Die sechs Phasen des BPM – Struktur empfohlen!
Strategieentwicklung
Die Strategieentwicklung als erste Phase soll zum einen der Überlegung dienen, ob das BPM (Business Process Management) global über das ganze Unternehmen hinweg oder (zunächst) nur abteilungsbezogen eingeführt werden soll. Weiterhin dient diese Phase dazu, die strategischen Ziele zu definieren, mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und daraus schon erste mögliche/erforderliche Optimierungsmaßnahmen abzuleiten.
Verfolgt das Unternehmen eine Strategie der Kostenführerschaft, hat das andere Auswirkungen auf die Prozessgestaltung, als bei einem Unternehmen, was einen sehr hohen Qualitätsanspruch in den Vordergrund stellt (oder stellen muss). Im ersten Fall werden die Prozesse möglichst effizient ausgestaltet, im zweiten dagegen in einem sehr großen Umfang die Qualitätssicherung berücksichtigt. Aufgrund des strategischen Charakters der Entscheidungen ist diese Phase die einzige im Zyklus, in der eine Beteiligung möglichst vieler Bereiche und Mitarbeiter nicht anzustreben ist.
Definition
Im Rahmen der Definitionsphase werden bestehende Prozessabläufe innerhalb der Organisation identifiziert und dokumentiert, also ein IST Zustand ermittelt. Dieser IST Zustand dient dann als Basis für die Ausarbeitung der Prozessänderungen in Zusammenhang mit den gesetzten strategischen Zielen oder eventuell sogar für den Aufbau einer komplett neuen Organisationsstruktur (siehe Beitrag 2).
Bei der Definition der Prozesse ist zunächst wichtig, nur repetitive, also sich (ständig) wiederholende Vorgänge zu betrachten, da nur diese sinnvoll erfasst werden können. Eine weitere Differenzierung kann erfolgen, indem Prozesse in drei verschiedene Gruppen untergliedert werden:
- Fertigungsprozesse
- Unterstützungsprozesse
- Führungsprozesse
Um Prozesse überhaupt beschreiben, strukturieren, dokumentieren und später ein einer Prozesskette zusammenführen zu können, ist es auch wichtig, den einzelnen (Teil-) Prozess in seine Bestandteile zu zerlegen:
- Auslöser Faktoren (interne, externe)
- Input Output/Ergebnis
- Durchführende Stellen/Personen
Für die anschließende Dokumentation und grafische Darstellung existieren viele Hilfsmittel in Form von Softwareprodukten. Neben kostenpflichtigen Programmen gibt es auch kostenlose OpenSource Produkte, die ihren Zweck in den allermeisten Fällen genauso gut erfüllen. Zwei davon möchte ich hier vorstellen:
- yEdit: ein sehr intuitives und einfaches Tool, welches auch normierte Elemente der UML (Unified Modeling Language) bzw. BPMN (Business Process Modelling Notation) zur Verfügung stellt. http://www.yworks.com
- Bonita BPM: Sehr mächtig, leider nur auf Englisch verfügbar. Über Bonita BPM lassen sich komplexe Prozesse via Drag&Drop erstellen und simulieren, teilweise auch mit Skripting-Möglichkeiten. http://www.bonitasoft.com
Wer sich intensiver mit dem Thema Prozessmodellierung auseinandersetzen möchte, findet im Netz zahlreiche Unterlagen und Foren.
Implementierung
Sobald die Prozesse definiert sind, folgt deren Implementierung. Waren die ersten beiden Phasen noch recht theoretisch, so wird es nun langsam aber sicher ernst: es müssen vor allem die organisatorischen Voraussetzungen und ggf. auch die notwendige Infrastruktur geschaffen werden, wie zum Beispiel unterstützende Softwaresysteme.
Wie in der Definitionsphase auch schon, wird nun mehr und mehr das Einbinden der Mitarbeiter erforderlich. Zum Einen natürlich, weil sie unmittelbar von den konkreten Maßnahmen, wie Änderungen der Organisationsstruktur, betroffen sind, zum Anderen wird so die Akzeptanz der Maßnahme(n) deutlich erhöht.
Umsetzung
In der Umsetzungphase gilt es, die erarbeiteten Prozesse nun in der Praxis zu leben. Auch hier ist ein hohes Maß an Akzeptanz bei den Mitarbeitern nötig, um ein möglichst aussagekräftiges Feedback zu erhalten und entsprechend Ableitungen für den nächsten Schritt im „Life Cycle“ treffen zu können.
Analyse / Verbesserung
Die in der Praxis gewonnen Erkenntnisse fließen in der Phase „Analyse/Verbesserung“ in das bestehende Prozessmodell ein. Jeder Zyklus im „Life cycle“ sollte den Prozess stetig optimieren und so den Prozessreifegrad des Unternehmens steigern. Die Methode lehnt sich stark an das Prinzip des KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) an.
Ausblick:
Im vierten Teil der Artikelserie werde ich anhand eines konkreten Beispiels Prozesse modellieren. Stay tuned 🙂