Visitenkarten-Online-Shop für überregional tätige Unternehmen

Der Schmerz der Mitarbeiter mit den Visitenkarten

 

Obwohl die sogenannten Digital Natives inzwischen die Berufswelt erobert haben, ist die gedruckte Visitenkarte immer noch eines der wichtigsten Formate in der Geschäftsausstattung. Das Format hat sich weltweit durchgesetzt und wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden. In Ländern wie Japan beispielsweise wird die Übergabe der gedruckten Visitenkarte zwischen Geschäftspartnern geradezu rituell zelebriert. Die Höflichkeit verlangt es, dass man die empfangene Visitenkarte erkennbar wertschätzt und sich dafür bedankt.

In der digitalen Welt werden zwar häufig Kontakte zunächst online geknüpft, über soziale Netzwerke wie LinkedIn und Xing. Trotzdem haben alle Mitarbeiter von Unternehmen, die auch nur gelegentlich Kontakte mit Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartnern pflegen, eine gedruckte Visitenkarte. Eine der ersten Maßnahmen im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter ist die Erstellung und die Übergabe der persönlichen Visitenkarte.

Abbildung 1: Mitarbeiter sollten das tun, was sie gut können. Es kostet jeden Mitarbeiter unnötig Nerven, Zeit und Geld, wenn der Prozess von Visitenkarten bestellen nicht bequem automatisiert ist.
Abbildung 1: Mitarbeiter sollten das tun, was sie können. Es kostet jeden Mitarbeiter unnötig Nerven, Zeit und Geld, wenn der Prozess von Visitenkarten bestellen nicht bequem automatisiert ist.

Der Schmerz der Mitarbeiter mit den Visitenkarten

Kürzlich erzählte mir eine Freundin aus Frankreich, die häufig auf Messen unterwegs ist, dass sie ihre Visitenkarten unter Zeitdruck mühsam selber zusammenstellen und bei einer Druckerei in der Stadt des nächsten Kongresses abholen musste. Sie ist Unternehmensberaterin und eigentlich ist ihre Zeit viel zu wertvoll, als dass sie sich mit der Erstellung von Visitenkarten herumschlagen sollte. Ganz abgesehen davon, dass sie keine ausgebildete Grafikerin ist und auch nicht über geeignete Werkzeuge verfügt, um professionelle, CI-konforme Visitenkarten zu erstellen.

Abbildung 2: Sorry, ich habe heute leider keine Visitenkarten für dich. Mit einem firmeneigenen Shop System wäre das nicht passiert.
Abbildung 2: Sorry, ich habe heute leider keine Visitenkarten für dich. Mit einem firmeneigenen Shop System wäre das nicht passiert.

Aber was sollte sie tun, klagte sie, die Marketing-Verantwortliche war länger krank, die Mitarbeiterin, die sie ersatzweise beauftragt hatte, hatte den Auftrag vergessen. Und so stand sie drei Tage vor der nächsten Messe ohne Visitenkarten da.

Weil sie sich so geärgert hatte, beklagte sie sich bei Kollegen. Doch statt verständnisvolles Mitleid bekam sie nur zu hören, dass es den Kollegen auch nicht besser geht. Denn selbst wenn die verantwortliche Mitarbeiterin nicht krank ist, gibt es immer ein Problem und eine Ausrede (Agentur überarbeitet das Logo, Lieferanten-Problem, unzufrieden mit der letzten Druckerei, etc.), warum sie die Visitenkarten für das Team nicht rechtzeitig besorgen konnte.

Kurz: ein Desaster für jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter effizient arbeiten sollen und sich stattdessen mit unnötigem Kleinkram rumschlagen. So vergeudet man nicht nur die Zeit hochqualifizierter Mitarbeiter sondern frustriert sie. Das ist keine Lappalie, sondern erfolgskritisch, in einer Zeit, in der viele Unternehmen um die Gunst von gut ausgebildeten Fachkräften buhlen.

Dabei könnte es so einfach sein.

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Gründe für den firmeneigenen Shop um Visitenkarten automatisiert zu Drucken

Mit einem eigenen Online-Shop für die Visitenkarten der Mitarbeiter können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, für eine hohe Qualität sorgen. Mit einem System, das weltweit zugänglich ist und mit akkreditierten Lieferanten auch rund um den Globus CI-konforme und einheitliche Ergebnisse erzielt, machen Unternehmen ihre Mitarbeiter glücklich.

Die Digitalisierung von Druckdaten ist mittlerweile so standardisiert und convenient, dass Mitarbeiter auch ohne Schulung ein Online-Shop System bedienen können, um ihre eigenen Visitenkarten nach zu bestellen und in einer lokalen Druckerei drucken zu lassen.

Abbildung 3: Visitenkarten im unternehmenseigenen Shop selber bestellen, ortsunabhängig und kurzfristig, entlastet die Mitarbeiter und spart Kosten
Abbildung 3: Visitenkarten im unternehmenseigenen Shop selber bestellen, ortsunabhängig und kurzfristig, entlastet die Mitarbeiter und spart Kosten

Das Web-to-Print System von Obility stellt dafür einen Formular-basierten Editor zur Verfügung. Der Mitarbeiter pflegt dabei nur noch seine persönlichen Daten ein, alles andere ist bereits im System. Die Mitarbeiter brauchen keine grafischen Kenntnisse oder Werkzeuge. Die CI Regeln werden vom Kunden im System konfiguriert und kann jederzeit aktualisiert werden, zum Beispiel wenn sich ein Logo verjüngt.

Abbildung 4: Mit dem Formularbasierten Editor kann nichts schiefgehen. Mitarbeiter bestellen ihre Visitenkarten ganz einfach ohne Schulung im Vorkonfigurierten Shop-System im Intranet.
Abbildung 4: Mit dem Formularbasierten Editor kann nichts schiefgehen. Mitarbeiter bestellen ihre Visitenkarten ganz einfach ohne Schulung im Vorkonfigurierten Shop-System im Intranet.

Auch kurzfristig benötigte Visitenkarten können so noch rechtzeitig und ortsunabhängig bestellt, gedruckt und geliefert werden. Auch mehrere Lieferanten können akkreditiert und per Schnittstelle an das System angebunden werden, so dass diese Aufträge direkt ohne manuelle Arbeit drucken können.

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Die Vorteile eines firmeneigenen Web-to-Print Systems im Überblick

  • Autonomie der Mitarbeiter mit eigenem Login
  • Einfache Bedienbarkeit mit intuitivem Formular-Editor und Single-Sign-On
  • Zeitersparnis durch vollständige Automatisierung
  • Kosteneffizienz durch Prozess-Optimierung (Verwaltung von Kostenstellen, Budgetfreigaben, u.v.m.)
  • Hohe Qualität durch vorkonfiguriertes System und mehrstufige Freigabe-Regeln
  • Weltweit gleichbleibende Qualität durch hinterlegte CI-Regeln
  • Standard-Schnittstellen zu mehreren Lieferanten für Drucksachen weltweit
  • Schnittstellen zu internen Systemen, z.B. Übernahme von branchentypischen Dateiformaten, wie z.B. Indesign ®, ERP-Systemen
  • Datensicherheit: Installation im Intranet, auf unternehmenseigenen Servern
  • Erweiterbares System auf grafische Drucksachen und Werbemittel
  • Schnell startklar: in wenigen Wochen einsatzfähiges Standard-System, das „nur noch“ konfiguriert werden muss.

Eines der wichtigsten Entscheidungskriterien von überregional tätigen Unternehmen für einen eigenen Shop ist, die peinlichen Momente bei internationalen Meetings zu vermeiden, wenn die Mitarbeiter aus Deutschland, aus Asien und den USA völlig unterschiedliche Visitenkarten verteilen. Ein Logo steht rechts, das andere mittig und der dritte Kollege hat die Hausschrift nicht beachtet. Professionell ist anders.

Das Obility-System ist nicht nur für Visitenkarten geeignet. Auch Werbematerialien und Druckprodukte (Flyer, Broschüren, Briefpapier usw.) können 24/7 bestellt werden. Unternehmen, die trotz aller Digitalisierung noch viel mit klassischen Print-Produkten arbeiten, sparen Zeit und Kosten, wenn sie die Druckproduktion und die damit verbunden Prozesse inhouse automatisieren.

Abbildung 5: Automatisierter Einkauf mit Print-Procurement von Obility: Einfach Aufträge sammeln pro Region, freigeben über Regeln, an regionale Lieferanten versenden.
Abbildung 5: Automatisierter Einkauf mit Print-Procurement von Obility: Einfach Aufträge sammeln pro Region, freigeben über Regeln, an regionale Lieferanten versenden.

Für welche Unternehmen lohnt sich die Investition in einen firmeninternen Online-Shop?

  1. Unternehmen, die einen regelmäßigen, wiederholten Bedarf an CI-konformen Drucksachen haben,
  2. Unternehmen mit dezentraler Firmenstruktur um festgelegte Prozesse und Strukturen zu etablieren (z.B. Mitarbeiter im Außendienst, Filialen an unterschiedlichen Standorten, Merchandising-Shops).
  3. Mittlere und große Unternehmen, die Standard-Prozesse automatisieren wollen um Kosten zu sparen und Mitarbeiter von lästigen, sich wiederholenden Arbeiten entlasten wollen (Industrie 4.0, Print 4.0).

Mehr zum Thema firmeneigene Visitenkarten-Shops oder Intranet-Shop-Systeme für grafische, CI-kritische Drucksachen:

"Der Visitenkarten-Shop von Obility im Einsatz bei einem Global Player der Logistik Branche"

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