Die Bedeutung der Digitalisierung in der Druckindustrie

Allgemeine Vorteile der Digitalisierung

Die Digitalisierung hat unser Leben in vielen Lebenslagen deutlich einfacher gemacht. Schmeckt mir im Restaurant der Wein, habe ich in Sekundenschnelle alle Informationen inklusive des Preises und der Bezugsquelle. Neu in der Stadt, habe ich sofort alle Verkehrsmittel gecheckt, die mich zur gewünschten Adresse bringen. Und nach Ladenschluss kann ich ein Geburtstagsgeschenk schön verpackt noch am nächsten Tag anliefern lassen.

Im Arbeitsumfeld fehlt oft noch die Digitalisierung

Kommen wir an den Arbeitsplatz, müssen wir aber nicht selten noch auf Arbeitsmittel aus dem letzten Jahrtausend zurückgreifen. Kunden bestellen per Mail, Telefon, und ja sogar mit Fax. Angebote werden umständlich mit Textverarbeitungsprogrammen erstellt, Kalkulationen werden aufwändig manuell geplant und berechnet, Lieferscheine werden im Büro ausgedruckt und zum Versand getragen, Bestellungen bei Lieferanten werden telefonisch abgestimmt, Rechnungen werden als Brief versendet – dies sind nur ein paar Beispiele typischer Arbeitsumgebungen, wie sie heute in Unternehmen, wie z.B. Druckereien, vorzufinden sind.

Typische Arbeitsumgebung klassischer Druckereien

Vorteile digitalisierter Abläufe in der Druckindustrie

Klassischen Betrieben stehen heute innovative Unternehmen gegenüber, die bereits auf die neuen Technologien der Digitalisierung setzten, mit modernen, online basierten Software-Lösungen.

Das bedeutet, Druckerei-Kunden können bei Bedarf direkt in den vom Lieferanten bereitgestellten Portalen Angebote annehmen, Aufträge platzieren, Nachbestellungen vornehmen oder Lagerware abrufen. Oder sie können direkt aus ihrem Warenwirtschaftssystem per Schnittstelle Bestellungen digital an ihren Lieferanten versenden.
In jedem dieser Fälle landen alle Kunden-Aufträge ohne weiteren Arbeitsaufwand direkt im System der Druckerei.

Und falls Kunden eine individuelle Anfrage platzieren, berechnet das smarte MIS selbstständig den besten Produktionsweg, die entsprechenden Kostenstellen, das benötigte Material, die Herstellkosten und den Verkaufspreis. Per Knopfdruck ist das Angebot erstellt und versendet und nach einer definierten Zeit erinnert das System automatisch eine Nachfass-Aktion. Die Software ermittelt automatisch auch fehlendes Material und löst Bestellvorschläge aus, Lieferanten bestätigen die Bestellungen per Web oder Schnittstelle, Druckmaschinen und Mitarbeiter übermitteln alle aktuellen Auftragsdaten, und die Produktionsplanung berechnet automatisch die Belegung aller benötigten Kostenstellen und den Einsatz der relevanten Mitarbeiter.

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Digitalisierung ermöglicht vernetzte Systeme

Die Auftragsabwicklung, das Prepress-System, die Druckmaschinen und die Finanzbuchhaltung tauschen sich Daten gegenseitig aus und kommunizieren gleichzeitig mit externen Systemen wie Paketversender, Onlinebanking, Bezahldienste, CO2-Rechner etc. Die digitalisierten Prozesse laufen dadurch ohne Bruch über mehrere Plattformen hinweg und integrieren die vollständige Supply Chain.

Digitale Prozesse schaffen flexible Arbeit

Die Mitarbeiter werden durch solche digitalen Prozesse von einfachen Aufgaben befreit. Sie können sich auf wertvolle Kundenberatung und entscheidungsrelevante Arbeiten fokussieren. Und sie sind nicht an einen Arbeitsplatz im Büro gebunden, sondern können überall im Betrieb aber auch mobil unterwegs oder im Homeoffice ihrer Arbeit nachgehen. Mit diesen neuen Arbeitsumgebungen verändern sich auch die Methoden.

Voraussetzung für digitale Prozesse sind agiles Denken und Handeln

Voraussetzung für die Realisierung digitalisierter Prozesse schaffen nicht nur die technischen Lösungen, sondern vor allem die Mitarbeiter im Unternehmen. Je mehr und je schneller die Prozesse an die eigenen und an die Kunden-Anforderungen angepasst werden können, desto flexibler müssen die Mitarbeiter im Unternehmen darauf reagieren können. Starre Vorgaben und Handlungsanweisungen gehören der Vergangenheit an. Das Unternehmen muss sich immer wieder neu anpassen. Das funktioniert nur mit agilen Arbeitsmethoden, die in einem Unternehmen konsequent eingeführt werden müssen.

Die Digitalisierung verändert auch die Arbeitsumgebung und Flexibilität

Trendthemen und Zukunftsperspektiven

Die Digitalisierung schafft die Grundlage für innovative Geschäftsmodelle wie Print-on-Demand oder personalisierte Druckprodukte. Kleine Auflagen lassen sich heute wirtschaftlich produzieren – und Kunden wünschen zunehmend individualisierte Produkte.

Auch Themen wie vernetzte Produktion, automatisierte Workflows und digitale Supply-Chains werden immer wichtiger. Druckereien, die auf digitale Prozesse setzen, können schneller auf Marktveränderungen reagieren, effizienter produzieren und sich deutlicher vom Wettbewerb abheben.

Herausforderungen bei der Digitalisierung

Natürlich bedeutet Digitalisierung auch Veränderung – technisch wie organisatorisch. Investitionen in Software und Schulungen sind notwendig, genauso wie die Bereitschaft, Arbeitsabläufe neu zu denken. Mitarbeitende müssen auf dem Weg mitgenommen werden, denn Akzeptanz und Wissen sind zentrale Erfolgsfaktoren.

Weitere Herausforderungen betreffen die Datenqualität und die Integration neuer Systeme in bestehende Strukturen. Dennoch überwiegen die Vorteile klar: Wer frühzeitig digitalisiert, baut langfristige Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit auf.

Empfehlungen für den erfolgreichen Einstieg
1. Eine ehrliche Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse durchführen.

2. Digitalisierung Schritt für Schritt angehen, statt alles auf einmal umzusetzen.

3. Das passende MIS/ERP-System auswählen, basierend auf Unternehmensgröße, Produktportfolio und Workflow.

4. Mitarbeitende schulen und aktiv in den Veränderungsprozess einbinden.

5. Prozesse regelmäßig überprüfen und digital weiterentwickeln.

Fazit

Die Digitalisierung ist für die Druckindustrie kein Zusatz mehr, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunft. Sie schafft effizientere, transparentere und kundenfreundlichere Abläufe. Druckereien, die heute auf digitale Systeme setzen, gewinnen an Geschwindigkeit, Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit – und sichern sich eine starke Position am Markt von morgen.

Jetzt rechtzeitig reagieren

Wer sich diesem Risiko als Entscheider nicht aussetzen will, sollte rechtzeitig handeln. Es gibt verschiedene Einstiegsmöglichkeiten, z.B. Kundenschnittstellen und Stammkunden-Portale oder die Investition in ein smartes MIS und ERP System, das die internen Prozesse optimiert. Sprechen Sie mit uns und erfahren Sie, wie sie mit den Lösungen unserer Obility E-Business Print Plattform die Vorteile der Digitalisierung nutzen können, um ihr Business langfristig und profitabel abzusichern.

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