verbreitet. Druckdaten werden automatisch geprüft, korrigiert und aggregiert, dann ausgeschossen und an die Drucksysteme gesendet. Diese Automatisierungen gewährleisten hohe Qualität und Konsistenz der Druckprodukte und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.

Workflow in der Auftragsabwicklung

Die kaufmännische Abwicklung bleibt aber oft hinter den technischen Möglichkeiten zurück. Veraltete Technologien in der Verwaltung, insbesondere in der Angebotsphase, Disposition und Produktionssteuerung, führen zu hohen Verwaltungskosten pro Auftrag. Dies bedeutet, dass selbst bei gesenkten Produktionskosten für kleine Auflagen die Verwaltungskostenbelastung pro Auftrag bestehen bleibt.

Digitale Workflows können aber auch in der gesamten Auftragsabwicklung – vom Angebot bis zur Auslieferung beim Kunden – erhebliche Einsparungen ermöglichen, durch

• eine Strukturierte Abfolge: Jede Aufgabe folgt auf die vorherige in einer festgelegten Reihenfolge.
• Automatisierung: Viele Schritte werden automatisch von der Software erledigt.
• Regeln und Bedingungen: Bestimmte Aufgaben werden nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt.
• Kommunikation: Die Software benachrichtigt die zuständigen Personen bei relevanten Ereignissen.
• Integration: Die Software verbindet verschiedene Systeme und stellt sicher, dass Daten nahtlos fließen.

Beispiele von Workflows in der kaufmännischen Abwicklung von Druckunternehmen

Angebotsphase:

1. Automatische Verkaufsprojekterstellung und Angebotserstellung bei Kundenanfragen per E-Mail: Geht vom Kunden eine Anfrage per E-Mail ein, legt das System automatisch ein Verkaufsprojekt und ein Angebot an. Anhand der Mail-Adresse erkennt das System, ob der Kunde bereits gespeichert ist, und erfasst seine Daten automatisch. Optional kann eine Info-Mail an den Verkauf gesendet oder eine Aufgabe zugewiesen werden.

2. Automatische Benachrichtigung bei Unterschreitung der Deckungsbeitragsgrenze: Das System prüft, ob ein Deckungsbeitrag im Angebot unterschritten wurde, und sendet in diesem Fall automatisch eine Benachrichtigung an einen Vorgesetzten, um die Freigabe für das Angebot einzuholen. Der Vertriebsmitarbeiter wird über die Freigabe oder Ablehnung informiert.

3. Automatisches Nachfassen bei Angeboten: Wurde ein Angebot an einen Kunden gesendet, überprüft das System nach einer vorgegebenen Zeit den Wert des Angebots. Bei niedrigeren Umsätzen sendet das System automatisch eine freundliche Erinnerungs-E-Mail an den Kunden. Bei höheren Umsätzen wird der Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt, der persönlich beim Kunden nachfassen soll.

 Auftragsabwicklung:

1. Auftragseingang und Lagerprüfung: Wenn ein Auftrag über eine Schnittstelle eingeht, überprüft das System automatisch, ob es sich um Lagerware handelt. Falls ja, wird die Verfügbarkeit der Lagerware überprüft. Wenn die Lagerware vorhanden ist, erzeugt das System automatisch eine Packliste und sendet diese an das Handheldgerät des Lagerarbeiters.

2. Datenprüfung und -bereitstellung: Nach dem Auftragseingang prüft das System, ob alle erforderlichen Druckdaten rechtzeitig vorliegen. Falls nicht, wird automatisch eine Benachrichtigung an den Kunden gesendet, um die fehlenden Daten anzufordern.

3. Integration der Druckvorstufe: Sind die Druckdaten des Kunden eingegangen, legt das ERP-System automatisch auf dem FTP-Server der Druckvorstufe ein Verzeichnis an und legt die Dateien dort ab, wo sie von der Vorstufe abgenommen werden. Nach der Prüfung schreibt das Prepress-System den Status der Druckdaten zurück an das ERP-System, wodurch der Kunde und Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden, ob die Druckdaten in Ordnung oder Korrekturen erforderlich sind.

Materialdisposition:

1. Disposition und Materialbeschaffung: Das System überprüft den Lagerbestand und löst automatisch eine Nachbestellung oder Bedarfsmeldung aus, wenn die benötigten Materialien nicht ausreichend vorhanden sind. Dies stellt sicher, dass immer genügend Materialien vorrätig sind, und vermeidet Produktionsstopps.

2. Erinnerung bei fehlenden Preisangeboten: Wenn eine Preisanfrage an einen oder mehrere Lieferanten gesendet wird, überprüft das System den Status der Rückmeldungen. Sollte innerhalb eines festgelegten Zeitraums keine Antwort eingegangen sein, wird automatisch eine Erinnerung an den jeweiligen Lieferanten gesendet, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen.

3. Erinnerung bei fehlender Bestellbestätigung: Nach dem Versand einer Bestellung an einen Lieferanten überwacht das System den Eingang der Bestellbestätigung. Sollte die Bestellbestätigung innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht eingegangen sein, sendet das System automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Bestellung korrekt erfasst und bearbeitet wird.

Versand und Logistik:

1. Versandvorbereitung: Nach Abschluss der Produktion wird der Versandprozess automatisch eingeleitet. Das System kontaktiert automatisch per Schnittstelle den Versanddienstleister, um Versandetiketten zu erzeugen. Die Versandetiketten werden automatisch angenommen und gedruckt.

2. Lieferschein und Tracking: Ein Lieferschein wird automatisch ausgedruckt und den Paketen beigefügt. Das System sendet die Tracking-Nummer an den Kunden, sodass dieser jederzeit den Status seiner Lieferung verfolgen kann.

Berechnung und Reporting:

1. Automatische Abrechnung: Wurde ein Auftrag als geliefert gekennzeichnet, erzeugt das System automatisch eine Rechnung, die an den Kunden versendet wird. Das System überprüft, ob auf dem Auftrag Tätigkeiten gebucht wurden, bei denen noch entschieden werden muss, ob diese berechnet werden. Falls eine Entscheidung erforderlich ist, wird der Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt, um diese zu treffen. Danach sendet das System die Rechnung an den Kunden.

2. Automatisierte Umsatzlisten für Kunden: Das System sammelt automatisch alle relevanten Transaktionsdaten des Kunden über den gesamten Monat hinweg. Am Ende des Monats generiert das System eine detaillierte Umsatzliste, die alle gekauften Produkte, die Mengen, die Einzelpreise und den Gesamtumsatz für den Monat enthält. Diese Umsatzliste wird automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet.

Fazit und Nutzenbetrachtung

Besonders in dynamischen Geschäftsumgebungen, wo schnelle und präzise Bearbeitung entscheidend ist, bieten moderne webbasierte Systeme durch ihre fortschrittliche Softwarearchitektur eine Implementierung von Workflows und somit

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Bearbeitung von Kundenanfragen und Aufträgen.

Fehlerminimierung: Reduzierte manuelle Eingaben und automatisierte Abläufe verringern die Fehlerquote.

Kostensenkung: Effiziente Workflows senken die Verwaltungskosten pro Auftrag.

Erhöhte Kundenzufriedenheit: Schnellere Bearbeitung und proaktive Kommunikation verbessern das Kundenerlebnis.

Effiziente Ressourcennutzung: Optimierte Arbeitsabläufe steigern die Produktivität der Mitarbeiter.

Höhere Qualität: Kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Workflows gewährleisten konsistente Qualitätsstandard

Stärkere Marktposition: Verbesserte operative Effizienz und höhere Qualitätsstandards stärken die Wettbewerbsfähigkeit

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