Druckereien arbeiten heute digitaler denn je. ERP- und MIS-Systeme, Webshops, Online-Kundenportale, Kalkulationslösungen, Produktionssysteme und zahlreiche Spezialanwendungen gehören längst zum Alltag.
Und trotzdem entstehen in vielen Druckereien immer wieder dieselben Probleme.
Daten werden mehrfach erfasst. Niemand weiß auf Anhieb, wo ein Auftrag gerade steht. Erfahrene Mitarbeiter nehmen beim Ausscheiden wertvolles Wissen mit. Und verschiedene Softwarelösungen arbeiten nebeneinander, statt miteinander.
Das Problem ist deshalb häufig nicht fehlende Digitalisierung. Es ist das fehlende Zusammenspiel von Informationen, Systemen und Prozessen.
Wir zeigen fünf typische Herausforderungen für Druckereien – und welche Lösungsansätze dabei helfen können.
1. Doppelte Datenerfassung: Warum werden Aufträge mehrfach erfasst?
Ein Kunde bestellt über einen Webshop. Die Bestellung kommt digital an. Anschließend müssen die Informationen vielleicht noch einmal in das ERP oder MIS übertragen werden. Produktionsdaten werden ergänzt, Preise kontrolliert, Lieferinformationen eingetragen und Dokumente abgelegt.
Was digital beginnt, endet so teilweise wieder in manueller Arbeit.
Das kostet Zeit. Noch problematischer ist jedoch: Jede manuelle Dateneingabe ist eine potenzielle Fehlerquelle.
Ein Zahlendreher, eine falsche Lieferadresse oder eine übersehene Änderung kann sich durch den gesamten Auftrag ziehen.
Wie können Druckereien doppelte Datenerfassung vermeiden?
Der wichtigste Ansatz ist einfach:
Daten sollten möglichst einmal erfasst und anschließend über den gesamten Prozess weiterverwendet werden.
Dafür müssen die beteiligten Systeme miteinander kommunizieren können. Auftragsdaten aus einem Webshop sollten beispielsweise automatisch im ERP oder MIS zur Verfügung stehen. Änderungen müssen nicht erneut manuell eingegeben werden, sondern sollten möglichst automatisch in den nachfolgenden Prozess einfließen.
Genau hier setzt Obility an. Die Obility Print Plattform verbindet Auftragsabwicklung und E-Business-Prozesse und ermöglicht die Anbindung weiterer Systeme über Schnittstellen.
So können Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und für die nächsten Prozessschritte genutzt werden.
Das Ziel: Ein Auftrag soll nicht mehrfach digital erfasst werden müssen, nur weil mehrere Systeme beteiligt sind.
2. Fehlende Transparenz: Wo steht mein Auftrag gerade?
„Ist der Auftrag schon produziert?“
„Hat der Kunde die Druckdaten freigegeben?“
„Ist die Ware bereits im Versand?“
„Warum wurde der Auftrag noch nicht fakturiert?“
Solche Fragen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Die Antwort führt dann über einen Anruf in der Produktion, eine Nachfrage beim Kollegen oder die Suche in mehreren Systemen.
Das kostet Zeit – und erschwert die Kommunikation mit dem Kunden.
Besonders problematisch wird es, wenn unterschiedliche Mitarbeiter mit unterschiedlichen Informationsständen arbeiten.
Wie können Druckereien den Auftragsstatus transparent machen?
Eine durchgängige digitale Auftragsabwicklung sollte sichtbar machen, welchen Status ein Auftrag aktuell hat und welcher Prozessschritt als Nächstes ansteht.
Mit Obility können Aufträge über verschiedene Prozessschritte hinweg verfolgt werden. Relevante Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – beispielsweise für Sachbearbeitung, Vertrieb oder Produktion.
Je nach Prozess können Informationen außerdem für Kunden und Partner über Portale oder Shops bereitgestellt werden.
Damit verändert sich die tägliche Arbeit:
Aus
„Ich muss erst einmal nachfragen.“
wird
„Ich kann den Status direkt sehen.“
Das schafft Transparenz innerhalb der Druckerei und kann gleichzeitig den Kundenservice verbessern.
3. Wissensverlust: Was passiert, wenn erfahrene Mitarbeiter in Rente gehen?
Dieses Problem wird für viele Druckereien zunehmend relevant.
Über Jahre und Jahrzehnte haben Mitarbeiter ein enormes Wissen aufgebaut – über Kunden, Produkte, Maschinen, Kalkulationen und interne Abläufe.
Doch vieles davon steht nicht in einem Handbuch.
Es steckt in den Köpfen.
„Bei diesem Kunden müssen wir immer auf diese Besonderheit achten.“
„Dieser Auftrag läuft normalerweise über diesen Produktionsweg.“
„Diese Produktvariante kalkulieren wir anders.“
Wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann damit mehr verloren gehen als nur eine Arbeitskraft.
Es kann wertvolles Prozesswissen verloren gehen.
Wie können Druckereien Wissen digital sichern?
Natürlich kann keine Software die Erfahrung eines langjährigen Mitarbeiters vollständig ersetzen.
Aber digitale Prozesse können dabei helfen, wiederkehrendes Wissen in nachvollziehbaren Abläufen abzubilden.
Automatisierte Workflows, hinterlegte Regeln, strukturierte Auftragsdaten und definierte Prozessschritte sorgen dafür, dass bestimmte Abläufe nicht jedes Mal neu aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden müssen.
Bei Obility spielt dabei das Prinzip des HappyPath eine wichtige Rolle.
Prozesse können so gestaltet werden, dass ein Auftrag möglichst automatisiert durch die einzelnen Stationen geführt wird. Regeln und Arbeitsschritte werden dadurch Teil des digitalen Prozesses.
Das hilft nicht nur dabei, Wissen im Unternehmen zu halten. Es erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Aus individuellem Erfahrungswissen wird zunehmend nachvollziehbares Prozesswissen.
4. Insellösungen: Warum wird die Softwarelandschaft einer Druckerei selbst zum Problem?
Die meisten Druckereien haben heute nicht zu wenig Software.
Im Gegenteil.
ERP oder MIS, Webshop, Web-to-Print, Prepress, Produktionsplanung, Versand, Buchhaltung, Dokumentenablage und weitere Speziallösungen können gemeinsam eine umfangreiche IT-Landschaft bilden.
Jedes System erfüllt dabei seinen Zweck.
Das Problem entsteht dazwischen.
Ein Auftrag wird im Shop angelegt, anschließend manuell ins ERP übertragen. Produktionsinformationen werden in einem anderen System gepflegt. Versanddaten müssen erneut übernommen werden. Dokumente landen in einer separaten Ablage.
Jede einzelne Software funktioniert – aber der Gesamtprozess ist trotzdem nicht durchgängig digital.
Wie können Druckereien Insellösungen vermeiden?
Die Antwort muss nicht zwangsläufig lauten: „Alles durch ein einziges System ersetzen.“
Viel sinnvoller kann es sein, die vorhandenen Systeme miteinander zu verbinden.
Dafür sind offene Schnittstellen entscheidend.
Eine moderne Plattform für Druckereien sollte deshalb nicht nur eigene Funktionen anbieten, sondern auch mit anderen Lösungen kommunizieren können.
Obility verfolgt genau diesen offenen Plattformansatz.
Über Schnittstellen können unterschiedliche Systeme und Speziallösungen in die Prozesslandschaft integriert werden. Dazu gehören beispielsweise Anwendungen aus den Bereichen Web-to-Print, Prepress, Produktion oder Versand.
So können bestehende Investitionen erhalten bleiben und gleichzeitig durchgängige Prozesse entstehen.
Das Prinzip dahinter:
Nicht möglichst viele Systeme sind das Ziel. Sondern möglichst wenig manuelle Arbeit zwischen den Systemen..
5. Dokumentenchaos: Warum sind wichtige Informationen so schwer zu finden?
Auch diese Herausforderung ist eng mit der Digitalisierung verbunden.
Die Informationen sind meistens vorhanden.
Nur liegen sie überall.
Ein Teil befindet sich im ERP-System. Ein anderer im Webshop. Produktionsinformationen liegen in einer weiteren Anwendung. Angebote wurden per E-Mail verschickt. Ein Freigabe-PDF liegt auf einem Netzlaufwerk und eine wichtige Information zur Kundenanforderung steht vielleicht im E-Mail-Verlauf eines Mitarbeiters.
Je mehr Informationen digital entstehen, desto größer kann paradoxerweise das Suchproblem werden.
Immer mehr Daten – aber keine zentrale Sicht auf den Vorgang.
Wie können Druckereien ihr Dokumentenmanagement verbessern?
Dokumentenmanagement sollte nicht nur bedeuten, Dateien irgendwo abzulegen.
Entscheidend ist der Zusammenhang:
Welches Dokument gehört zu welchem Kunden? Zu welchem Auftrag? Zu welchem Prozessschritt?
Wenn diese Verbindung vorhanden ist, werden Informationen wesentlich leichter auffindbar und Vorgänge nachvollziehbarer.
Obility verbindet Dokumente und Informationen mit den jeweiligen Geschäftsprozessen. Auftragsbezogene Informationen können dadurch im Zusammenhang mit dem entsprechenden Vorgang verwaltet werden.
Damit wird aus einer reinen Dateiablage ein Bestandteil des Geschäftsprozesses.
Und genau das ist der entscheidende Unterschied:
Mitarbeiter sollen nicht wissen müssen, in welchem Ordner eine Information gespeichert wurde. Sie sollten sie dort finden, wo sie für den jeweiligen Prozess benötigt wird.
Fünf Herausforderungen – ein gemeinsamer Kern
Auf den ersten Blick wirken die fünf Herausforderungen sehr unterschiedlich. Doppelte Dateneingabe hat mit Wissensverlust wenig zu tun. Ein fehlender Auftragsstatus scheint ein anderes Problem zu sein als eine Sammlung von Insellösungen. Bei genauerem Hinsehen gibt es jedoch einen gemeinsamen Kern: Informationen müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein – und möglichst automatisch durch den Prozess weitergegeben werden. Genau deshalb bedeutet Digitalisierung in einer Druckerei mehr als die Anschaffung einer neuen Software. Es geht darum, Menschen, Informationen, Systeme und Prozesse miteinander zu verbinden.Wie Obility Druckereien dabei unterstützt
Obility ist eine offene Print Business Plattform für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Druckereien. Sie verbindet unter anderem: • Auftragsabwicklung • ERP- und MIS-Prozesse • E-Business und Web-to-Print • Kunden- und Partnerportale • automatisierte Workflows • Dokumente und Auftragsinformationen • Schnittstellen zu weiteren Systemen Dabei muss eine Druckerei nicht ihre gesamte bestehende IT-Landschaft auf einmal ersetzen. Obility kann bestehende Systeme integrieren und Prozesse Schritt für Schritt weiterentwickeln. Das ist insbesondere für Druckereien interessant, die bereits verschiedene Softwarelösungen einsetzen, aber feststellen, dass zwischen diesen Systemen noch zu viel manuelle Arbeit notwendig ist. Obility soll dabei nicht einfach ein weiteres Inselsystem sein. Der Ansatz ist vielmehr, eine durchgängige digitale Prozesslandschaft zu schaffen. Vom ersten Kundenkontakt über Angebot und Auftrag bis zu Produktion, Versand und Abrechnung können Prozesse digital abgebildet, Informationen weitergegeben und wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert werden.Digitalisierung beginnt nicht mit neuer Software
Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht:
„Welche Software brauchen wir?“
Sondern:
„Wo verlieren wir heute Zeit, Informationen oder Wissen – und wie können wir diesen Prozess besser abbilden?“
Vielleicht ist es die doppelte Erfassung von Aufträgen.
Vielleicht die tägliche Suche nach Dokumenten.
Vielleicht die vielen Rückfragen zum Produktionsstatus.
Vielleicht hängt ein wichtiger Prozess am Erfahrungswissen eines einzelnen Mitarbeiters.
Oder vielleicht kommunizieren die vorhandenen Systeme einfach nicht miteinander.
Wer diese Probleme konkret analysiert, findet meist auch die Ansatzpunkte für die Digitalisierung.
Obility unterstützt Druckereien dabei, aus einzelnen digitalen Lösungen eine durchgängige Prozesslandschaft zu machen.
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