Web-To-Print

1. Web-To-Print Definition

1.1. Was bedeutet Web-To-Print?

1.1.1 Klassische Web-To-Print Definition

Für Web-To-Print, auch Web2Print oder einfach W2P, gibt es keine einheitliche Definition.

Viele Funktionen aus Publishing, Grafik und Druck werden mit Web-To-Print in Verbindung gebracht, beispielsweise

• Editierung
• Gestaltung
• Personalisierung
• Internetdruck
• E-Commerce Print
• Print-Shops
• Remote-Publishing
• Database-Publishing
• Brand-Management
• Kampagnen-Management
• usf.

Da lohnt es sich zu klären, über was man spricht.

Reduziert versteht man unter Web-To-Print die Online-Gestaltung einer Drucksache von der Vorlagen-Editierung und -Individualisierung bis zum webbasierten Database Publishing. Aber eigentlich handelt es sich bei dieser Definition um Web-To-Printfile. Weil am Ende des Prozesses ein druckbares Dokument, aber noch kein gedrucktes Dokument steht.

1.1.2 Erweiterte Web-To-Print Definition

Deshalb beschreibt eine weitreichendere Definition Web-To-Print als die Beauftragung einer Drucksache über das Web, ganz egal, wie die Druckdatei erzeugt wird. Web-To-Print umfasst dann sowohl den Online-Abruf eines vorgedruckten Lagerproduktes, wie die Online-Bestellung eines Print-On-Demand Artikels, die Konfiguration eines Druckproduktes bei einer Internet-Druckerei zusammen mit dem Upload der Druckdatei und die Online-Editierung und -Bestellung einer Design-Vorlage.

Eine Web-To-Print Software ist demzufolge ein E-Commerce-System für die Vermarktung von Druckprodukten mit speziellen Druck-Funktionen.

Diese Druckfunktionen werden in einem Print-Shop bereitgestellt, mit dem man gedruckte oder bedruckte Werbemittel in einem Editor gestalten kann, mit dem man Druckdateien zur Erstellung von Drucksachen, wie Visitenkarten oder Broschüren, hochladen kann oder einfach fertige Drucksachen abrufen kann.

Technisch kann eine Web-To-Print Software web-basiert als On-Premise Lösung auf eigenen Servern, als Software-as-a-Service (SaaS) innerhalb eines Cloud-Systems oder als Application-Service-Providing (ASP) als gehostetes Komplett-System eingesetzt werden. Mehr Infos dazu finden Sie hier 

1.2 Was ist Web-To-Print mit Obility?

1.2.1 Die Web-To-Print Lösungen von Obility

Für uns bedeutet Web-To-Print die komplette Prozess-Kette von der Online-Bestellung in einem offenen oder geschlossenen Shopsystem über die Auftragsabwicklung bis zur Auslieferung an den Kunden – ermöglicht durch eine Web-To-Print Software-Lösung, mit der Sie ihr komplettes Online-Geschäft effizient erledigen können.

Damit ein Web-To-Print System erfolgreich ist, muss es 2 Bereiche als Online Print Lösung erfüllen:

• klassische E-Commerce Funktionen
• und grafische Anwendungen.

Dafür stellt Obility zwei Lösungs-Pakete bereit:

PRINTSELLER

ist die Obility Print-Shop-Software für den Verkauf und für die komplette Auftragsabwicklung bis zur Auslieferung.

PRINTMAKER

sind die Obility Web-To-Print Software Werkzeuge zum Editieren, Gestalten und Kalkulieren von Drucksachen in einem Print-Shop

Der PRINTSELLER ist ein Teilbereich der Funktionen, die mit der Obility E-Business Print Plattform bereitstehen, zum Betrieb von Open und Closed Print-Shops mit einem Shop-Frontend für die Nutzer und einem Administrationsbackend.

Zusammen mit unseren Web-To-Print Funktionen des PRINTMAKER können die verschiedensten Anwendungsfälle umgesetzt werden:

Je nach Businessmodell

• wird Lagerware zum On-Demand Abruf zur Verfügung gestellt
• werden Dokumente in einem digitalen Dokumentenarchiv für Print-On-Demand Bestellungen vorgehalten
• können in einem Printshop eigene Vorlagen zum Editieren und zur Personalisierung bereitgestellt werden
• können selbstständig Produkte im Druckshop konfiguriert und in Sekundenschnelle kalkuliert werden sowie anschließend eigene Druckdateien hochgeladen werden

– all das ist Web-To-Print mit Obility.

1.2.2 Web-To-Print Konzepte mit Obility

Folgende Geschäftskonzepte lassen sich mit Web-To-Print von Obility umsetzen:

• Geschlossene Shops für Geschäftskunden
• Inhouse-Lösungen für das Brandmanagement
• Inhouse-System für die Werbemittel Logistik
• Druckerei Portale für die Abwicklung von Druckaufträgen via Web
• Offene Shops zum Verkauf von editierbaren Druckprodukten
• Print-Shops zum Kalkulieren, Datenupload und -check
• Variable-Data Portale für Kampagnen

Doch damit nicht genug! Bestell-und Freigabeprozesse werden für Kunden im PRINTSELLER Shop deutlich vereinfacht und Dokumente können in einem Archiv versioniert und aktuell gehalten werden. PRINTMAKER ermöglicht die Qualitäts-Überprüfung von verwendeten Bilddaten für den Druck und die automatische Fehler-Überprüfung von hochgeladenen, fertigen PDFs, so dass druckfähige Daten gewährleistet sind. Folgende Funktionen sind u.a. Bestandteil des PRINTSELLER

• Druck und Versand von Auftragsbestätigungen
• (Sammel-) Rechnungen, Gutschriften, Etiketten und Lieferscheine
• Prozess-Steuerung
• Tracking
• Mahnwesen
• SEO Werkzeuge
• Freigabeprozesse
• Rechte-/RollenSystem
• Landingpages
• u.v.m.

Unsere Web-To-Print Lösungen sind sozusagen ein komplettes Management System für Abwicklung Ihrer Druckgeschäfte im Web.

2. Web-To-Print Einsatzbereiche

2.1 Für Druckdienstleister

Druckereien nutzen Obility Web2Print zur Vermarktung Ihrer Drucksachen im Web. Je nach Zielgruppe und angebotenen Produkten bieten sich ein Offener Printshop für die Allgemeinheit oder geschlossene Shops für Stammkunden an.

Wenn Sie als grafischer Dienstleister Ihre Printprodukte und Leistungen im Internet mit Erfolg vermarkten wollen, bieten wir Ihnen mit PRINTSELLER und PRINTMAKER die ideale Lösung für Ihr Online-Business!

Verschiedenste Druckunternehmen in der Medienindustrie nutzen heute schon erfolgreich unsere Obility Web-To-Print Systeme. Selbstverständlich ist diese Aufzählung nicht abschließend. Sehen Sie hier einen Auszug:

• Offsetdruckereien
• Digitaldruckereien
• Siebdrucker
• Copy Shops
• Großformatdruckereien
• Verpackungsdruckereien
• Etikettendruckereien
• Fotolabore
• Stempelanbieter
• Print-Reseller und Productioner
• u.v.m.

2.1.1 PRINTSELLER Open Shop

Ein Open Shop ist ein Verkaufssystem, das von jedem User im Web aufgerufen und genutzt werden kann. Durch Responsive Design ist der Shop auch auf mobilen Geräten optimal einsetzbar. Mit einer optionalen Registrierung kann der Anwender seine persönlichen Eingaben mehrfach nutzen, sich über den Status seiner Aufträge informieren und einen alten Auftrag wieder neu bestellen. Er kann auch Gestaltungsentwürfe zwischenspeichern.

Die Online-Shop-Funktionen beim Open Shop System von Obility

• Online-Payment
• Flexibler Warenkorb
• Merkzettel
• Zubehör-, Alternativartikel
• SEO-Unterstützung
• Gutscheinsystem
• Ergänzende Info Seiten
• Responsive Design
• Affiliate, Reseller-Systeme
• Verwendung von CSS
• Versandtracking
• Selbstregistrierung
• Zwischenspeichern von Gestaltungen
• Automatischer Mailversand
• Aktionsartikel
• Kundenaccounts
• Downloadbare Angebote
• CMS für Texte und Bilder Schnittstellen zu allen gängigen Online-Diensten

2.1.2 PRINTSELLER Closed Shop für Stammkunden

Mit einem Obility Closed Shop können Sie interessante Umsätze mit Geschäftskunden generieren, weil Sie Ihren Auftraggebern viele Vorteile bieten. Ihre Stammkunden erhalten ein eigenes Marketingportal mit eigenen Logins, auf Wunsch mit eigenem Shop-Design und mit allen individuellen Dokumenten, Druckprodukten und Designvorlagen, mit CI-Regeln zur Sicherung des Corporate Design und mit eigenen Preisen. Durch die enorme Flexibilität unserer Web-to-Print Software können Sie auch sehr spezielle Abläufe und Anforderungen Ihrer Kunden umsetzen.

Wer benötigt die Online-Shopfunktionen beim Closed Shop System von Obility?

• Franchise-Systeme
• Handelsketten
• Filialsysteme
• Banken
• Internationale Konzerne
• Versicherungen
• Hotelketten
• Industriebetriebe
• Verbände
• Innungen

2.1.3 Das Obility Stammkundenportal

Mit dem Obility Stammkundenportal können Ihre Mitarbeiter per Knopfdruck einen Closed Shop für Kunden erzeugen und mittels Bildupload, CMS und CSS eine individuelle Shop-Oberfläche generieren. Im Handumdrehen sind Produkte, Vorlagen und Preise im Shop hinterlegt und Mitarbeiter eingerichtet. Das Obility Stammkundenportal kann für beliebig viele Kunden genutzt werden. Ganz einfach kann für jeden Kunden ein eigener Bereich mit individualisierter Oberfläche sowie mit eigenen Produkten und Preisen eingerichtet werden, sodass für den jeweiligen Anwender der Eindruck entsteht, dies sei eine firmeninterne Lösung!

2.2 Für Printbuyer und Marketiers

Unternehmen, Verbände und Vereine nutzen die Web-To-Print Lösungen von Obility vielfach als Angebot ihrer Drucklieferanten. Alternativ können sie aber auch ein eigenes Obility System als Inhouse Lösung verwenden. Der Verwaltungsbereich kann dann mit den notwendigen Funktionen erweitert werden, die der PRINTBUYER von Obility bereitstellt, nämlich für den automatischen Einkauf der intern bestellten Drucksachen bei den hinterlegten Lieferanten.

2.2.1 PRINTSELLER Inhouse Shop

Alle oben beschriebenen Funktionen können auch in einem Inhouse-Shop eingesetzt werden, um beim Lieferanten gelagerte Print- oder Werbeprodukte zu bestellen, um Werbematerialien für Kampagnen CI-sicher zu gestalten und zu bestellen, um On-Demand Dokumente zu ordern oder um Druckprodukte zu konfigurieren und zu kalkulieren.

Der Inhouse Shop unterstützt das Marketing im Kampagnen-Management und im Corporate Design und optimiert gleichzeitig die Einkaufsabteilung bei Anfragen und Bestellung. Das Verwaltungs-Backend kann direkt bei Lieferanten eine Anfrage oder gleich eine Bestellung auslösen. Der Einkäufer spart dadurch viel Zeit und gleichzeitig hat er eine komplette Übersicht über seine aktuellen Projekte. Die Transparenz wird deutlich erhöht und die Prozesse werden erheblich vereinfacht. Das bedeutet weniger Kosten und höhere Effizienz.

Eine ausführliche Beschreibung der Funktionen eines Print-Procurement Systems mit Inhouse-Shop finden Sie hier.

2.2.2 Web-To-Print für das Marketing

Das Marketing von Unternehmen, Behörden, Vereinen und Verbänden kann mit Web-To-Print Werkzeugen viele Prozesse standardisieren und vereinfachen und Prozesskosten sparen.

Beim Editieren von Design-Templates werden Kosten für die Erstellung von Druckvorlagen eingespart. Die Grafikabteilung oder die mehrfach verwendet werden, indem die Nutzer selbstständig Bilder und Text editieren.  Das Web-To-Print Tool stellt Funktionen bereit, dass die Eingaben automatisch dem Corporate Design folgen, das als Regelwerk hinterlegt werden kann. Es können verschiedenen Nutzern auch verschiedene Freigaben zugewiesen werden.

Diese Vorgehensweise ist ein typisches Werkzeug des Brand-Managements, das dafür Sorge tragen muss, dass alle Kommunikations-Medien des Unternehmens den gestalterischen Vorgaben für die Markenbildung, also dem Brand-Building, unterworfen sind.

Oft werden vom Marketing bestimmte Aktionen geplant, die definierten Zielgruppen Informationen übermitteln sollen, sogenannte Kampagnen. Web-To-Print kann das Kampagnen-Management unterstützen, indem es zentral vorgestaltete bereitstellt, die dann von den jeweiligen Absendern des Unternehmens auf Basis vorgegebener Regeln für die Kampagne angepasst werden können.

Oft besteht auch der Wunsch, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument online bearbeiten können. Typische Anwendung ist ein webbasiertes Satzsystem, in dem mehrere Redakteure an einem Magazin oder einer Zeitung arbeiten. Web-To-Print Software kann auch solche Remote-Publishing Funktionen in gewissem Umfang bereitstellen.

3. Web-To-Print Funktionen

3.1. Grafische Web-To-Print Anwendungen

Wie wir bereits beschrieben haben, verstehen wir Web-To-Print ganzheitlich von der Bestellung eines Druckproduktes bis zur Auslieferung. Web-To-Print Funktionen beinhalten somit ein Shopsystem, die speziellen grafischen Funktionen und die Funktionen zur Auftragsabwicklung. Im Weiteren erfahren Sie auf Basis der Obility Lösungen welche Funktionen für ein erfolgreiches Web-To-Print relevant sind.

Die PRINTMAKER Web-To-Print Funktionen

Die grafischen Web-To-Print Funktionen von Obility umfassen alle notwendigen Anwendungen, die in einem Shopsystem die Vermarktung grafischer Produkte unterstützt. Obility verfügt über langjährige Erfahrungen im Bereich Web-To-Print und hat für zahlreiche Kunden erfolgreiche System umgesetzt. Deshalb verfügt Obility über verschiedene Werkzeuge für Web-To-Print, die Bestandteil der PRINTMAKER Suite sind und modular in Print-Shops eingesetzt werden können.

3.1.1 Der Obility PRINTMAKER Editor

Mit dem PRINTMAKER Editor können Gestaltungsvorlagen mit Bildern und Texten personalisiert werden, indem der Anwender seinen Text in vordefinierten Formularfeldern erfasst und Bilder in dafür vorgesehene Bildbereich lädt. Alternativ kann er Texte und Bilder aus bereitgestellten Archiven und Galerien auswählen. Typische Drucksachen für die formularbasierte Editierung sind Visitenkarten, Grußkarten, Stempel aber auch Dokumente mit Adress-Eindrucken oder sogar Broschüren mit Fließtexten.

3.1.2 Der Obility PRINTMAKER Designer

Ebenso stehen als Hilfestellung für die Gestaltung ein Lineal und die Hilfslinien-Funktion zur Verfügung. Der Designer umfasst noch viele weitere Funktionen, die Sie hier finden. Sehr wichtig: der PRINTMAKER Designer kann ab IE 7® und mit allen anderen gängigen Browsern sowie mobilen Geräten verwendet werden. Die Oberfläche ist individuell anpassbar.

Alle Konfigurationsparameter und Kalkulationen können vom Administrator als Preisliste importiert werden. Alternativ kann der Administrator im Obility Backend durch eine umfangreiche Kalkulationsumgebung Stammdaten, Produktparameter und -ausprägungen, Basispreise, Staffelpreise usw. erfassen. Mittels hinterlegbarer Kalkulations-Formeln werden Preise für Druckprodukte einfach und schnell errechnet. Auch Zusatzleistungen wie Versandkostenkalkulationen sind möglich. Alle Kalkulationen sind flexibel änderbar und können für die eigene Produktionsumgebung definiert oder angepasst werden. Optional können Preise im Shop mit dem PRINTMANAGER durch eine vollständige MIS Kalkulation auf Platz kostenbasis errechnet werden.

3.1.4 Der Obility PRINTMAKER Publisher

3.2. Print-Shop Funktionen

Egal ob es sich um einen Open- oder Closed-Shop handelt, die Struktur einen Shop-Systems ist in der Regel gleich. Auf der Startseite, die dem Kunden je nach Konzept verschiedene Informationen bereitstellt, wählt der Nutzer einen gewünschten Artikel oder eine Artikelgruppe aus, bis ihm auf einer Artikel- Detail-Seite Informationen wie Beschreibungen, Staffelpreise, Verpackungseinheiten und Bilder zu seinem Artikel angezeigt werden. Er kann diesen Artikel mit einer gewünschten Menge in den Warenkorb legen und durchläuft dann die Bestellprozesse bis zum Check-Out. Die Anforderungen an die Funktionen eines erfolgreichen Shopsystems gehen aber weit über diesen typischen Ablauf hinaus. Das Obility PRINTSELLER Shop-System verfügt über alle notwendigen Funktionen eines erfolgreichen E-Commerce System für Print. Dabei gilt es zu trennen zwischen den typischen Funktionen für die Nutzer und den Möglichkeiten der Administration und Auftragsabwicklung für die Betreiber.

3.2.1 Die PRINTSELLER Startseite

Die Startseite des Shopsystems sollte den User einfach und schnell zu dem gewünschten Produkt führen und ihm gleichzeitig Zugang zu allen relevanten Informationen bieten. Außerdem sollte die Startseite Vertrauen schenken. All diese Funktionen können im backend des Shops eingerichtet werden. Es besteht die Möglichkeit einen Slider mit Werbebildern zu integrieren, die Artikelhauptgruppen werden angezeigt und es werden zusätzliche Informationsblöcke angezeigt, die auch per Link auch auf eine weitere HTML Seite verweisen können. Im Seiten-Kopf wird als sogenannter „Header“ eine Navigationsleiste geführt, die direkt auf einzelne Artikelgruppen führt oder zu Seiten führt, die zusätzlichen Informationsinhalt bereit stellen. Außerdem kann direkt in den Warenkorb gesprungen werden. Dieser Header wird auf allen Hauptseiten des Shops angezeigt.

3.2.2 Die PRINTSELLER Artikelgruppen und Artikel

Nach Auswahl einer Artikelgruppe auf der Startseite können im Printseller mehrstufig weitere Untergruppen dargestellt werden oder jeweils direkt als Folgeseite, die Artikel der jeweils übergeordneten Artikelgruppe. Diese Artikelübersicht kann vom Nutzer als Kachel- oder Listenansicht ausgewählt werden. Nach der Auswahl eines Artikels landet der User auf einer sogenannten Artikel Detailseite, die den Artikel mit mehreren Bildern beschreibt, die Downloads mit weiteren Informationen bereitstellt, die Staffelpreise anzeigt und den Artikel textlich beschreibt. Dort kann der User seine gewünschte Menge erfassen und den Artikel auswählen.

Integrierte Lagerverwaltung!

Handelt es sich um einen Lagerartikel kann auf der Artikeldetailseite auch die aktuell verfügbare Bestellmenge angezeigt werden, nämlich als aktueller Lagerbestand abzüglich bereits bestellter und im Zugang befindliche Ware.

Handelt es sich um einen Kalkulationsartikel, wird der Konfigurator des PRINTMAKER auf der Artikeldetailseite als Dropdwon oder Kachel Ansicht dargestellt und der entsprechende Preis wird auf Basis der verwendeten und hinterlegten Preisberechnung angezeigt.

Handelt es sich um editierbare bzw. gestaltbare Artikel kommt der User per Artikelauswahl dann zu einer Übersicht der dem Artikel zugewiesenen Gestaltungsvorlagen, die dann im Anschluß mit dem PRINTMAKER Editor oder Designer bearbeitet werden.

3.2.3 Der PRINTSELLER Warenkorb

Der PRINTSELLER Warenkorb besteht aus 4 Seiten: die Zusammenfassung der ausgewählten Bestellpositionen, die Erfassung der Anschrift, die Kontrolle der Positionen mit Auswahl der Versand und Bezahlart und dem Checkout mit Bestätigung des Bestell-Eingangs. Der Nutzer kann im Warenkorb eine abweichende Rechnungs- und Lieferanschrift auswählen, die sie als registrierte Nutzer auch abspeichern können. Die Versand- und Bezahlarten können im Backend hinterlegt werden, wo auch die Schnittstellen zu den verwendeten Bezahldienstleister wie Paypal oder Softortüberweisung eingerichtet werden. Im Warenkorb können auch Gutschein-Codes eingetragen werden, die ebenso im Backend gepflegt werden.

3.2.4 Das PRINTSELLER Kundenkonto

Jeder Nutzer kann sich im offenen Shop registrieren, ist in einem geschlossenen Shop automatisch registriert oder kann sich für den Zugang in einen Closed Shop freischalten lassen. In all diesen Fällen erhält der Nutzer dann ein Kundenkonto. Dort pflegt er seine Login- und Kontaktdaten wie Passwort, Firmenanschrift, persönliche Anschrift, Telefonnummer, Mailadresse usw. Außerdem findet er dort seine aktuellen Aufträge mit aktuellem Status, sowie erledigte Aufträge, die er nachbestellen kann. Falls ein Gestaltungswerkzeug im Shop eingesetzt wird, kann er dort auch Zwischenspeicherungen seiner Gestaltungen abspeichern und wieder aufrufen. In Closed Shops werden auch benötigte Freigabeszenarios im Kundenkonto abgewickelt.

3.2.4 PRINTSELLER Zusatzfunktionen

Der PRINTSELLER stellt sowohl für Open wie auch für Closed Shops zahlreiche Zusatzfunktionen bereit, die durch unsere vielfältigen Kundenprojekte entstanden sind. Obility Web-To-Print Kunden profitieren dadurch von den langjährigen Erfahrungen im Online-Print-Business. Und durch den ständigen Austausch mit unseren Kunden entwickeln wir ständig neue Anwendungen, die wir im Rahmen unserer Software-Wartung und -Pflege unseren Kunden bereitstellen.

3.3 Administrationsfunktionen

Der Obility PRINTSELLER stellt eine umfassende Oberfläche, das sogenannte „Backend“, für die Einrichtung eines Print-Shops mit seinen grafischen Web-To-Print Funktionen, sowie für die komplette Auftragsabwicklung der Shop-Aufträge bereit.

3.3.1 Stammdatenverwaltung

In den Stammdaten werden alle Objekte des Shop- und Web-To-Print Systems administriert. Artikelgruppen werden angelegt,

• Artikel mit allen im Shop angezeigten Bildern, Texten, Staffelmengen und Preisen werden gespeichert
• Kunden werden administriert und hinterlegt, mit allen wichtigen Daten zu Anschrift Kontakt, hinterlegten Adressen, Bezahl- und Versandinformationen
• Mitarbeiter von Firmen werden mit Adress- und Kontaktdaten gepflegt
• Preis- und Rabattlisten, auch kundenindividuelle, werden im Backend eingestellt.
• Lager angelegt und verwaltet
• CSS und Content für den Shop werden gespeichert und verwaltet
• Closed Shops für Stammkunden werden gepflegt.

Darüber hinaus werden auch alle Web-To-Print Einstellungen im Backend administriert:

• Preislisten und Formeln werden für die Online-Preisberechnung hinterlegt
• Vorlagen für Editierung und Gestaltung werden gepflegt
• Bildarchive für Vorlagen werden angelegt
• Web-To-print Produktionsvorgaben werden hinterlegt

3.3.2 Auftragsabwicklung

Ist ein Auftrag aus dem Shop im System eingegangen, geht die Arbeit in der Regel erst los. Wenn die Auftragsabwicklung zu kompliziert wird, dann lohnen sich Shop-Bestellungen eher nicht, weil es sich meist um Kleinaufträge handelt. Also muss gerade in der Shop-Abwicklung höchste Effizienz möglich sein – und das bietet das Auftrags-Backend des PRINTSELLER exzellent. Im Backend werden alle notwendigen Belege eines Auftrags erstellt, verarbeitet und versendet – und das in vielen Fällen sogar voll automatisch, ohne dass in der Verwaltung weitere Arbeit notwendig ist. Auftragsbestätigung, Jobticket, Lieferschein, Rechnung, auch Sammelrechnungen, und Etiketten sind Standard im PRINTSELLER, ebenso wie Gutschriften oder Bestellungen an Vorlieferanten.

4. Was Obility zusätzlich bietet

Shop-Betreiber, die bereits über Erfahrungen im E-Commerce verfügen und ein Shop-System erfolgreich etabliert haben kommen mit ihrem bestehenden System oft an einen Punkt, an dem sie ihren Shop nicht mehr weiter optimieren können oder mit dem sie ihre Prozesse nicht noch besser automatisieren können. Sie erkennen schnell die Vorzüge von Obility, um damit aus guten Online-Geschäften noch bessere zu machen. Aber auch Neu-Einsteiger, die eine Idee umsetzen wollen, oder die von einem Stammkunden motiviert werden, sollten sich von Anfang an bewusst sein, dass Online-Business in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken ist und sich immer stärker durchsetzt. Deswegen ist es von Anfang wichtig, auf ein System zu setzen, mit dem man wachsen kann und von dem man weiß, dass es über viele weitere Funktionen verfügt, die in Zukunft vermutlich benötigt werden. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Vorteile Obility Web-To-Print Betreibern zur Verfügung stellt. Viele Betriebe haben in der Vergangenheit auf billige Systeme gesetzt, sind damit gescheitert, weil es an den notwendigen Funktionen fehlte oder haben zweimal investiert, weil sie später auf ein professionelles System, wie es Ihnen Obility bietet, umstellen mussten. Wenn Sie die nachfolgenden Argumente lesen, verstehen Sie, warum Ihnen das mit Obility nicht passiert.

4.1 Prozess-Steuerung & Workflow Automatisierung

Die Prozessautomatisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Obility E-Business Plattform und hilft Web-To-Print Anbietern, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und Aufträge schneller und günstiger zu erledigen. Obility erledigt in einer Prozesskette Aufgaben automatisch, die bisher aufwändig manuell erledigt werden mussten.

4.1.1. Automatische Aktionen

Jeder Vorgang der betrieblichen Abwicklung wird im Obility Backend als Prozess-Schritt verstanden, der mit einem bestimmten Status versehen werden kann. Ein Kundenauftrag aus dem Shop erzeugt automatisch den Prozess-Schritt der Auftragsbestätigung mit dem Status „Auftrag eingegangen“. Sobald der Auftrag von einer Kontrollperson freigegeben wurde, sofern dies notwendig ist, wird der Status auf „Freigegeben“ gesetzt. Durch diesen Status wird automatisch eine Auftragsbestätigung als Beleg erzeugt und der automatische Versand per Mail an den Kunden ausgelöst werden. Gleichzeitig kann ein Folgeprozess ausgelöst werden, der ein Jobticket erzeugt und dieses an die Produktion übermittelt.

Mittels Unterstützung von Barcodes kann die Automatisierung im Betrieb noch zusätzlich optimiert werden.

4.1.2. Workflow-Automatisierung

Mittels eines Entscheidungsbaumes, der im Obility System hinterlegt wird, können Abläufe mit automatischen Funktionen nicht nur auf Basis eines Status ausgelöst werden, sondern auch aufgrund weiterer Parameter. Das System untersucht also selbstständig bestimmte Situationen und löst dann automatische Aktionen aus. Ist ein Auftrag z.B. eingegangen und der aktuelle Prozess-Status lautet „Freigabe erzeugt“ prüft das System automatisch ob es sich bei dem bestellten Produkt um einen Fremdartikel handelt oder nicht. Falls ja, sendet es automatisch eine Bestellung, einen Lieferschein als PDF und die Druckdaten zum hinterlegten Sublieferant und setzt den Status auf „Wartet auf Bestätigung Sublieferant“, wenn nicht, erzeugt es einen internen Produktionsauftrag, druckt ein Jobticket in der Druckvorstufe aus und setzt den Status auf „Produktionsbereit“.

Mit diesen Werkzeugen kann Ihnen Obility folgende Arbeiten abnehmen:

• Obility überwacht für Sie Termine und informiert rechtzeitig über kritische Situationen
• Obility versendet automatisch Belege an einen dedizierten Drucker oder per Mail
• Obility gleicht Daten automatisch mit externen Systemen wie z. B. Fibu und Online-Banking ab
• Obility kann Aufträge Barcodegesteuert, automatisiert, sicher und nachprüfbar durch den Betrieb leiten
• Obility kann für definierte Kunden und Produkte individuelle Prozessketten automatisch abarbeiten
• Obility kann unterschiedliche Prozessketten verarbeiten, die über Prozessstatus ausgelöst werden

• Obility übernimmt aus der Finanzbuchhaltung automatisch den Ausgleich von Vorauskasse-Aufträgen, gibt Aufträge frei und übergibt Druckdaten an die Produktion.
• Obility überprüft den Eingang von Druckdaten durch in Relation zur Produktionszeit, sendet Erinnerungen an den Kunden und Mitarbeiter, setzt im Notfall die Produktionszeit hoch und informiert die Kunden automatisch.
• Obility versendet eigenständig Bestellungen mit Druckdaten und PDF für Lieferscheine und Rechnungen an Lieferanten von Fremdprodukten, überwacht Liefertermine und erzeugt automatische Erinnerungen.
• Obility versendet automatische Anfragen an Vorlieferanten, für Produkte, die nicht selbst produziert werden. Dabei werden vorgegebene Abgabetermine überwacht und Lieferanten nach einer Zeitüberschreitung erinnert. Nach der Übermittlung der Angebote via Webformular erfolgt eine Information mit einer Vorschlagliste an Einkäufer.

Die aufgeführten Flussdiagramme sind beispielhafte Darstellungen für Situationen aus der Praxis. Die grünen Objekte sind automatische Abläufe im Obility System, die zuvor manuell vorgenommen wurden.

4.2 Vernetzung und Systemintegration

Obility ist ein offenes System, das jederzeit Daten von außen annehmen und verarbeiten, sowie Daten an externe Systeme übertragen kann. Das vermeidet doppelte Datenerfassung und reduziert Fehlerquellen. Und durch die Offenheit können Sie sich mit Ihren Kunden direkt online verknüpfen.

4.2.1 Obility Schnittstellen Technologie

Obility liefert einerseits asynchrone Schnittstellen wie XML, CSV und JASON und andererseits synchrone, bidirektionale Schnittstellen über REST Webservices und APIs (Application-Programming-Interface). Asynchrone Schnittstellen werden in der Regel dann eingesetzt, wenn die Übergabe von Daten zwischen zwei Systemen zeitunkritisch ist. Beispielsweise können die Rechnungs- und Debitor-Informationen abends als Datei mittels FTP Versand an die Buchhaltung übertragen werden und im Gegenzug werden die OPOS Informationen einmalig pro Tag importiert. Vorteil ist die eindeutige Übertragung und die Sicherheit, dass keine Daten verloren gehen. Synchrone, bidirektionale Schnittstellen rufen dagegen direkte Funktionen des Gegenüberliegenden Systems auf und lösen eine Übertragung bzw. eine Aktion aus. Beispielsweise können Lagerbestände aus dem Shopsystem per API Aufruf direkt und aktuell von einem Kunden ERP abgerufen werden.

4.2.2 Interne Schnittstellen

Interne Schnittstellen verknüpfen das eigene System mit Anwendungen und Datenbank aus dem eigenen Unternehmen. Das hat den Vorteil, dass Funktionen nicht mehrmals ausgeführt werden müssen und manuelle Arbeit eingespart wird. So kann z.B. das Ergebnis einer Datenprüfung in der Druckvorstufe direkt an das Backend des Webshops übetrgane werden. Dieses setzt dann je nach Ergebnis den Staus des Auftrags auf „Datenprüfung OK“ bzw. „Datenprüfung Nicht OK“. Im ersten Fall wird der Kunde automatisch über die positive Datenprüfung per Mail informiert im zweiten, negativen, Fall wird der Kunden Berater intern vom System informiert, der den Kunden anruft und berät.

4.2.3 Externe Schnittstellen

Externe Schnittstellen verknüpfen das System mit Partnern, die bestimmte Funktionen für das Web-To-Print System bereit stellen, aber auch mit Kunden oder mit Lieferanten. Kundenaufträge können automatisch per Schnittstelle in das System geschrieben werden, wodurch eine manuelle Auftragserfassung entfällt. Auftragsbestätigungen von Lieferanten können per Schnittstelle direkt im Web-To-Print Backend geschrieben werden. Die direkte Anbindung von Online-Payment Anbieter im Shop ist der klassische Fall der Anbindung eines Service-Partners. In Web-To-Print Funktionen von Inhouse und ClosedShop Systemen können Bilddatenbanken, CMS (Content Management-Systeme), PIMs (Produktinformationssysteme) etc. direkt angesprochen werden.

4.3 Ausbau zum Warenwirtschafts-/Procurement System

Obility ist eine E-Business Print Plattform und dient der Digitalisierung aller betriebswirtschaftlichen Prozesse. Die Vorteile, die die Auftragsabwicklung im Backend eines des PRINTSELLER Web-To-Print Shop Systems bereit stellt, können auch für klassische Aufträge genutzt werden. Darüber hinaus können weitere Funktionen von Obility genutzt werden. Und auch Printbuyer, die ein Obility Web-To-Print System als Inhouse Anwendung verwenden, können ihr Obility System als Procurement-System erweitern

4.3.1 Obility PRINTMANAGER

Obility PRINTMANAGER ist ein Grafisches MIS und ERP2 System für Druckbetriebe, mit dem die kompletten betriebswirtschaftlichen Abläufe geplant, gesteuert und ausgeführt und durch Automatisierung und Vernetzung unterstützt werden. PRINTMANAGER beinhaltet ein CRM System, Angebotswesen, Kalkulation, Disposition mit Plantafel und BDE, Materialwirtschaft und Lagersteuerung, Dokumentenmanagement und Reporting mit Nachkalkulation. Die Kalkulation umfasst eine SMART MIS Kalkulation, die auf Basis definierter Produkte automatisch und quasi zeitgleich alle möglichen Produktionswege berechnet inklusive Arbeitsplan und Zeitberechnung, benötigtes Material, benötigte Ressourcen, Herstellkosten und Verkaufspreise mit Staffelmengen.

4.3.2 Obility PRINTBUYER

Obility PRINTBUYER unterstützt Drucksacheneinkäufer beim Einkauf von Drucksachen. Anfragen und Bestellungen können automatisch aus einem Inhouse-Shop generiert und an Sublieferanten versendet werden. Diese können per Webseite Anfragen beantworten und bepreisen oder Aufträge direkt annehmen und Druckdaten empfangen. Alle Aktionen können mittels Zeitüberwachung und Erinnerungssystem gesteuert und kontrolliert werden. Informationen zwischen den Partnern werden revisionssicher abgelegt. Das System kann mit einem smarten Kalkulationssystem erweitert werden, indem Druckereien integriert werden, die in einem individuell geschützten Bereich ihre Kalkulationswerte hinterlegen, so dass der Einkäufer für definierte Produkte automatisch die Preise seine Lieferanten abfragen kann.

5. Fazit zur Frage was ist Web-To-Print

5.1 Chancen und Herausforderungen durch Web-To-Print

Druckdienstleister stehen heute im Wettbewerb der Medien und müssen Print für als Kommunikationskanal für Ihre Kunden attraktiv und ihre Printprodukte einfach verfügbar und günstig Machen. Druckdienstleister sollten sich deshalb fragen

• Wie erreiche ich meine Zielgruppe?
• Welchen Zusatznutzen biete ich meinen Kunden an?
• Welche WebtoPrint Software ist die richtige?
• Wie hebe ich mich vom Wettbewerb ab?
• Wie vermarkte ich meine Printprodukte profitabel?
• Wie senke ich meine Prozesskosten?
• Wie sichere ich mein Unternehmen langfristig?
• Welche Plattformen müssen bedient werden?

Egal wie man Web-To-Print definiert, wer Web-To-Print als Chance versteht, seine Leistungen online zu vertreiben, seinen Kunden Zusatznutzen zu bieten und Kosten durch Automatisierungen in seinem Unternehmen deutlich zu senken, braucht eine Lösung, die vielfältige Möglichkeiten modular bereitstellt. PRINTSELLER und PRINTMAKER bieten alle relevanten E-Commerce und E-Business Funktionen modular und geben Druckdienstleistern und Ihren Kunden die Chance die Profitabilität zu steigern und langfristige Erfolge zu sichern.

5.2 Was ist Obility

Obility ist eine E-Business Print Plattform und stellt unter anderem Werkzeuge zur Verfügung, um mit Shop-Systemen und Web-To-Print mehr Umsatz durch Zusatznutzen für Kunden zu erzielen und gleichzeitig um die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen deutlich zu verbessern. Dazu bietet Obility insbesondere für erfolgreiche Online Printshops mit Web-To-Print Funktionen, aber auch als Print MIS und als Print Procurement Solution vielfältige und umfangreiche Anwendungen und Lösungen.

Druckdienstleister können offene und geschlossene Shops für Kunden einrichten und Funktionen für die Online Gestaltung von Designvorlagen, für die Online-Kalkulation von Drucksachen mit Datenupload und für die Bestellung von archivierten Dokumenten oder Lagerware anbieten. Darüber hinaus stellt Obility für die interne Abwicklung aller Aufträge ein komplettes MIS und ERP bereit. Und mit der Obility Prozess-Automatisierung können Unternehmen ihre internen Geschäftsabläufe deutlich beschleunigen und dadurch in erheblichem Umfang Kosten einsparen.

Und das Besondere: Obility ist ein offenes System und kann via Schnittstellen mit externen und internen Systemen verknüpft werden.

5.3 Obility Funktionen für E-Commerce Print

PRINTSELLER und PRINTMAKER sind die Lösungspakete der Obility E-Business Print Plattform, die alle Anforderungen an moderne Web-Print-Shops erfüllen und die notwendigen Print Funktionen mit formularbasierten und freien Editoren, Funktionen zur Kalkulation, Druckdatei-Upload, PDF Erzeugung, Datencheck, Jobtickets (JDF), Bilddatenbank u.v.m. bereitstellen.

Alle Web-To-Print Lösungen von Obility sind modular, so dass sie mit Ihren Geschäften mitwachsen können. Und ganz wichtig, ein Web2Print System muss offen sein, um mit externen Systemen wie z.B. Online-Payment, Versandtracking, MIS, Finanzbuchhaltung, Produktionsworkflows etc. durch Schnittstellen verknüpft werden zu können. Und weil Obility eine offene Plattform ist, stehen zu Partnern und Systemen Schnittstellen für den Austausch von Daten und für die gemeinsame Nutzung von Funktionen zur Verfügung.

5.4 Quick Facts zu Web-To-Print mit Obility

Mit Obility können Umsätze gesteigert werden und die Kosten der Abwicklung werden reduziert. Das stärkt die Rentabilität und Profitabilität des Unternehmens und sichert langfristige Ertragschancen!

• Die perfekte Web2Print Software für Druckereien
• Marketingportal und Brand Managment Lösung
• Drucksachen werden im Webshop bestellt
• Druckprodukte bzw. Werbemittel werden online konfiguriert und kalkuliert
• Druckdaten werden online übertragen und automatisch überprüft
• Komplette Annahme aller relevanten kaufmännischen und technischen Auftragsdaten
• Designvorlagen werden ohne grafisches Know-how im Online Editor personalisiert
• Dokumente lassen sich schnell aktualisieren
• Zur Unterstützung von Crossmedia können auch „Non-Print“ Artikel editiert werden
• Bestellungen können online freigegeben werden
• Für die Auftragsabwicklung stehen alle notwendigen ERP Funktionen zur Verfügung
• Kosten lassen sich durch Standardisierung und Automatisierung deutlich reduzieren
• Kann für alle Geschäftskonzepte eingesetzt werden, egal ob Digitaldruck oder Offsetdruck

5.5 Antworten auf Ihre Fragen

Noch etwas unklar? Finden Sie Antworten auf Ihre Fragen!

Gibt es fertige Shopdesigns oder können wir eigene umsetzen?
Obility stellt für viele Geschäftskonzepte fertige und erprobte Shopdesigns zur Verfügung, die leicht per CSS anpassbar sind. Es können aber auch ganz eigene Oberflächen, Klickwege und Strukturen umgesetzt werden.

Können Closed Shops an Kundenwünsche angepasst werden?
Mit Obility auf jeden Fall! Durch die Trennung von Middleware und Oberflächen können Funktionen, Klickwege, Abläufe und Designs ohne hohen Aufwand schnell an kundenindividuelle Wünsche angepasst werden.

Können wir eigene Kalkulationen verwenden?
Ja, die Kalkulation für Shops wie auch für Angebote basiert entweder auf einer Preisliste, die Sie einlesen können, alternativ können Sie eine Zuschlags- und Aufschlagskalkulation direkt im System hinterlegen und zusammen mit dem PRINTMANAGER können Sie sogar eine komplette kostenstellenbasierte Druck-Kalkulation mit hinterlegten Leistungswerten einsetzen. Für viele Standard-Druck-Produkte gibt es von Obility fertige Berechnungen, die angepasst oder durch eigene Formeln ersetzt werden können.

Können wir Obility als MIS/ERP verwenden?
Der PRINTSELLER greift für die Abwicklung der Shop-Aufträge auf Funktionen des Obility PRINTMANAGER zurück – und dieser ist ein komplettes smartes MIS und ERP System für Druckereien. Ganz ohne Shop können Sie mit dem PRINTMANAGER die Optimierung Ihrer firmeneigenen Abläufe realisieren.

Wie erhalten wir die Produktionsdaten aus dem Shop?
Entweder als FTP-Download, als automatische Übermittlung in Hotfolder eines FTP-Servers oder per Mailversand. Alle Einstellungen können im Backend selbst vorgenommen werden.

Brauchen wir einen eigenen Server?
Nein, nur wenn Sie es wünschen. Obility ist so flexibel, dass Sie unsere Software als SaaS System in der Cloud, als gehostete ASP Lösung im Rechenzentrum oder als On-Premise System für den eigenen Serverbetrieb betreiben können.

Benötigen wir für Obility eigene Programmierer?
In Programmierer haben wir investiert. Sie benötigen nur Mitarbeiter für die Administration, die wir entsprechend ausbilden, damit Sie mit Obility eigenständig arbeiten können. Wenn Sie die Web-To-Print Software sehr flexibel und selbstständig nutzen wollen, dann können Sie Webentwickler mit Erfahrungen in HTML und JavaScript von uns ausbilden lassen. So können Sie eigene Shops selbst schnell aufsetzen oder Closed Shops individuell an die Wünschen Ihrer Kunden anpassen.

Können wir vorhandene Bilddatenbanken nutzen?
Selbstverständlich. Damit erweitern Sie Ihr Online-Angebot. In Obility Closed Shops können Unternehmen ihre eigenen Produktdatenbilder, Personen- und Gebäudebilder usw. nutzen. Im Obility Open Shop können User selbst Bilder z. B. für Kalender, Gruß- und Postkarten, Mauspads, Poster usw. anbieten oder Ihren Kunden ein individuelles Bildarchiv zum Hochladen und Speichern von Bildern zur Verfügung stellen.

Kann Obility uns helfen, eigene Ideen umzusetzen?
Wir verfügen über in- und externe Ressourcen, auf die Sie gerne zurückgreifen können – egal, ob es um Beratung geht, wie Sie Obility am besten einsetzen, um die Erstellung einer eigenen Design-Oberfläche, um die Administration oder um die Suchmaschinenoptimierung.

Berücksichtigt Obility SEO Funktionen?
Wir arbeiten permanent mit SEO-Agenturen zusammen und verbessern so die Funktionen für die Suchmaschinenoptimierung. Für die Schulung im Bereich SEO und für eine aktive Betreuung können wir Ihnen gerne mit unseren Partnern entsprechende Dienstleistungen anbieten.

Wie lassen sich individuelle Shop-Konzepte realisieren?
Obility stellt für die meisten Webshop-Konzepte Standardabläufe und Standardmasken zur Verfügung. Auf dieser Basis können Sie oder eine Webdesign-Agentur eigene Konzepte entwickeln. Wenn Sie uns eigene Screen-Designs überlassen, erstellen wir die HTML-Seiten und legen die Programmaufrufe fest. Wenn Sie Web-Entwickler bei uns zu Obility Integratoren ausgebildet haben, können Sie auch diese Tätigkeiten selbst übernehmen.

Wie funktioniert der Kunden-Support?
Für unsere Kunden haben wir eine eigene Telefon-Hotline eingerichtet. Diese ist für Ihre Fragen und für die Behebung von Software-Problemen zur Stelle. Daneben erhalten Sie von uns Zugang zu unserem Ticket-System, mit dessen Hilfe Sie Fragen zur Software, zur Bedienung, zu Erweiterungen und Bugs online stellen können. Sie erhalten dann automatisch eine Nachricht oder werden direkt von uns angerufen.

Können wir Bestellungen bei Vorlieferanten auslösen?
Ja, dazu steht ein umfangreiches E-Procurement zur Verfügung, das bis zur Web-Einbindung der Lieferanten ausgebaut werden kann.

5.6 Obility Preisstruktur

Bezahlbar für kleinen Einstieg UND für große Strategien

Software-as-a-Service ist ein IT Trend, der sich durch Virtualisierung und Online-Dienste immer mehr verbreitet. Die Vorteile liegen auf der Hand: keine Hardwarepflege, keine Backups, keine Updatepflege und nur Kosten bei der Nutzung. Eine Alternative ist ASP, bei dem Sie ein ganzes System mieten und nutzen, und das Hosting, also den technischen Betrieb dem Dienstleister überlassen. Das macht Sie flexibler bei individuellen Anforderungen, und ihr System bleibt trotzdem updatefähig und investitionssicher.

Aber auch der Druckdienstleister, der strategisch und langfristig plant und eine komplexe Lösung sucht, findet bei Obility seine Lösung und kann die komplette Software als On-Premise Lösung kaufen und einsetzen.

In beiden Fällen können Sie Obility Software mieten oder kaufen. Die Lizenzen sind modular und können genau für die jeweiligen Anforderungen der Anwender zusammengestellt werden.

Hier mehr Informationen aus der Anwendung:

Praxisbericht Download: Web-To-Print Software für Broschüren-Gestaltung