Die Berücksichtigung der Prozesskosten hilft die Gemeinkosten zu senken, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern
Die Druckindustrie, insbesondere Offsetdruckereien, stehen unter höchstem Wettbewerbsdruck. Online-Drucker ziehen Standard-Aufträge durch ihre enorme Produktivität mit niedrigsten Preisen ab. Klassische Druckereien kümmern sich meist um die Kunden, die noch Wert auf „besondere“ und „individuelle“ Druckprodukte legen, oder die eine persönliche Betreuung schätzen. Egal auf welchem Spielfeld man sich als Druckdienstleister bewegt, der Preisdruck ist für alle Marktteilnehmer die Herausforderung Nummer eins.
Durch die Vergleichbarkeit im Internet sind Online-Drucker dazu verdammt, ständig ihre Produktivität und ihre Effizienz zu steigern. Eine Spirale, die bis jetzt noch kein Ende gefunden hat. Deshalb versuchen sie mit neuen Produkten im Bereich der Mass-Customization ihre Angebotspalette zu erweitern, um durch Mischkalkulationen überlebensnotwendige Deckungsbeiträge zu erwirtschaften. Diese Maßnahmen helfen aber nur begrenzt dem Preisdruck zu entgehen.
Klassische Druckereien kämpfen dagegen immer mehr um den „Rest“ und setzen dabei auf Individualität, Einzelfertigung und persönliche Beratung. Aber auch hier ist der Wettbewerbsdruck erheblich. Die Druckkapazitäten am Markt sind noch immer viel zu groß und die Produktivität der Maschinen nimmt ständig zu. Mittlerweile setzen viele klassische Drucker auf die Karte Veredelung und Endverarbeitung, so dass diese Option als Ausweg aus der Misere nicht reicht.
Ausgereizte variable Kosten
Unternehmen reagieren in der Regel auf sinkende Marktpreise zunächst einmal mit dem Versuch, die direkten Kosten zu senken. Das bedeutet, der Druck wird an die Vorlieferanten weitergegeben und der Einkauf drückt die Preise für Papier, Druckplatten, Farbe usw. In der Druckindustrie ist diese Entwicklung in einem Bereich angekommen, wo auch die Zulieferer keine großen Preissenkungen mehr zulassen können. Die Lohnkosten sind nur schwer zu kürzen, was auch nur eine mittel- bis langfristige Wirkung hat. Wenn man bedenkt, dass Druckunternehmen immer größere Probleme haben, neue Mitarbeiter zu gewinnen, ist eine solche Maßnahme sowieso nur schwer umzusetzen.
Teufelskreis Produktivität
Sind die Optionen im Einkauf erschöpft und verfügt das Unternehmen noch über ausreichende Kapital-Reserven, ist der nächste Ansatz in produzierenden Unternehmen die Erhöhung der Maschinen-Produktivität. Das bedeutet in der Regel schnellere Maschinen mit weniger Rüst- und Servicezeiten, so dass die Stückkosten gesenkt werden. Dadurch können sich unter Umständen auch die Lohnkosten reduzieren, weil mit weniger Personal ein höherer Output erzielt wird. Gerade die Technik verliebte Druckbranche hat sich diesem Thema gerne angenommen und die Maschinenbauer haben dafür auch die passenden Lösungen zur Verfügung gestellt. In einem tendenziell schrumpfenden Markt verstärkt sich aber der Effekt des Preisdrucks durch die Zunahme der Produktivität in den einzelnen Betrieben. Plötzlich kann jeder in der gleichen Zeit mehr produzieren. Genau diese Situation ist in der Druckbranche anzutreffen, ein Teufelskreis.
Königsweg Prozess-Optimierung
Egal ob es sich um den Online-Druck oder den klassischen Akzidenzdruck handelt, beide Geschäftskonzepte stehen vor der gleichen Herausforderung. Darüber hinaus selbstverständlich auch alle anderen Druckanbieter. Vor diesem Hintergrund nimmt die Bedeutung der Unternehmensprozesse immer mehr zu. Denn welchen Sinn macht es, wenn der Betrieb zwar Maschinen technisch in der Lage ist mehr zu produzieren, aber mit der bestehenden Struktur des Unternehmens die Menge an Aufträgen gar nicht erledigt werden kann. Mehr Personal einstellen? Genau dann beißt sich die Katze in den Schwanz, denn so steigen mit der Zunahme des Outputs auch die internen Kosten wieder an. Und so steht die Firma vor einem Dilemma – der interne Aufwand für einen Auftrag bleibt konstant hoch, so dass mit den gegebenen Mitteln gar nicht mehr hergestellt werden kann. (Die Frage, ob sich überhaupt mehr verkaufen lassen würde, steht noch auf einem ganz anderen Blatt).
Das Business Process Management ist ein Ansatz um das Thema Prozess Optimierung erfolgreich um Unternehmen einzuführen.
Es liegt auf der Hand, dass die Lösung nur in der Optimierung der unternehmensinternen Prozesse liegen kann. Der Betrieb muss in der Lage sein, mehr Output in kürzerer Zeit mit weniger Aufwand zu generieren. Diese Aufgabe benötigt eine Analyse der internen Prozesse. Die Frage muss heißen, wie kann die Durchlaufzeit eines Auftrags im Unternehmen vom Eingang bis zur Auslieferung so günstig wie möglich erledigt werden. Und wenn die Maschinenzeiten bereits optimiert wurden, sind es nun die der Fertigung vor- und nachgelagerten Tätigkeiten wie Auftragsbearbeitung, Bestelldisposition, Einkauf, Fertigungsvorbereitung und -steuerung, Lagerhaltung und Logistik, die beeinflusst werden können. Der Aufwand für diese Bereiche versteckt sich in der Vollkostenrechnung als pauschale Umlage der Gemeinkosten und wird auch in der Plankostenrechnung nicht im Einzelnen berücksichtigt. In der Grenzkostenberechnung ist der Aufwand für diese Dienstleistungen im Fixkostenblock versteckt und muss von den erwirtschafteten Deckungsbeiträgen gedeckt werden. Steigt der Deckungsbeitrag durch eine höhere Produktivität, steigt die Profitabilität nur, wenn die Fixkosten mindestens fix bleiben. Interessant wird es dann, wenn die Fixkosten gleichzeitig sinken.
Notwendigkeit Gemeinkostensenkung
Die ersten Schritte zur Senkung der Gemein- und damit der fixen Kosten sind in der Regel sehr einfach. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen kennt Schwachstellen im Arbeitsprozess. Aus Zeitmangel werden solche „Bremsen“ jedoch oft nicht eliminiert, sondern geduldet, da die Erledigung der aktuellen Aufgabe immer im Vordergrund steht. Solche evidenten Probleme auszumerzen ist ein guter Anfang, reicht in einer kritischen Marktsituation jedoch bei weitem nicht aus. Nur die wirtschaftliche Analyse der Unternehmensprozesse kann hier den notwendigen Impact herbeiführen. Denn wenn ich berechnen kann, wieviel Kosten für einen Prozess anfallen und welche Ersparnis eine Verbesserung bewirkt, kann ich entscheiden ob der Aufwand für die Verbesserung sinnvoll ist. Deshalb ist eine verbesserte Durchdringung der Gemeinkosten erforderlich. Das klassische Werkzeug dafür ist die Prozesskosten-Rechnung. Mit Hilfe der Prozesskosten-Rechnung kann die Effizienz einzelner Unternehmensbereiche bewertet, kontrolliert und letztlich verbessert werden. Außerdem ermöglicht sie eine deutlich bessere, weil genauere, Produktkalkulation.
Prozesskosten-Rechnung zur Effizienzsteigerung
Die Prozesskosten-Rechnung setzt genau da an, wo es in den traditionellen Kostenrechnungssystemen mangelt, nämlich an der Behandlung der Gemeinkosten. Dabei findet zunächst eine Analyse statt, indem man in den betroffenen Kostenstellen alle Dienstleistungen bestimmt, die zur Leistungserfüllung notwendig sind. Diesen Prozessen werden anschließend alle dafür notwendigen Kosten zugeordnet. Anschließend müssen die Kostentreiber bestimmt werden, also die Faktoren, die den Prozess auslösen. Es gibt auch Kosten von Tätigkeiten, bei denen die Leistungsmengen neutral sind. Diese fallen auch dann an, wenn keine Leistung erbracht wird, z.B. Überwachungsaufgaben. Als nächstes definiert man die Mengenausprägung des Kostentreibers. So können alle Kosten der Menge des Kostentreibers zugeordnet werden. Am Ende ordnet man die Prozesskosten dann den Produkten im Rahmen der Kostenträgerberechnung zu.
Wichtig ist es eine Kostentransparenz zu schaffen und so Optimierungspotentiale aufzudecken.
Prozesskosten-Ermittlung
Hier erläutern wir anhand des Beispiels der „Kosten für die Auftragsabwicklung“, wie die Ermittlung der Prozesskosten als Entscheidungsgrundlage für das Unternehmen dienen kann. Zunächst definiert man alle Tätigkeiten, die für die Erfassung eines Auftrages in der Warenwirtschaft ausgeführt werden. Als Kostentreiber werden die Aufträge für die verschiedenen Produkttypen festgelegt. Auf Basis der benötigten Zeit pro Tätigkeit können nun die Kosten für die Erfassung eines bestimmten Produkttyps erfasst werden. (Bei Aufträgen mit mehreren Produkttypen, kann die Erfassung/Zuordnung komplizierter sein). Benötigen einzelne Produkttypen des Unternehmens einen deutlich höheren Aufwand als andere, können diese Faktoren bei der Angebotskalkulation durch unterschiedliche Faktoren bei der Zuordnung der Verwaltungsgemeinkosten berücksichtigt werden. In bestimmten Fällen können Informationen aus der Prozesskosten-Rechnung weitere unternehmensrelevante Entscheidungen beeinflussen. So kann der Aufwand für bestimmte Produkte in der Verwaltung so hoch sein, dass es sich lohnt darauf zu verzichten. Stattdessen vermarktet man nur noch die Produkte, die einfacher abzuwickeln sind. Werden die Prozesskosten pro Kunde in der Verwaltung ermittelt, können die erfassten Prozesskosten zu der Entscheidung führen, dass ein bestimmter Kunde oder eine bestimmte Kundengruppe mehr Arbeit macht, als es wirtschaftlich sinnvoll ist.
Gemeinkosten-Wertanalyse
Die Prozesskosten-Analyse ist darüber hinaus sinnvoll, da Sie als Grundlage für eine Gemeinkosten-Wertanalyse dienen kann. Auf Basis von kreativer Analysemethoden untersucht man Prozesse auf ihre Kosten und ihren Nutzen. Das erfolgt meist in Verbindung mit einer Geschäftsprozess-Analyse. Die Prozesskosten-Rechnung stellt zunächst die Kosten der vorhandenen Prozesse zur Verfügung. Investitionen in Software-Technologien, Strukturveränderungen und alternative Handlungsoptionen können dann auf Basis der Prozesskosten bewertet werden. Jede Maßnahme lässt sich durch das Verhältnis vom benötigen Aufwand zur erzielbaren Prozesskostensenkung beurteilen.
Fazit
Die Prozesskosten-Rechnung als weiteres Kostenrechnungssystem organisatorisch im Unternehmen einzuführen ist für mitteständische Unternehmen der Druckindustrie oft zu aufwändig. Auf der anderen Seite hilft das Bewusstsein, dass die Gemeinkosten maßgeblich an der Profitabilität der Unternehmensbereiche beteiligt sind und dass es deshalb notwendig wird, Prozesse im Unternehmen kostenrechnerisch zu bewerten. In Verbindung mit einer Geschäftsprozess-Modellierung schafft man eine Basis, um alle Unternehmenseinheiten zu optimieren und dadurch mehr Output mit weniger Aufwand zu erzielen. Die Profitabilität steigt und hilft dem Unternehmen dem Preisdruck länger als die Marktbegleiter standzuhalten.
Ergänzung
Die Möglichkeiten der Digitalisierung, Software in einer service-oriented Architecture, SOA, zu nutzen, mittels Internet-der-Dienste kostengünstige Zusatzdienste einzusetzen und durch Online-Techniken zeitlich und räumlich unabhängig zu arbeiten, schaffen ein riesiges Potential um Geschäftsprozesse zu optimieren und Prozesskosten zu senken. Obility bietet dazu mit seinem SMART MIS System ein mächtiges Werkzeug.
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