Nachhaltiges und profitables Wachstum
Bevor wir klären, welchen Nutzen Unternehmen aus einer Digitalisierungs-Plattform für Ihr Business haben, sollten wir klären, um was es geht. Denn erst dann kann man den Mehrwert richtig erschließen.
Eines ist klar, es geht ums Geschäft. Und erfolgreiches Geschäft bedeutet nachhaltiges und profitables Wachstum. Das ist das Ziel.
Abgrenzung zu klassischen MIS und ERP Systemen
Bei MIS oder ERP Lösungen geht es um Software, die ein Betrieb nutzt, um seine Geschäfte zu realisieren. Diese Geschäfts-Software (oder betriebswirtschaftliche Software) unterstützt das Unternehmen bei allen betrieblichen Aufgaben, die erledigt werden müssen, beispielsweise Angebotswesen, Verkauf, Auftragsabwicklung, Einkauf, Lager, Berichtswesen, Logistik und Versand, Zeitwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung.
Darüber hinaus kann eine betriebswirtschaftliche Software die Funktionen der Leistungserbringung einschließen, insbesondere die Produktionsplanung, -steuerung und -kontrolle. Da diese Aufgaben je nach Branche verschieden sind, haben sich in einzelnen Branchen individuelle Lösungen etabliert, die gerne als Branchensoftware bezeichnet werden.
Eine Branchenlösung für Druckereien wird gerne MIS System genannt. Warum, haben wir im folgendem Blockbeitrag hinlänglich beschrieben, vor allem die großen Nachteile bestehender MIS.
Ganz allgemein nennt man Software, die über all die genannten betriebswirtschaftlichen Funktionen verfügt, ein Enterprise Resources Planning – ERP – System. Kein optimaler Begriff, es geht ja nicht nur um Planung, sondern auch wesentlich um die Ausführung, das Doing, um im Englischen zu bleiben.
Bei einem ERP System geht es aber immer nur um die internen Prozesse. Weitere Funktionen binden gleichzeitig externe Partner ein, wie Shop-Systeme für Kunden oder auch Lieferantenportale. Wenn es um die Kontrolle der Supply-Chain geht, spielen auch diese externen Geschäftsprozesse eine besondere Rolle.
Das Dilemma der Insellösungen
In der Realität zeigt sich, dass Unternehmen nicht alle Funktionen in einer Software finden, oder verschiedene Lösungen für verschiedene Anforderungen besser geeignet sind. Deshalb ist eine betriebswirtschaftliche Software meist nicht eine große Einzellösung, sondern in Unternehmen werden mehrere Lösungen gleichzeitig eingesetzt.
Das führt oft zu einem Dilemma. Viele verschiedene Systeme bedeuten in vielen Fällen doppelte Datenerfassung, mehrfache Datenhaltung und viel IT, was zu mehr Arbeit führt, fehlender Transparenz, längeren Bearbeitungszeiten und schlechter Effektivität. Das hat unnötige Kosten für den Betrieb zur Folge.
Was hat die Plattform mit dem Ganzen zu tun?
Jetzt kommt die Plattform ins Spiel. Aber was ist damit gemeint? Der Begriff Plattform hat in der IT so viele Bedeutungen und umfasst so viele Bereiche, dass leider keine kurze, knackige Definition herangezogen werden kann. Als grobe Orientierung helfen die ersten Zeilen der Wikipedia Beschreibung:
„Eine Plattform – auch Schicht oder Ebene genannt – bezeichnet in der Informatik eine einheitliche Grundlage, auf der Anwendungsprogramme ausgeführt und entwickelt werden können.“
Andere beschreiben eine Plattform als Anwendung, die auf unterschiedlicher Hardware lauffähig und mit verschiedensten Ausgabesystemen einsetzbar ist.
Und wieder andere nennen Software eine Plattform, wenn unter ihr als Betriebssystem, als Betriebsumgebung oder als Datenbank, verschiedene Anwendungsprogramme ausgeführt werden können.
Trotz unklarer Definition gibt es wesentliche Merkmale, die Software-Plattformen zugeschrieben werden:
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- Bereitstellung eines einheitlichen Zugangs zu Anwendungen
- Wiederverwertbarkeit von Funktionen
- Zusammenspiel verschiedener Teilnehmer
- Netzwerk/Schnittstellen um die im Zentrum stehende Software-Plattform
- Verfügbarkeit eines großen Datenpools
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Und was ist eine Digitalisierungs-Plattform?
Eine Digitalisierungs-Plattform ist also ein einheitliches System, das alle Software-Funktionen interner und externer Geschäftsprozesse mit einem einheitlichen Zugang, geräteunabhängig, zeit- und ortsungebunden bereitstellt.
Es verbindet Menschen, Systeme und Prozesse. Von allen Beteiligten wird die Plattform gemeinsam und im Zusammenspiel genutzt. Durch Schnittstellen kann sie sich gleichzeitig mit externen Systemen und Personen vernetzen.
Die zentrale Nutzung der „digitalen“ Funktionen einer Digitalisierungs-Plattform schafft die Voraussetzung, um alle relevanten betrieblichen Daten und Informationen zu sammeln, zu speichern, zu verarbeiten und zu veröffentlichen.
Vorteile einer Digitalisierungs-Plattform
Welche Vorteile bietet nun eine Digitalisierungs-Plattform, und welche speziell für grafische Betriebe?
Zeit und Kosten sparen
Die große Herausforderung in Unternehmen ist oft das reibungslose Zusammenspiel aller Systeme und aller Menschen. Eine Digitalisierungs-Plattform schafft dafür die richtigen Voraussetzungen. Alle arbeiten in einem zentralen System, keine Daten gehen verloren und die Arbeit erfolgt durch im System strukturierte und digital unterstützte Abläufe. Sind Regelsysteme in der Plattform eingerichtet, kann die Plattform selbstständig Aufgaben ausführen, beispielsweise Kunden per E-Mail erinnern, Daten an die Produktion oder den Versanddienstleister versenden, Belege im Unternehmen ausdrucken und nach Entscheidungen fragen. Aber auch ohne komplexe Automatisierung können Mitarbeiter mit einfachsten Mitteln und in kurzer Zeit Aktionen durch das System ausführen lassen. Das alles erleichtert die Arbeit, spart Zeit und Kosten und verkürzt die Prozesse.
Mehr Kundenservice
Wenn auch die Kunden Zugang zur Plattform erhalten, entstehen weitere Vorteile. Bestellt der Kunde in seinem Login-geschützten Bereich, wird automatisch ein Auftrag erfasst, ohne dass noch ein Auftrag im Innendienst erfasst werden muss. Das gilt genauso für Aufträge, die per Schnittstelle übertragen werden. Der Kunde kann darüber hinaus jederzeit aktuelle Auftragsinformationen abrufen oder Freigaben erteilen. Auch Lieferanten können in die Plattform eingebunden werden. Haben Sie einen Login-Bereich, können Sie dort Preisangaben zu Anfragen machen, Bestellungen annehmen oder Statusmeldungen übermitteln.
Vernetzung
Durch Schnittstellen werden auch externe Bereiche in die Plattform integriert. In Druckereien ist z.B. die Verbindung zum Vorstufenworkflow von großem Vorteil. Daten aus der Kalkulation können zusammen mit den Druckdaten an die Produktion übergeben werden und von dort können Statusmeldungen wieder zurückgemeldet werden, auch direkt an die Kunden. Das verbessert die Informationslage erheblich. Die Digitalisierungs-Plattform sammelt als führendes betriebswirtschaftliches System zentral alle Daten und versorgt alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt mit genau den richtigen Informationen. Fehlzeiten für die Informationsbeschaffung entfallen.
Auch eine Vernetzung zu Paketdiensten ist von großem Vorteil. Die Sendungsinformationen werden automatisch übermittelt und im Gegenzug werden Versand Etiketten angenommen und ausgedruckt und Trackingdaten eingelesen und per E-Mail gleich an den Kunden geschickt.
Nicht „All-In-One“
All diese Beschreibungen sollen jedoch nicht den Eindruck erwecken, eine Digitalisierungs-Plattform sei die eierlegende Wollmilchsau. Es gibt immer Software, die für bestimmte Anforderungen die beste Lösung bereitstellen. Deshalb ist eine gute Business-Software offen für externe Lösungen und integriert diese per Schnittstellen.
Beispielsweise kann eine spezielle Lagersoftware dem Unternehmen weiterhelfen, oder ein besonders ausgefeiltes CRM. Das gilt auch für externe Shop-Anwendungen, die Buchhaltung, ein Dokumenten-Management oder die Zeitwirtschaft.
Es muss aber nicht immer die „Best-of-Breed“ Lösung sein, in vielen Fällen sind die Funktionen der Plattform mehr als ausreichend. Und wenn später mehr Funktionen benötigt werden sollten, kann jederzeit eine externe Lösung flexibel in die Plattform integriert werden.
Die Obility Digitalisierungs-Plattform für Druckdienstleister
Obility ist eine Digitalisierungs-Plattform für interne und externe Geschäftsprozesse. Durch Ihre einzigartige Architektur ermöglicht sie einen strukturierten und schnellen Ablauf aller Geschäftsprozesse. Sie stellt ein Assistenzsystem bereit, das Mitarbeiter bei wiederkehrenden Aufgaben und Entscheidungsprozessen unterstützt, und mit Automatisierungsfunktionen reduziert sie den Verwaltungsaufwand und spart Zeit und Kosten. Mit Ihrer smarten Kalkulation, der Produktionssteuerung und -planung, sowie der BDE und digitalen Auftragstasche stellt sie speziell für die Druckindustrie intelligente Funktionen bereit, die im Betriebsablauf der Druckereien enorme Verbesserungen herbeiführen.
Offene Schnittstellen ermöglichen die Vernetzung interner und externer Systeme und alle Daten werden zentral gesammelt, gespeichert, verarbeitet und veröffentlicht.
Die betriebswirtschaftlichen Funktionen der Obility Plattform umfassen alle wesentlichen Geschäftsbereiche
Interne Funktionen (ERP)
- Angebotswesen mit smarter Kalkulation
- Auftragswesen und Disposition
- Einkauf, Materialwirtschaft und Lagerlogistik
- Plantafel, BDE und elektronische Auftragstasche
- Zeitwirtschaft
Externe Funktionen (E-Commerce)
- Offene Shop-Systeme und Kunden-Portale mit Kundencenter, Lagerabruf, Web-To-Print, Online-Kalkulation, Druckdaten-Upload
- Lieferantenportale mit Anfrage und Bestellübersicht, Status- und Preisübermittlung, Belegupload
Durch offene Schnittstellen vernetzt sich die Obility Digitalisierungs-Plattform mit:
- Finanzbuchhaltung
- Prepress-Workflow
- Versanddienstleister
- Online-Banking
- Lagersysteme
- Kunden
- Lieferanten
- Externen Shops
- u.v.m
Wenn Sie erfahren wollen, welche Vorteile eine Digitalisierungs-Plattform Ihrem Unternehmen konkret bringen und wie Sie damit Zeit und Kosten sparen, dann nutzen Sie die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Websession.
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Über den Autor
Frank Siegel ist Diplom-Betriebswirt (Fachrichtung Industrie) und begann, nach einem weiterführenden Wirtschaftsingenieur-Studium (Fachrichtung Informatik), seinen beruflichen Werdegang als Produktmanager für die digitale Druckvorstufe im Familienunternehmen, einem grafischen Zulieferbetrieb in Süddeutschland. Er hatte also seit je her eine starke Affinität sowohl zur Druck- und Medienbranche als auch zur IT.
Seit 2000 unterstützt Frank Siegel Druckunternehmen mit Web-To-Print-Lösungen, hat also sehr früh den Trend zu onlinebasierten Geschäftsprozessen erkannt, in denen Druckerzeugnisse bei früher nicht gekannter Effizienz vermarktet und produziert werden. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde er 2006 Joint-Venture Partner und ist seit 2016 Mitgeschäftsführer und Gesellschafter der Obility GmbH.
Frank Siegel verfügt über ein umfassendes, auf etlichen Projekten basierendes Praxis-Know-how rund um das online- und cloudbasierte Print Business sowie die zugehörigen digitalen Prozesse. Seit Jahren ist Frank Siegel als Web-To-Print Vorreiter und Online Print Spezialist auf zahlreichen Kongressen und Vortragsreihen geladen. Er referiert mit seinem langjährigen Erfahrungsschatz über Chancen, Nutzen und Möglichkeiten der Digitalisierung für alle Betriebe in der Druckbranche. „Der Prozess macht den Unterschied. Die Kluft zwischen konventionellen und digitalisierten Prozessen wird stetig größer – wobei der Faktor Zeit hinsichtlich der Produktivität und Rentabilität in der Drucksachenproduktion mehr und mehr zur erfolgsentscheidenden Schlüsselgröße wird“, erklärt er.