Die 7 Pain Points klassischer grafischer MIS Systeme

Warum lässt der digitale Wandel in der Druckbranche oft noch auf sich warten?

Klassische MIS-Systeme bringen oft Probleme mit sich.

Das Print Business ändert sich radikal: Das Online Business hat vielen klassischen Druckereien die Geschäftsgrundlage entzogen, weil die typischen „Brot&Butter“ Produkte von Kunden preisgünstig im Web gekauft werden – ohne Beratung, ganz einfach per Klick. Und der moderne Digitaldruck bietet neue Kommunikationskonzepte, die im Wettbewerb zum klassischen Druck immer mehr an Bedeutung gewinnen, beispielsweise Print-On-Demand und variabler Datendruck.

Wer jedoch glaubt, mit einem Online Shop oder einer Digitaldruckmaschine würde automatisch alles besser, sieht sich schnell getäuscht. Denn es ist nicht allein damit getan, diese neuen Technologien einfach zu integrieren und sonst alles beim Alten zu belassen. Es ist nicht das Gleiche, wie die betagte 4-Farbmaschine in eine neue 8-Farbmaschine zu tauschen, oder in neue Weiterverarbeitungs-Einheiten zu investieren, um die Leistung nicht mehr einkaufen zu müssen oder grundsätzlich das eigene Portfolio zu erweitern.

Es geht um die Digitalisierung – nämlich um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Und das erfordert von Unternehmen eine gesamtheitliche Betrachtung, bei der alle Ressourcen auf den Prüfstand gestellt werden müssen in Hinblick darauf, ob sie den neuen Geschäftsmodellen Stand halten. Besonders die klassische Abwicklung von Aufträgen mit einem grafischen MIS bremst die notwendige Unternehmensentwicklung in die digitale Welt.

Grafische MIS Systeme genügen dem modernen Anspruch nicht

Es zeigt sich immer mehr, dass grafische MIS Systeme, die in klassischen Druckereien als branchenspezifisches ERP System eingesetzt werden, den Anforderungen der Digitalisierung nicht genügen. Anschaulich wird dies, wenn man vergleicht, wie schnell ein Kunde im Print Shop ein Produkt selbstständig kalkulieren und bestellen kann, während der Fachmann in der Druckerei mit seinem MIS System den gesamten Produktionsprozess durchdenken muss, um einen Preis zu bestimmen.

Hat der Kunde endlich sein “klassisches” Angebot auf dem Tisch, hat er die Ware schon längst bei einem Wettbewerber online bestellt.

Stolperfalle Auftragsabwicklung

Eine weitere Herausforderung ist die typische Auftragsabwicklung mit einem Online Shop. Oft geht mit einem Shop die Auflage der einzelnen Aufträge zurück, aber die Zahl der Aufträge steigt überproportional an – wenn aber der Auftrag im MIS wie bisher verarbeitet und administriert wird, steigen die auftragsbezogenen Verwaltungskosten zu stark und machen das Geschäft am Ende doch wieder unrentabel.

Und auch der Digitaldruck erfordert eine andere Herangehensweise, denn es macht keinen Sinn, wenn der Auftrag längst digital produziert wurde, bevor das MIS System endlich alle kaufmännischen Belege zur Verfügung stellen kann.

MIS Systeme schaffen 7 Pain Points auf dem Weg in die Digitalisierung

Wir haben einmal 7 Punkte klassischer MIS Systeme aufgelistet, die einem Druckunternehmen Schmerzen bereiten.

1. Problem Aufbau-Organisation

Die kaufmännischen Funktionen in einem klassischen ERP System werden in einer starren Reihenfolge erstellt, bei der jeder Schritt fest dem vorherigen folgt - genauso, wie in einer Druckerei typischerweise ein Auftrag abgearbeitet wird. Das ERP System und das klassische grafische MIS System sind damit aufbau-orientiert, denn es wurde lediglich der Status Quo abgebildet.

Kann man machen… Aber: Der Nachteil dieser Struktur ist ihre fehlende Flexibilität. Muss von diesem starren Ablauf abgewichen werden, entsteht zusätzlicher Aufwand, der meist mit erheblichen Mühen und Kosten verbunden ist. Allein der Unterschied in der Produktion zwischen dem Offset- und Digitaldruck treibt Druckbetreibern oft Tränen in die Augen: Das Printprodukt ist im Grund versandfertig, nur Lieferschein, Rechnung oder Versand-Etiketten stehen noch lange nicht bereit - wenn sie es denn jemals tun werden.

2. Problem Einzelfertigung vs. Mass-Customization

Traditionelle Drucker sind oft noch echte Handwerker: Die Angestellten arbeiten mit Liebe zum Detail und kennen jeden Druckauftrag “persönlich” - ihr aufbau-orientiertes MIS System wurde ja genau dafür konzipiert. Aber: Das Gros der Aufträge folgt dem immer gleichen Schema und unterliegt denselben Voraussetzungen.

Standardisierte Arbeitsschritte sind für eine Einzelfertigung oder Mass-Customization möglich!
Standardisierte Arbeitsschritte sind für eine Einzelfertigung oder Mass-Customization möglich!

Durch standardisierte Vorgänge für wiederkehrende Aufgaben können die individuellen Aufwände von der Kalkulation bis zur Logistik standardisiert und automatisiert werden. Wer dann noch einen Schritt weitergehen möchte, um selber auch individuelle Massenfertigungen anbieten zu können, stellt dann schnell fest, dass alte Systeme diese bei Kunden beliebte Option überhaupt nicht zur Verfügung stellen können: Die Chance für traditionelle Druckereien, sich in diesem Geschäftsmodell einen gut bezahlten Platz zu sichern, liegen damit bei 0.

3. Problem Insellösung

Das “gute alte” MIS System wurde als eigenes System für einen bestimmten, scheinbar immerwährenden Zweck konzipiert. Nur: Ein Unternehmen muss mit der Zeit gehen und ist daher ständig darauf angewiesen, nicht vorhandene Funktionen des Systems durch zusätzliche Insellösungen auszugleichen.

Das Problem besteht nicht nur in dem Zukauf dieser programmierten Insellösungen, vielmehr müssen die Systeme fehlerfrei miteinander kommunizieren und Daten austauschen können: Viel zu oft müssen auch heute noch Lieferadressen in Excel Format erfasst und Lieferscheine manuell erstellt werden, wenn mehr als eine Versandadresse benötigt wird.

Wer außerdem im Streckengeschäft tätig ist, wird schnell feststellen, wie viele händische Buchungen für einen einzigen Auftrag im ERP System erfolgen müssen, damit der Auftrag erfasst und ein Lieferschein verbucht werden kann - ehe die Buchhaltung auch nur in die Nähe einer Rechnungsstellung kommt. Dazu darf nicht unerwähnt bleiben, dass es heutzutage problemlos möglich ist, mit der Bestellung an den Vorlieferanten gleichzeitig den Kundenlieferschein und die Rechnung mit zu versenden.

4. Problem Schnittstellen

Der Austausch von Daten zwischen Systemen ist in vielen Druckbetrieben unvorstellbar: Nur bedingt kann zum Beispiel die Software der Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Rechnungsdaten mit dem MIS System kommunizieren. Kundendaten werden also nach wie vor doppelt geführt, Rückinformationen etwa aus dem Mahnwesen können nicht gegeben werden:

Schnittstellen verbinden das MIS mit internen und externen Systemen
Schnittstellen verbinden das MIS mit internen und externen Systemen: Im Prozess sollten alle Systeme die gleiche Sprache sprechen!

Viel zu oft wird ein Kunde weiterhin beliefert, obwohl schon ein Mahnverfahren läuft. Doch auch ganz “alltägliche” Dinge werden einem durch den obligatorischen Einsatz von Schnittstellen zwischen den Systemen erst wirklich bewusst: Einen Online-Printshop zu betreiben ist erst dann sinnvoll, wenn die dort eingehenden Druckaufträge automatisiert und ohne Zusatzaufwand an das ERP System übertragen und dementsprechend in der Druckstraße abgearbeitet werden können.

Darüberhinaus sind Verbindungen etwa zu Payment-Anbietern, Versendern oder CRM-Systemen das A & O für einen gewinnbringendes Geschäft.

5. Problem Standort

Arbeiten unabhängig von Zeit und Raum - was heute in modernen Betrieben gang und gebe ist, war vor einigen Jahren besonders in der Druckbranche noch undenkbar. Deswegen sind auch die meisten ERP Systeme, die heute in Betrieb sind, nur für das interne Firmennetzwerk vorgesehen.

Nur mühsam und mit hohem Aufwand können MitarbeiterInnen standortunabhängig arbeiten, in dem sie sich via VPN Clients und mit weiterer Zusatzsoftware in das Netzwerk einwählen.

6. Problem User-Interface

Was vorab nicht vorgesehen war, lässt sich meist hinterher nicht mehr herstellen. Die Oberflächen klassischer ERP/MIS Systeme sind nicht sehr offen für Anpassungen der Eingabemasken. Das bedeutet, dass wichtige neue Unternehmensfunktionen oft nur unter großer Anstrengung in die vorhandenen Masken integriert werden können.

Viel zu häufig bedeutet die Anpassung unter Zeitaufwendungen auch eine enorme Fehlerquote bei der Eingabe der Daten in die Ein- bzw. dem Auslesen der Daten in den Ausgabemasken.

7. Problem Einzel-Kalkulation vs. Standardisierung

Schon zur Kalkulation eines einfachen Flyers muss ein ausgebildeter Kalkulator herangezogen werden, der die Bedienung des MIS Systems beherrscht. Der zeitliche Aufwand zur Kalkulation umfangreicherer Produkte beträgt oft mehrere Stunden - obwohl die Produkte eigentlich standardisiert hergestellt werden könnten.

Was am Ende bleibt ist zwar eine detailliert genaue Kalkulation, allerdings zu Lasten eines entsprechend teuren Zeitaufwandes.

Die klassische Kalkulation ist oft zeitaufwändig und teuer.
Die klassische Kalkulation ist oft zeitaufwändig und teuer und sollte nicht für standardisierte Produkte verwendet werden!

Fazit

Der Erfolg einer Druckerei hängt nicht einzig von ihrem fachlichen Können ab. Dass insbesondere traditionelle Druckereien ihr Handwerk beherrschen, steht ausser Frage. Dass Offsetdruckereien seit Jahren hervorragende Druckergebnisse erzielen und dass der Digitaldruck in den letzten Jahren an Qualität noch einmal ordentlich zugelegt hat, ist ebenfalls unstrittig.

Es ist auch nicht in erster Linie dem (noch nicht erfolgten) Finden eines neuen Geschäftsmodells (Nische oder Spezialisierung) zuzuschreiben, dass kleine und mittelständische Druckereien mehr und mehr Kunden an die Konkurrenz im Internet verlieren. Was nach vorne heraus (also zum Beispiel über die Webseite, einen Printshop oder über eine klassische, telefonische oder persönliche Auftragsannahme) versprochen wird, muss vor allen Dingen bei preis- und zeitsensiblen Kunden gehalten werden.

So ist es unabdingbar, dass interne wie externe Prozesse miteinander verknüpft und Arbeitsschritte von der Kalkulation bis zum Versand automatisiert und ohne viel Zutun einer Arbeitskraft vonstatten gehen können.

Oder anders gesagt: Die Druckbranche ist durch die Quereinsteiger in den großen Online-Druckereien ordentlich aufgewirbelt worden. Zwar ist noch genügend Platz und Bedarf für weitere Experten, die sich ihre Position, ihre Nische oder ihre spezielle Zielgruppe suchen und bedienen, doch die Erwartungshaltung der Business- und Privatkunden hat sich gewandelt.

Kaum ein Kunde möchte stunden- oder gar tagelang auf einen Preis für sein Druckprodukt warten müssen. Auch muss eine verbindliche Bestellung 24/7, an Sonn- und Feiertagen möglich sein - von einer schnellen Lieferung inkl. Versand-Tracking ganz zu schweigen. Und die setzt wiederum voraus, dass sämtliche Arbeiten in der Druckerei auch ohne Personal Hand in Hand greifen.

Übrigens: Auch, wenn eine Druckerei (noch) kein Online-Geschäft betreibt, können sämtliche Arbeitsschritte für standardisierte Drucksachen (im Offset- & Digitaldruck) ebenfalls vollautomatisch (und damit deutlich kostengünstiger) abgebildet werden. Für aufwändige Kalkulationen kann das "alte" MIS bei Bedarf immer noch parallel laufen.

Am Schluss hängt der Erfolg eines Geschäftsmodells zu großen Teilen davon ab, dass alle am Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozess beteiligten Systeme und Menschen die gleiche Sprache miteinander sprechen, das gilt für die Kunden, die eigenen Mitarbeiter, die Lieferanten und alle weiteren Partner. Auf neudeutsch: es gilt die gesamte Supply-Chain zu berücksichtigen.

Obility Lösungen

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