Prozessautomatisierung für Druckereien: Worauf Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung achten sollten

Komplexität reduzieren, analysieren, visualisieren

Wie können Druckereien bei sinkenden Auflagen und häufigen Formatwechseln in Zukunft noch wettbewerbsfähig bleiben? Wie gelingt dem kleinen und mittelständischen Druckbetrieb ein profitables Jahresergebnis? Nicht nur der Fachverband Druck- und Papiertechnik innerhalb des VDMA mit seinem Projekt „Print 4.0“ ist überzeugt, dass intelligent vernetzte Prozesse entscheidend für den Erfolg sein werden.

Um jetzt den Weg der Prozess-Automatisierung einzuschlagen, ist es hilfreich, aus den Erfahrungen der „early adopter“ zu lernen. Es gibt schon viele Unternehmen der druckenden Industrie, die mit Hilfe unterschiedlicher Systeme ihre Produktions-Prozesse automatisiert haben. Von diesen Erkenntnissen profitieren Druckereien, die noch am Anfang stehen. Was ist wichtig, wie sollte man vorgehen bei der Implementierung von Prozess-Automatisierung in Druckereien?

Automatisierung schrittweise einführen

Wir empfehlen unseren Kunden, ihr Workflow-Konzept schrittweise zu automatisieren. Es ist hilfreich, zunächst eine Problemstelle in der Produktion zu identifizieren, die einfach automatisierbar ist, daraus zu lernen und dann den nächsten Schritt, den nächsten Ablauf in Angriff zu nehmen. Ein Schritt nach dem anderen.

Abbildung 1: Eine Prozessautomatisierungslösung in der druckenden Industrie sollte schrittweise eingeführt werden.

Abbildung 1: Eine Prozessautomatisierungslösung in der druckenden Industrie sollte schrittweise eingeführt werden.

Nach den ersten erfolgreichen Automatisierungsschritten werden die Effekte wie Zeit-, Ressourcen- und Kosteneinsparungen messbar. Diese positiven Ergebnisse sind für die Druckereien dann häufig der Anlass, weitere, auch  komplexere Workflow-Prozesse anzugehen.

Komplexität reduzieren, analysieren, visualisieren

Komplexe Automatisierungsprojekte können auf mehreren Ebenen vereinfacht werden. Wie dargestellt, ist die schrittweise Implementierung ein Weg, mit dem Druckbetriebe gute Erfahrungen bei der Prozessoptimierung gemacht haben.

Eine sorgfältige Planung ist das zweite wichtige Erfolgskriterium. Die Automatisierung der Prozesse ist eine überlebenswichtige Investition für Druckereien und sollte deshalb von Personen mit Schlüsselfunktionen im Betrieb verstanden, geplant und bei der Einführung begleitet werden. Weil digitale Technologien nach und nach in fast alle Unternehmensteile einwirken, ist es wichtig, die Zusammenhänge zu verstehen und weitere Optionen zur Prozessoptimierung bereits bei der Planung zu kennen.

Auch wenn nicht sofort alle Abläufe automatisiert werden, ist die Entscheidung für eine MIS/ERP- und Prozessautomatisierungs-Software davon abhängig, ob spätere Erweiterungen im System abgebildet werden können. Wenn Systeme zu früh an ihre Grenzen stoßen, kann die Druckerei im schlimmsten Fall auf doppelten Investitionskosten sitzen bleiben, weil erweiterte Prozessoptimierungen im gekauften System nicht umsetzbar, aber zukünftig unumgänglich sind.

Abbildung 2: Mit der Analyse und Planung beginnt die Automatisierung der Prozesse in der Druckerei.

Abbildung 2: Mit der Analyse und Planung beginnt die Automatisierung der Prozesse in der Druckerei.

Deshalb sind die Inhaber von langfristig orientierten Druckereien gut beraten, im Markt für MIS/ERP und Automatisierungslösungen  nach Anbietern  zu suchen, die eine schrittweise Umstellung erlauben, die Erweiterungen ermöglichen, die erst in einigen Jahren wirklich notwendig sein werden. Sowohl eine starke Palette von standardisierten Modulen als auch individuelle Workflows sollten vom idealen System abgebildet werden können. Standards versprechen einen scharf kalkulierten Preis, individuelle Erweiterungen sichern die Zukunftsfähigkeit des Systems auf viele Jahre hinaus. Die Druckereien sollten auch darauf achten, dass der geeignete Anbieter fachliches Knowhow mitbringt, damit die Kosten die aufgewendete Zeit für die Umstellung im eigenen Unternehmen minimiert werden. Der Implementierungspartner begleitet den Kunden optimaler Weise in

  • der Workflowberatung,
  • der Workflowplanung und
  • der Workflowarchitektur.

Druckereien erkennen professionelle Anbieter mit branchenspezifischem Knowhow in Web-to-Print am besten im direkten Dialog, bei der Online-Vorführung der Automatisierungslösung und an der Anzahl und Qualität der Referenzen aus der Branche.

Den Mitarbeitern die Angst vor der Automatisierung nehmen

Der dritte Erfolgsfaktor bei der Einführung von Prozessautomatisierung ist die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter. Denn vielfältig herrscht die Angst, dass der eigene Arbeitsplatz gefährdet sein könnte. In den vergangenen Jahren haben Mittelständler teilweise versäumt, die Ziele und Vorteile von Prozessautomatisierung klar zu kommunizieren.

Denn für die Arbeitnehmer bringt die Automatisierung Erleichterungen im Job mit sich. Der einzelne Mitarbeiter muss sich nicht mehr so lange mit zeitraubenden, langweiligen und immer wiederholenden Tätigkeiten rumschlagen. Die Digitalisierung im Dokumentenmanagement beispielsweise.  Sie spart erstens Zeit bei der unproduktiven Suche nach Information und Wissen. Sie vermeidet außerdem Fehler, die durch Unachtsamkeit entstehen können und führt damit zu besseren Ergebnissen.

Ein wichtiger Aspekt im Change-Management bei der Automatisierung der Prozesse ist auch, den Mitarbeitern zu verdeutlichen, dass sie bei der Optimierung eine erfolgskritische Rolle spielen. Die operativen Mitarbeiter kennen Ihre Produktionsumgebung, (z. B. Kalkulation, Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Logistik) besser, als jeder andere, sie kennen die Details, die Herausforderungen, die Abläufe in der Praxis. Sie wissen, welcher Prozess zu lange dauert, manuell zu fehleranfällig ist und deshalb so bald wie möglich verbessert werden sollte. Ohne diese Mitarbeiter in den Change-Prozess einzubeziehen, ihr Wissen in die Automatisierung einfließen zu lassen, wird es nicht gelingen, einen Druckereibetrieb nachhaltig auf das Zeitalter von Print 4.0 umzustellen. Im Ergebnis werden die Mitarbeiter selbst damit belohnt, mehr Zeit für wirklich produktive und umsatzbringende Aufgaben zu haben. Sie sehen dadurch auch mehr Sinn in der eigenen Aufgabe und sind motivierter am Werk.

Abbildung 3: Endlich mehr Zeit für die umsatzbringenden Aufgaben und bequemer arbeiten. Mitarbeiter in der druckenden Industrie profitieren von der Prozessautomatisierung.

Abbildung 3: Endlich mehr Zeit für die umsatzbringenden Aufgaben und bequemer arbeiten. Mitarbeiter in der druckenden Industrie profitieren von der Prozessautomatisierung.

Auch kleine Druckerei Betriebe profitieren von der Prozessautomatisierung

Mit der Automatisierung von Prozessen werden auch kleine Betriebe wettbewerbsfähiger. Die Maschinen und die Software übernehmen Abläufe, die den Durchsatz erhöhen. Das ermöglicht Skalierung ohne Mehrarbeit. Druckaufträge können schneller und  genauer kalkuliert werden, der Kunde bekommt schneller ein Angebot und der Umsatz wird schneller realisiert. Die Vorteile sind für kleine Betriebe genauso wichtig im Wettbewerb zu bleiben und sich gegen die Größeren zu behaupten.

Kleine Betriebe profitieren zum Beispiel von standardisierten Workflow-Modulen mit vorkonfigurierten Arbeitsschritten, die gewissermaßen das gesamte Branchenwissen in sich vereinen. Im Obility- System ist die Reihenfolge der Module veränderbar, so kann das Gesamtsystem auf den individuellen Bedarf und der Druckerei kostengünstig angepasst werden. Im Ergebnis werden Einkaufsprozesse vereinfacht, Preiskalkulationen, auch mit Partner-Druckereien werden schneller erstellt, die Aufträge können regelbasiert automatisiert vergeben werden.

Ein flexibles System für die Automatisierung der Druck-Produktion: Parallelverarbeitung unterschiedlicher Workflows

Sobald die erste Stufe der Prozessautomatisierung genommen ist, können weitere Prozesse analysiert und digitalisiert werden. Damit ist es möglich, dass auch völlig unterschiedliche Abläufe gleichzeitig ausgeführt werden, genauso, wie es die Aufträge erfordern.

Abbildung 4: Die Angebotskalkulation in einer Druckerei gehört zu den Prozessen, die nach der Automatisierung messbar zu den Kosteneinsparungen beitragen.

Abbildung 4: Die Angebotskalkulation in einer Druckerei gehört zu den Prozessen, die nach der Automatisierung messbar zu den Kosteneinsparungen beitragen.

Während manuell durchgeführte Arbeiten, dann effizienter erledigt wurden, wenn sie in der Stapelverarbeitung durchliefen, ist es nach der Digitalisierung unerheblich, ob der Mensch schneller arbeitet, wenn er 20-mal hintereinander dasselbe tut. Zum Beispiel wartet eine kleine Druckerei oft ein paar Tage, um dann gesammelt mehrere Rechnungen zu schreiben. Dabei bleibt die Rechnungsstellung teilweise zu lange liegen, Umsätze könnten schneller realisiert werden, wenn die Rechnung direkt nach Auftragsabwicklung geschrieben würde. Genau solche Kostenoptimierungen liefert die Automatisierung. Alle Prozesse erfolgen sofort, ohne dass es zu Zeitverzögerung durch das manuelle Arbeiten eines Menschen kommt. Die Prozesse werden gleichzeitig abgearbeitet, während eine Rechnung erstellt wird, kann gleichzeitig ein Beschaffungsprozess ablaufen, ein Opos-Abgleich bei der Bank erfolgen und Druckdaten vom Kunden geprüft werden.

Durch die Automatisierung von Prozessen wird es für Druckereien genau so lohnenswert, viele kleine Aufträge abzuwickeln, wie wenige große, weil der personelle Aufwand drastisch reduziert wird. So kann also auch eine kleine Druckerei, mit einem kleinen Mitarbeiter-Team, viele Aufträge punktgenau kalkulieren, schnell annehmen und abwickeln. Prozessautomatisierung sichert den Umsatz und das Überleben in einem Markt mit hohem Wettbewerbsdruck.

In der Theorie wäre die einfachste Lösung für eine Druckerei,  ein Workflow-System zu integrieren, das alle Aufgaben erledigt, beginnend mit der Druckvorstufe über die kaufmännischen Prozesse wie die Rechnungstellung und der Datenübergabe an externe Systeme. In der Praxis stehen die Druckereien aber vor der Herausforderung, dass es verschiedene Insellösungen gibt. Jeder Workflow, vom Dateneingang über mehrere Drucksysteme bis zur Datenverarbeitung, folgt unternehmensspezifischen Regeln und ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Deshalb muss eine geeignete Automatisierungslösung die bereits vorhandenen Insellösungen berücksichtigen und miteinander vernetzen.

Abbildung 5: Die Prozessautomatisierungslösung in der Druckerei muss auch an die bereits vorhanden Systeme über Schnittstellen angebunden werden können.

Abbildung 5: Die Prozessautomatisierungslösung in der Druckerei muss auch an die bereits vorhanden Systeme über Schnittstellen angebunden werden können.

Für Unternehmen der druckenden Industrie, die in absehbarer Zeit vor der Entscheidung stehen, ihre Prozesse zu automatisieren sollten also darauf achten, dass die individuellen Workflows von der Automatisierungssoftware abgebildet werden können und dass die Anbindung der bestehenden Systeme, inhouse und extern, über Schnittstellen erfolgen kann.

Die Bedeutung von Schnittstellen für die Auswahl einer Prozessautomatisierungslösung

Die Softwarelösungen für die Prozessautomatisierung in der druckenden Industrie können über standardisierte Schnittstellen, z.B. die OCI-Schnittstelle für elektronische Kataloge angebunden werden, über API , REST oder die Anbieter entwickeln für den Kunden individuelle Schnittstellen, zum Beispiel über einen einfachen Datenimport/-export.

Wichtig ist, dass die Schnittstellen die bidirektionale Datenübergabe erlauben. In der einen Richtung müssen Daten übernommen werden, in der anderen Richtung müssen Daten an interne oder externe Systeme übergeben werden. Für alle diese Systeme muss die Prozessautomatisierung geeignete Schnittstellen anbieten.

Schnittstellen zu internen Systemen braucht eine Druckerei beispielsweise zur Finanzbuchhaltung. Damit können mehrere Prozesse automatisiert werden: es werden nicht nur die Rechnungen automatisiert übergeben sondern es erfolgt im Workflow auch automatisch ein Opos Ausgleich bei der Anbindung an ein Online-Banking System und es können automatisierte Mahnungen erstellt werden, abhängig vom Ergebnis des Opos-Checks bei der Bank.

Die Abbildung und Automatisierung der kaufmännischen Abwicklung von der Bestellung bis zur Zahlung ist eine Stärke von Obility. Schon sehr früh hat Obility erkannt, dass hier großes Optimierungspotenzial mit der Digitalisierung realisierbar wird. Die Automatisierungslösung hebt sich an dieser Stelle vom Wettbewerb ab und wird von vielen Kunden bei der Optimierung ihrer Prozesse im Zusammenhang mit Print 4.0 als entscheidendes Kriterium angesehen.

Außerdem ist der Prepress-Workflow zu beachten, auch hier braucht die Druckerei Schnittstellen, die beispielsweise  Auftragsdaten übergeben, um die Daten automatisiert zu prüfen und das Ergebnis daraus in den Prozess zurück spielen um Folgeprozesse auszulösen.

Ein großer nicht zu vernachlässigender Bereich sind Schnittstellen zu Kundensystemen. Denn mit der Möglichkeit sich direkt mit dem Kunden zu vernetzen schafft man eine hohe Kundenbindung. Um bei Großaufträgen von Konzernen als Anbieter zugelassen zu werden, muss die Druckerei ihre Systeme zum Beispiel an ein Kunden-SAP anbinden. Für die Auswahl einer geeigneten Prozess-Automatisierung sollte die Druckerei mit dem Anbieter der Software klären, ob eine entsprechende SAP-Schnittstelle oder auch andere E-Procurmement Systeme implementiert werden können. Es gibt aber auch noch weitere Vernetzungsmöglichkeiten mit Kunden, z.B. Single-Sign-On, die Druckerei bietet im Intranet des Kunden eine Bestellfunktion an oder z.B. der Einsatz eines PIM im Bereich Database-Publishing.

An dieser Stelle wird deutlich, dass die Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von Prozessen in der Druckerei auch auf die Kunden der druckenden Industrie übertragen werden. Auch sie profitieren von den automatisierten Prozessen und der nahtlosen, bidirektionalen Datenübergabe in Echtzeit. Neben den positiven Kosteneffekten entsteht auch mehr Transparenz für die Kunden der Druckerei.

Gerne helfen wir Ihnen weiter!


Jetzt unverbindlich Kontakt aufnehmen