Digitalisierung Print mit ERP 2

Wie das Printbusiness zukunftsfähig und rentabel wird

Während die Produktion in der Druckbranche durch neue Technologien ständig optimiert wird, hat sich der betriebswirtschaftliche Ablauf vieler Betriebe in den vergangenen Jahren nur unwesentlich verändert. Weil die Herstellkosten gesunken sind, haben die Gemeinkosten einen größeren Anteil an den Stückkosten.

Das Problem liegt an den eingesetzten Mitteln. Investitionen in Maschinen sind für Drucker selbstverständlich, während Software nur ein notwendiges Übel ist. Betriebswirtschaftliche Aufgaben werden häufig mit Software erledigt, die ihren Ursprung in den Neunzigern hat. Wer aber als Druckdienstleister in Zeiten der Digitalisierung überleben will, muss ein Verständnis für die Wertigkeit von Software und für ihre Bedeutung für den Geschäftserfolg mitbringen und sein Investitionsverhalten entsprechend verändern.

Die Software gestützte Optimierung und Automatisierung der betrieblichen Prozesse ist heute existenziell um eine langfristige, zukunftsfähige und profitable Geschäftsgrundlage in der Druckindustrie zu behaupten.

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Was ist ein ERP II System?

ERP II oder ERP 2 Systeme sind ERP Lösungen der zweiten Generation und helfen Unternehmen mit neuen Digitalisierungs-Technologien die betriebswirtschaftlichen Prozesse effizienter zu gestalten und die Profitabilität zu verbessern. Das bedeutet, vorhandener Umsatz wird mit weniger Aufwand erzielt oder es wird mit einem festen Budget mehr Umsatz generiert.

Was versteht man prinzipiell unter einem ERP System?

Ein ERP System ist eine betriebswirtschaftliche Software, mit deren Hilfe man alle im Unternehmen beteiligten Ressourcen planen und organisieren kann. Dabei werden die Informationen über Finanzen, Personal, Produktion, Materialwirtschaft, Controlling und Vertrieb in Datenbanken zusammengeführt und miteinander verknüpft. Durch die Integration der gesamten finanz- und warenwirtschaftlichen Daten und Prozesse werden alle administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten im Unternehmen gesteuert.

Ein ERP 2 System kann in Kombination mit Barcode Steuerung enorm zu einer Optimierung der Prozesse beitragen.

Die Vorläufer von ERP Systemen entstanden bereits in den 1960er Jahren als Materialbedarfs- und Produktionsplanungstools (Material Requirement Planning – MRP I). Sie wurden in den 1970er Jahren zu Material Planungs- und Steuerungs-Systemen (Material Resource Planning – MRP II) ausgebaut und sind heute in praktisch jedem Unternehmen mit unterschiedlichen Schwerpunkten im Einsatz. SAP war mit seinen Unternehmens übergreifenden Funktionen quasi das erste echte ERP System.

Da sich Unternehmen unterschiedlicher Branchen erheblich voneinander unterscheiden, gibt es heute neben globalen Anwendungen von SAP, Oracle und Microsoft viele spezialisierte ERP Lösungen für einzelne Branchen.

Typische Funktionen eines ERP Systems sind vor allem:

Materialwirtschaft
Logistik
Produktionsplanung und -steuerung
Finanz- und Rechnungswesen
Controlling
Personalwirtschaft
Forschung und Entwicklung
Verkauf und Marketing
Stammdatenverwaltung
CRM
Dokumentenmanagement

Print MIS als Branchen orientiertes ERP System für die Druckindustrie

Für die Druckindustrie wurde in den 90er Jahren Software entwickelt, um die Herstellung eines Druckproduktes auf Basis betriebswirtschaftlicher und produktionstechnischer Daten zu planen und zu kalkulieren. Die Technik basierte auf den damals entstehenden Management Information Systemen (MIS), die dem Management als Datenbank gestützte Lösungen zur Steuerung und Lenkung des Unternehmens dienten. Diese „grafischen MIS Systeme“ oder „Print MIS Systeme“ wurden im Laufe der Zeit mit ergänzenden Funktionen zu Warenwirtschaftssystemen ausgebaut, um Stammdaten zu erfassen und Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Bestellungen zu generieren. In der Betriebswirtschaft ist der Begriff MIS heute veraltet, was auch auf das Dilemma klassischer Print MIS Systeme hindeutet.

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Dilemma Grafischer MIS Systeme

Klassische ERP und auch grafische MIS Lösungen orientieren sich nicht an den Funktionen und Möglichkeiten des Internets. Ihre Architektur ist i.d.R. monolithisch, also abgeschlossen und basiert auf der Abbildung des Betriebes in Form einer Aufbau-Organisation. Jedem Bereich werden anstelle von Register, Archive, Rechen- und Schreibmaschinen digitale Funktionen und Daten gestützte Informationen bereitgestellt. Der betriebliche Ablauf bleibt jedoch unverändert. Und so bilden Print MIS Systeme einen typischen Handwerksbetrieb ab und stellen genau dafür die notwendigen Informationen und Werkzeuge bereit. Auch wenn diese Systeme heute Online Technologien in überschaubaren Bereichen zusätzlich nutzen können – sie sind durch ihre Struktur niemals in der Lage die großen Vorteile des Web in vollem Maße ausnutzen.

Wie Druckdienstleister von ERP 2 profitieren

Zeitgemäße, neue ERP Systeme basieren auf online Technologien und sind konsequent auf den neuen Möglichkeiten des Webs aufgebaut. Sie werden ERP II Systeme, also ERP Systeme der zweiten Generation, genannt und führen zu einer kompletten Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.

Was sind aber die herausragenden Eigenschaften von ERP 2 Systemen?

Individuelle, optimierte Abläufe
Zunächst einmal sind ERP II Systeme Prozess orientiert. Daten und Funktionen lassen sich zu Prozessketten verknüpfen. So gibt das System den Arbeitsablauf nicht mehr vor, sondern es bildet den optimalen Ablauf ab. Unnötige Arbeit oder unnötige Informationen werden ausgeschlossen und nur noch die tatsächlich benötigten Personen werden eingesetzt.
Automatische Erledigung wiederkehrender Aufgaben
ERP II Systeme ermöglichen die Definition von Entscheidungsparametern in Verbindung mit automatischen Diensten. Das bedeutet das ERP II System kann wiederkehrende Aufgaben auf Basis von festgelegten Bedingungen selbstständig erledigen. Im Optimalfall trifft das System also selbstständig Entscheidungen und führt Tätigkeiten aus. Nur noch Entscheidungsrelevante Tätigkeiten müssen von Personen durchgeführt werden.
Jederzeitige Nutzbarkeit, überall
ERP II Systeme sind Browser basiert. Das schafft zwei wesentliche Vorteile: Das System ist für registrierte Nutzer überall und zu jeder Zeit und auf unterschiedlichen Geräten verfügbar – egal ob auf dem PC in der Firma, dem Tablet in der Produktion, dem Laptop zu Hause oder dem Mobiltelefon unterwegs. Und gleichzeitig können Oberflächen und Arbeitsbereich schnell und einfach für die verschiedenen Nutzer und deren Anwendungen individuell angepasst werden, ohne dabei die Basissoftware zu verändern.
Vernetzt und integriert
ERP II Systeme sind komplett vernetzbar und können externen Systemen Daten und Funktionen ebenso zur Verfügung stehen, wie sie selbst externe Softwarefunktionen und Informationen integrieren können. Betriebswirtschaftlich bedeutet das den integrierten Austausch von Kunden, Lieferanten, Abteilungen und Partnern, die mit unterschiedlichen Systemen arbeiten. Die Zusammenarbeit wird durch die hohe Transparenz und die einfache Kommunikation im Netzwerk erheblich vereinfacht.

Das ist bei Investitionen in ERP 2 zu beachten

ERP II Systeme können den Betriebsprozess radikal vereinfachen. Sie stellen aber auch neue Anforderungen an das Management und die Führung.

Digitale Kompetenz
Für die Digitalisierung muss auch digitales Knowhow im Unternehmen aufgebaut werden
Prozess-Management
Die Optimierung von Prozessen ist eine dauernde Aufgabe und muss strategisch organisiert werden
Kunden einbeziehen
Nicht nur die eigenen Prozesse stehen im Fokus. Wer die Einkaufsprozesse seiner Kunden verbessert, macht sich unersetzlich
Partner einbeziehen
Wichtig ist die Zusammenarbeit mit Kollegen, Sublieferanten und weiteren Partnern. Sie kann durch ein ERP II System erheblich standardisiert und verbessert werden.

ERP 2 Systeme verkürzen den Prozess von der Bestellannahme bis zur Auslieferung

SMART MIS von OBILITY

Mit SMART MIS von Obility erhalten Druckunternehmen ein voll umfängliches ERP II System mit dem alle Vorteile der Digitalisierung der betrieblichen Prozesse genutzt werden können. Sie erhalten eine Plattform um den Umsatz durch digitale Mehrwerte für Kunden zu erhöhen, um die Prozesskosten zu senken und um die Transparenz über die komplette Supply-Chain zu verbessern – und das bedeutet Steigerung der Profitabilität.

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