Web to Print wird Print 4.0

Existenzsicherung in der Druckindustrie durch optimierte Prozesse mit Obility
Wie Druckbetriebe über optimierte Prozesse ihre Existenz sichern können

Web to Print ist zwar schon seit mehr als 15 Jahren bekannt, seine Bedeutung wird aber noch immer viel zu reduziert oder einseitig wahrgenommen. Web to Print ist mehr als “nur” ein Online-Print-Shop - es ist elementarer Bestandteil der Digitalisierung und somit ein wesentliches Element von Print 4.0.

Print 4.0 ist aktuell noch sehr techniklastig - aber es geht um viel mehr als nur um die reinen technischen Abläufe. Heute geht es darum, wie Druckbetriebe über die Optimierung aller Prozesse ihre Existenz sichern können, und die Digitalisierung ist dafür die Basis. So wie die Digitalisierung heute unsere gesamte Gesellschaft verändert, verändert Sie auch das Umfeld der druckenden Industrie, und jedes Unternehmen muss sich diesem Thema stellen und sich entsprechend anpassen.

Wie die Digitalisierung eine Branche zur Veränderung zwingt zeigt das Beispiel der Musikindustrie, sie hat einen enormen Wandel hinter sich: Was früher die Vinyl-Schallplatte war und dann über CDs und Downloads vermarktet wurde, findet sich heute im Rahmen von “Miet-Musik” als Stream auf das Smartphone wieder.

Die digitale Transformation erfasst alle Branchen. Mit den Themen “Mobilität”, “vernetzte Geräte”, “Services”, und “globaler Wettbewerb” muss sich daher auch die Druckbranche auseinandersetzen.

Sehen Sie hier die Folien des dazugehörigen Vortrags auf der Druck + Form 2016 an

Ein fundamentaler Wandel bei Ihren Kunden

Die digitale Transformation verändert das Fundament eines jeden Unternehmens. Betrachten wir das Beispiel von Agfa und Kodak: Die beiden Firmen haben sich aus der Fotoindustrie quasi komplett zurückgezogen. Und zurück in unsere Druckbranche: Wer hätte im Jahr 2000 gedacht, dass 24 Monate später ein Quereinsteiger (und damit ein “Nicht-Drucker“) eine Firma gründet, die heute die größte Druckerei in Deutschland ist?

Wir sind mittendrin in der Transformation. Das klassische Vertriebsgespräch findet zwar heute in der Branche immer noch statt - aber eine Sache stellen auch immer mehr Druckbetriebe fest: Weitaus weniger Kunden “als früher” rufen direkt an und lassen sich ein Druckprodukt kalkulieren. Ihre Kunden befinden sich mitten in einer gesellschaftlichen Transformation: Viele Menschen schauen heute kein klassisches Fernsehen mehr, sondern streamen sich ihr Programm zu jeder Zeit auf den Fernseher, das Tablet oder sogar das Smartphone.

Und solche Services werden auch von der Druckerei erwartet: On-Demand Mehrwerte und Services - online.

Digitalisierung in der Druckbranche - Kunden sind oft einen Schritt weiter als die Unternehmen

Warum sind heute die meisten Online-Drucker heute keine klassischen Drucker mehr? Warum übernehmen Quereinsteiger das Feld?

Prozesse und Veränderungen in der Druckbranche

Als der Bereich Web to Print für die klassischen Druckbetriebe nicht mehr ignoriert werden konnte, haben einige Betriebe einen Printshop ins Internet gestellt. Viele erfolgreiche Unternehmen haben ihre Mitarbeiter geschult, ins Online-Marketing investiert und sich eine Nische gesucht. Erfolg trat auch schnell ein. Und statt fünf großer Aufträge trudelten auf einmal 50 kleinere Aufträge ein – mit weniger Auflage, aber mit mehr Arbeit.

Die interne Erledigung der Aufträge bleibt aber oft auf “Steinzeit-Niveau”. Belege werden noch mit Hand erzeugt, es gibt noch die manuelle Auftragstasche und die Produktionsplanung erfolgt im besten Fall mit der Tabellenkalkulation. Wer aber ein profitables Online-Business betreiben will, muss industriell arbeiten - nicht mehr handwerklich. Das geht nur, wenn die Prozesse den neuen Gegebenheiten angepasst werden.

Was ermöglicht ein Online Printshop?

Früher gingen Sie als Kunde zur Druckerei, haben Ihr Druckprodukt besprochen, dieses wurde kalkuliert und Ihnen wurde (am besten noch über Word und Excel) ein Angebot gemacht. Dann kam es zum Auftrag und der Sachbearbeiter erfasste die Daten im ERP System und es konnte endlich gedruckt werden. Im Print Shop dagegen trägt der Kunde im Warenkorb seine selbst Daten ein - diese Erleichterung hat jeder Online-Drucker den anderen schon einmal voraus.

Das ist aber nur der Anfang - und zwar deshalb, weil die Daten über den Warenkorb auch standardisiert werden. Der Kunde muss Daten erfassen - und nur das, was Sie vorgeben, kann übermittelt werden. So erhalten Sie einen standardisierten Auftrag.

Die Standardisierung ist der erste Schritt zur Automatisierung.

Betrachten wir nun den Warenkorb: Ihr Kunde sagt, er möchte 400 Broschüren, 48 Seiten, Umschlag 170g matt, Innenteil 80 g, 4/4 farbig. Dann wird überprüft: Hat der Kunden schon die Auftragsdaten geliefert? Ja/Nein? Sind die Auftragsdaten komplett? Ja/Nein? Wenn alles in Ordnung ist, erledigt das System alle kaufmännischen Aufgaben selbständig (Auftragsbestätigung versenden, Jobticket erstellen, Material bestellen, Druckdaten in Vorstufe übertragen, Rechnung drucken etc.).

Vorteile der Standardisierung und Prozess-Automatisierung

Sogar die Nachfrage nach fehlenden oder fehlerhaften Druckdaten wird automatisch durch eine Erinnerung an den Kunden erledigt. Und nicht nur das: In der E-Mail ist ein Einmal-Link hinterlegt, den der Kunde anklickt und über den er seine Auftragsdaten direkt hochladen kann. Diese Daten werden automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet und ins System gespielt. Wenn der Kunde mehrfach nicht reagiert und der Liefertermin gefährdet ist, bekommt der Sachbearbeiter der Druckerei eine Benachrichtigung, dass er sich per Telefon noch einmal beim Kunden melden muss.

Ist genug Material da? Ist Platz im Lager da? Muss ein Regalfach reserviert werden?

All das weiß das System. Es erkennt auch, ob eine Bestellung aus mehreren Einzelpositionen besteht und kann diese jeweils dem richtigen Regalplatz zuweisen. Bei der letzten Position meldet das System dem Mitarbeiter, welche anderen Teile der Gesamt-Bestellung noch für den Versand zugefügt werden müssen. Automatisch werden natürlich Liefer-Etiketten gedruckt und ein Versand-Tracking erstellt mit Benachrichtigung an den Kunden.

Auch Vorlieferanten können im automatischen Prozess eingebunden werden, indem Sie automatisch die Bestellung und die Druckdaten per Mail erhalten, sobald das System erkennt, dass das bestellte Produkt nicht selbst produziert werden kann. Über eine Webplattform werden die Prozess-Status vom Vorlieferanten in das System übernommen und relevante Informationen an den Kunden versendet.

Das alles und noch viel mehr ist möglich, wenn ein Auftrag standardisiert im Unternehmen ankommt.

Wie lassen sich Kunden standardisieren?

Früher hatte eine Grafik-Agentur die Idee zu einem Druckprodukt und nach Abstimmung mit dem Kunden dafür endlos Druckereien angefragt, irgendwann entnervt aufgegeben oder zu entsprechenden Preisen eine Lösung präsentiert bekommen.

Heute läuft es anders: Gemeinsam mit seinem Kunden schaut der Grafiker im Web  welche Produkte es online gibt und zum Konzept sowie zum Budget passen, sucht ein Produkt aus und erstellt dafür das grafische Layout und bestellt online.

Und dann sind die Prozesse der Druckerei wieder standardisiert und automatisiert.

Erfolgsrezept Mehrwerte für die Kunden

Manche Kunden wollen lieber anrufen und die Daten “wie immer” an den Sachbearbeiter durchgeben. Jetzt liegt es an Ihnen: Sie müssen Ihren Kunden Mehrwerte bieten, warum er bei Ihnen trotzdem im Warenkorb bestellt: das sind z.B Leistungen wie Online-Gestaltung, Online-Kalkulation, Print-On-Demand aber auch 24/7 Service, ein verwaltbares Kundenkonto, Nachbestellfunktionen und Auftragsinformationen per Email oder SMS.

Die Online-Kalkulation ist ein typischer Mehrwert: Stoppen Sie einmal die Zeit vom ersten Anruf des Kunden bis zu einem endgültigen Angebot. Wenn er nach einigen Stunden ein Angebot per Mail bekommt, müssen Sie noch nachfassen und ggf. nachverhandeln. Bei Ihrer Konkurrenz (im Internet ist Ihre Konkurrenz immer um die Ecke) geht Ihr Kunde jetzt in den Webshop, konfiguriert und kalkuliert dort sein Produkt und erhält in Sekunden seinen Preis. Er kann seinen Auftrag abspeichern und einfach nachbestellen.

Und er kennt jederzeit den Status seines Auftrags und muss nicht mehr nachfassen.

Der digitalisierte (Geschäfts-) Kunde ist noch einen Schritt weiter

Wenn diese Abläufe zwischen Druckbetrieb und B2B Kunde funktionieren und regelmäßig stattfinden, stellt sich irgendwann die Frage, ob der Kunde überhaupt noch einen Warenkorb bedienen muss. Wenn die Bestellung im Firmen eigenen SAP sowieso erfasst wurde, kann sie als Auftrag direkt an das Druckerei-System übergeben werden.

Natürlich findet immer noch eine persönliche Kommunikation mit dem Kunden statt, aber dann geht es mehr um die Leistung und nicht mehr um den Auftrag an sich. Die Zusammenarbeit wird durch Standardisierung und Automatisierung intensiviert und auf ein neues Level der Kundenbindung gebracht.

Kosten senken trotz Preisdrucks

Es herrscht im Druckbereich ein unglaublicher Preisdruck. Das Internet macht die Sache natürlich nicht besser. Aber warum können Druckereien im Web solche Preise anbieten? Weil die internen Prozesse heute enorme Kosten einsparen. Die Gemeinkosten sinken - mit dem gleichen Personal konnten Sie früher 5 Aufträge am Tag bearbeiten, heute können Sie 50 Aufträge erledigen. Einer der größten Online-Printer sagt heute: Die Produktion von einem Visitenkarten-Auftrag kostet ihn (statistisch) 3 Sekunden manuelle Arbeit.

Die Optimierung der Prozesse ist der Schlüssel zur Senkung der internen Kosten. Dabei geht es um 2 Dinge:

  1. Das System soll viele Dinge selber erledigen - Sie sollen so wenig wie möglich selber händisch am Prozess beteiligt werden
  2. Unterschiedliche Workflows für unterschiedliche Arbeiten - nicht jeder ist immer am Prozess beteiligt, wenn er es nicht muss.

Das alles - und noch viel mehr ist möglich mit Obility. Gerne beraten wir Sie persönlich, wie Sie mit Ihrem Druckbetrieb die digitale Transformation erfolgreich bewältigen können, um in allen Abteilungen (auch in der FiBu / Mahnwesen) Ihren Druckbetrieb fit zu machen für das 21. Jahrhundert.

Wie geht es weiter?

Vereinbaren Sie gerne einen kostenlosen und unverbindlichen Termin mit unserem Team - gerne loten wir gemeinsam mit Ihnen aus, wie Sie Ihren Druckbetrieb fit machen für die Zukunft!

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