So gelingt die Digitalisierung
Zunehmend erkennen Druckdienstleister wie wichtig es ist, ihre Prozesse zu digitalisieren und so weit wie möglich zu automatisieren. Wie das gelingen kann, haben wir auf unserem diesjährigen Kunden- und Branchentreff zum Thema gemacht. Einmal mehr unter dem Motto „Voneinander lernen – miteinander profitieren“.
Dieses Jahr war es uns besonders wichtig, das Thema Digitalisierung von allen Seiten zu beleuchten. Jeder unserer Referenten hatte dazu einen wichtigen Beitrag geleistet. „Wir denken alle gleich. Wir wissen, dass wir die Digitalisierung in kleinen Schritten angehen müssen und sich der Digitalisierungsprozess über einen Zeitraum von mehreren Jahren erstreckt. Und wir wissen, dass es in digitalisierten Unternehmen ein zentrales System geben muss, das alle Prozesse steuert. Dafür haben wir die web-basierten Software-Lösungen unserer Digitalisierungs-Plattform entwickelt“, fasste unser Geschäftsführer Frank Siegel gegen Ende der Veranstaltung die Inhalte der Vorträge zusammen.
Seine eigene Präsentation bildete dabei zu Beginn der Veranstaltung das Fundament für die Agenda des Tages. „In den vergangenen 20 Jahren haben sich etwa 50 % aller Druckbetriebe aus dem Markt verabschiedet. Bis 2030 wird ihnen voraussichtlich noch einmal die Hälfte der heute noch vorhandenen Druckdienstleister folgen. Allein das zeigt, wie grundlegend der Umbruch in unserer Branche ist“, erklärte er und zitierte das Pareto-Prinzip, welches sich auch auf die Digitale Transformation beziehen lässt: „Nach der Transformation bleiben nur etwa 20 % der früheren Unternehmen übrig, 80 % sind neue Marktteilnehmer.“
Digitale Daten zur Existenzsicherung
Die Welt vernetzt und digitalisiert sich unaufhaltsam. Daher ist die Frage nicht mehr, ob digitalisieren, sondern wie.
„Es gilt, die Notwendigkeiten zu akzeptieren, die Möglichkeiten zu verstehen und die konkreten Aufgaben zu definieren. Fangt klein an. Schaut, wo ihr mit der Digitalisierung von Teilprozessen Zeit sparen könnt. Und dann nutzt die gewonnene Zeit für weitere Optimierungen“ – so Frank Siegel
Jedes Unternehmen muss aber seinen eigenen Königsweg finden, wie es die Digitalisierung angeht. Bei Druckbetrieben, die ihre Prozesse erfolgreich und zukunftsorientiert transformieren, zeigt sich eine Art Zinseszins-Effekt – eine Erfolgsspirale, die Frank Siegel „als Virtuous Circle“ bezeichnet.
Bei unserem Kunden, der Schweizer Schellenberg Druck AG, hat sich diese schon zu drehen begonnen, daran ließ Produktionsleiter und Qualitätsmanager Philipp Wyss keinen Zweifel. Im Jahr zuvor hatte er bereits bei unserem Obility Insight zum Einstieg des Unternehmens in die digitale Transformation referiert. Dieses Jahr präsentierte er uns den Status Quo der Obility Implementierung mit dem großen Vorteil der Echtzeit-Darstellung, um schnell und flexibel agieren zu können. So wird Schellenberg Druck mit zehn Standorten und 280 Mitarbeitern mit Obility zu einem Unternehmen, das bis hin zur Logistik in Echtzeit arbeitet. Philipp bestätigte: „Die Leistungsfähigkeit von Druckbetrieben endet nicht in der Produktion, sondern bei den Kunden.“
Suchzeiten, Rückfragen und fehlende Transparenz – das alles wird bei Schellenberg Druck Schritt für Schritt aus dem Tagesbetrieb eliminiert. „Die Obility-Plantafel ist bei uns zum zentralen Ort geworden. Über sie steuern wir unser gesamtes Unternehmen. Dank Obility bis hin zu unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern“, stellte Philipp fest. Auch das Arbeiten mit der elektronischen, interaktiven Lauftasche von Obility ist bei Schellenberg Druck inzwischen zur Selbstverständlichkeit geworden. Sie erlaubt zudem ein Reporting in Echtzeit. So sehen die Sachbearbeiter des Unternehmens in Obility in Echtzeit, sobald Kunden den Logistik-Dienstleistern den Empfang ihrer Druckerzeugnisse quittieren.
Step by Step
„Das Obility-System möchte wissen, was wo im Unternehmen geschieht. Deshalb müssen unsere Mitarbeitenden konsequent alle Bewegungen im System erfassen“, betonte Philipp diesen Aspekt. „Es ist elementar wichtig, sie mitzunehmen und in geeigneter Weise zu schulen. Dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis sie den Unterschied zwischen Alt und Neu erkennen.“ Ab da wolle niemand mehr wie früher arbeiten.
Schellenberg Druck hat den Prozess der Obility-Implementierung in fünf „Komplexitätsstufen“ unterteilt. Die ersten beiden Stufen wurden inzwischen erfolgreich umgesetzt. Bei der letzten Stufe wird das im kommenden Frühjahr der Fall sein. „Wenn es uns mit unseren komplexen Prozessen gelingt, diese mit Obility zu verbessern, dann wird euch das auch gelingen“, motivierte Philipp seine Zuhörer. Und davon sind auch wir überzeugt!
Ein Quereinsteiger
Mit der Idee eines Online-Shops für Aufkleber aller Art hat sich das Unternehmen DeineStadtKlebt vor mehr als 15 Jahren selbständig gemacht. Das Geschäft lief so gut, dass DeineStadtKlebt die angeschlagene Berliner Königsdruckerei übernahm. Heute beschäftigen sie circa 50 Mitarbeitende.
Norman Gluske, Marketing Manager bei Königsdruck, und Gregor Lösch, Projektleiter für die Obility-Implementierung bei Königsdruck und DeineStadtKlebt, erklärten die Beweggründe ihrer Unternehmen für den Umstieg auf unsere Digitalisierungs-Plattform. „Wir wollen alle relevanten Prozesse mit Obility digitalisieren, strukturieren und automatisieren“, formulierte Norman das Ziel. In der Vergangenheit arbeiteten beide Unternehmen mit einer Vielzahl verschiedener, zum Teil sogar eigenentwickelter Lösungen. Ein heterogener und lückenhafter Produktionsprozess.
Gregor Lösch sagte: „Um langfristig im Markt bestehen zu können, brauchen wir ein integriertes Gesamtsystem ohne Insellösungen und Medienbrüche, also nahtlose Geschäfts- und Produktionsprozesse.“ Die Unterziele lauten Unterstützung einer transparenten und effizienten Produktion, Kostensenkungen und valide Kennzahlen für ein genaues Reporting in Echtzeit. Gluske: „Obility brauchen wir auch deshalb, weil wir bei der Markteinführung neuer Produkte flexibler werden wollen.“
2021 gab es die ersten Vorgespräche und eine Prozessanalyse mit Obility. In der ersten Hälfte 2022 folgten die konkrete Projekt- und Zeitplanung und die Realisierung eines Closed Shops einschließlich Lagerverwaltung für einen Kunden. In der zweiten Jahreshälfte werden die Kalkulation sowie die Artikel- und Lagerverwaltung eingeführt. „Das alles zwingt uns, unsere Prozesse tatsächlich bis ins Detail aufzudröseln“, so Gregor. Auch der Print-Shop einschließlich des WordPress-Plug-Ins, die Schnittstellen zu den Resellern und die Anbindung der Produktion werden noch in diesem Jahr realisiert. Für die folgenden Monate sind die Schulungen, die Übernahme der Stamm- und Kundendaten und schließlich der Relaunch des Systems geplant. Dann werden beide Unternehmen in Obility zusammengeführt sein.
Kundenbindung über das Netz
Digitalisierung, aber wie? Um diese Frage zielorientiert und mit möglichst großen Erfolgsaussichten zu beantworten, stellen sich viele Druckdienstleister externe Berater zur Seite, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben. Auch einige Obility-Kunden lassen sich hier unter die Arme greifen. Uli Jeusfeld, Unternehmenscoach für Zukunftssicherheit und Wachstum in der grafischen Industrie, und Markus Lips, Lips & Partner Business Engineering, stellten auf der Obility-Veranstaltung ihre Vorgehensweisen vor.
Dabei nahm sich Uli Jeusfeld der Frage an, wie Druckdienstleister ihre Digitalisierung vermarkten können. „Werdet in den sozialen Netzen sichtbar und macht euch im Netz für eure Kunden so interessant, dass sie von sich aus auf euch zukommen und bei euch bleiben.“ Die digitale Welt sei keine Option. Wichtig sei es, seine digitale Entwicklung konkret zu planen und sich dafür die erforderliche Zeit zu nehmen. „Es braucht eine Vision und eine Strategie“, betonte der Berater. Wer meine, erst sein Tagesgeschäft bewältigen zu müssen und sich erst danach – sofern noch Zeit bleibe – mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen zu können, sei auf dem Holzweg. Damit sprach Uli aus, was in einem Großteil der Druckbetriebe aktuell leider nach wie vor Realität sein dürfte.
Prozesse clustern
Markus Lips Ansatz zur Digitalisierung ist es alle Unternehmensbereiche mit einzubeziehen: „Bildet interdisziplinäre Projektteams. Clustert eure Prozesse in Management-Prozesse, Kernprozesse der Wertschöpfung und in unterstützende Prozesse. Definiert, welches die wichtigsten Prozesse sind, und entwickelt hier jeweils Soll-Prozesse.“ Sinnvoll ist es, diese grafisch zu dokumentieren und für sie Kennzahlen zu definieren, um den Erfolg später messen zu können. „Ein schlechter konventioneller Prozess ergibt einen schlechten digitalen Prozess, wenn er 1:1 umgesetzt wird“, schilderte Markus Lips aus seinen Erfahrungen.
Druck-Produktion vor Ort
Ein weiteres Highlight unseres Events war die „Obility Factory“. Hier präsentierte unser Consulting-Team im Rahmen einer Live-Demonstration mit mehreren vernetzten Arbeitsplätzen, wie ein mit Obility digitalisierter Prozess aussehen kann. Dabei wurde der Feedbackbogen für unsere Veranstaltung mit einer Digitaldruckmaschine live gedruckt und mit einem All-In-One-Multifinisher FKS/Duplo DocuCutter DC-618 weiterverarbeitet.
Alle Teilnehmer bekamen dabei die Gelegenheit, sich die umfassende Funktionalität der Obility-Plattform im Detail zeigen und erklären zu lassen – angefangen bei der automatischen Kalkulation und Angebotserstellung über die Auftragsverwaltung, Disposition und Plantafel bis hin zur elektronischen Auftragstasche, BDE, Lagersteuerung und Versand.
Die neuesten Entwicklungen von Obility haben Jens Reifenberger und Marcus Silber präsentiert. Zudem haben sie einen Überblick gegeben, welche Lösungen in den kommenden Monaten auf den Markt kommen werden, unter anderem ergänzende Software-Lösungen, die auf Basis individueller Kunden-Anforderungen entwickelt wurden.
So konnte sich unser Chefentwickler Werner Jung in diesem Jahr auf einen Blick in die Zukunft konzentrieren: „Der demografische Wandel wird den Mangel an IT-Experten im kommenden Jahrzehnt noch drastisch weiter verschärfen. Es wird zunehmend schwieriger werden, die erforderlichen IT-Ressourcen auf den Markt zu bekommen. Hier wollen wir euch und allen anderen Kunden zur Seite stehen. Das ist unsere Vision.“
Zum Abschluss der Veranstaltung gab es am Abend noch das traditionelle Networking-Dinner, das unsere Besucher auch in diesem Jahr gerne für den intensiven Informationsaustausch mit Kollegenbetrieben, den Beratern und den Experten von Obility nutzten.
Danke!
Nach Auswertung unserer Feedback-Fragebögen können wir uns zufrieden auch ein kleinwenig auf die Schulter klopfen und uns freuen, den Teilnehmern sinnvolle Denkweisen, Leitfäden und ein System mit an die Hand geben zu können, die ihre Unternehmen im digitalen Zeitalter überlebensfähig machen.
Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern, dass sie dabei gewesen sind und unser Treffen bereichert haben!
Ihr Obility-Team!
Möchten auch Sie beim nächsten Obility-Event dabei sein? Dann bleiben Sie auf dem Laufenden und tragen sich gleich zu unserem Newsletter ein.