Der Prozess macht den Unterschied

Wie die zunehmende Digitalisierung ein Umdenken erfordert

Heutzutage gibt es fast nichts, was man nicht im Internet kaufen kann: Ist man früher noch zur Druckerei um die Ecke gegangen, um sich dort seine Einladungskarten, Kopien oder Poster drucken zu lassen, geschieht dieser Vorgang schon seit einigen Jahren einfach über das Internet. Kein Wunder also, dass es die lokalen Druckereien schwer haben noch im Wettbewerb mitzuhalten.

Dieser Artikel ist ursprünglich im Druckspiegel 2/2015 erschienen und hier zum Download erhältlich.

Ohne eine Multichannel Strategie mit integriertem Webshop ist es nahezu unmöglich, langfristig zu bestehen. Doch auch die Multichannel Strategie führt mittlerweile nicht mehr zu dem gewünschten Erfolg, der sich noch vor ein paar Jahren einstellte. Grund sind die reinen Internet Druckereien, die ihr Angebot oft viel günstiger für den Kunden anbieten. Denn diese profitieren von der Economy of Scale Strategie, sprich von Skaleneffekten, hervorgerufen durch eine hohe Produktionsauflage, die insgesamt die Stückkosten überproportional sinken lässt.

Dadurch können diese Anbieter ihre Druckerzeugnisse besonders günstig anbieten.
 Auch wenn für die klassischen Druckereien vor allem die Qualität im Vordergrund steht und sie sich damit von den Internet Wettbewerbern abheben. Für den Kunden zählen oftmals letztlich doch die günstigsten Konditionen, von großen qualitativen Unterschieden bemerkt er gar nichts. Mit Differenzierungs- oder Nischenstrategien allein können Druckereien heutzutage nicht mehr dauerhaft erfolgreich sein. Woran liegt das?

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Digitalisierung der Gesellschaft

Unsere Gesellschaft befindet sich in einem umfassenden Transformationsprozess. Fast alle Lebensbereiche werden digitalisiert aufgrund von innovativen Technologien, die immer schneller entstehen und uns alles per Smartphone oder Computer steuern, bestellen und umsetzen lassen. Für die Kunden ist es wichtig, dass sie jederzeit ihre Ansprüche erfüllt bekommen können, dies soll aber auch relativ zügig geschehen und ohne großen Aufwand für sie verbunden sein.

Denn wir leben in einer Zeit, in der sich jeder über Zeitmangel und Stress beklagt, keiner hat mehr Zeit sich großartig mit Bestellvorgängen und -Prozessen auseinanderzusetzen. Dem Kunden muss es so leicht wie möglich gemacht werden, das zu bekommen, was er sich wünscht und das zu einem günstigen Preis.
Was muss also passieren, damit die klassischen Druckereien mit ihren Onlineshops zum einen qualitativ hochwertige Ware, zum anderen aber auch günstige Konditionen und Zeitersparnis für den Kunden liefern können?

Denken in Prozessen

Der Schlüssel zum Erfolg lautet: Digitalisierung von Prozessen. Die Unternehmer müssen anfangen, in Prozessen zu denken und sich von der Digitalisierung ihrer Wettbewerber etwas abzuschauen. Standardisierte Produkte und Vorgänge, Vereinfachung und Automatisierung der klassischen Prozesse werden zu langfristigem Erfolg verhelfen. Dies muss für die ganze Produktion gelten, von der Bestellung bis zur Reklamation und sogar darüber hinaus.

Denn nur durch eine Digitalisierung der Prozesse können der manuelle Aufwand der Druckereibetriebe verringert, die Durchlaufzeiten verkürzt und die Kosten gesenkt werden. Gleichzeitig ermöglicht die Digitalisierung von Prozessen auch ein noch flexibleres Eingehen und Reagieren auf Kundenanforderungen.
Doch was genau bedeutet nun eigentlich Digitalisierung in diesem Sinne?

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Neue Technologien und Standardisierungen sorgen für Flexibilität

Wichtige Faktoren, um Prozesse zu digitalisieren sind zum einen eine standortunabhängige IT in „der Cloud“, die jederzeit von jedem Mitarbeiter und von jedem Gerät aus abrufbar ist. Genauso wichtig ist die Web Programmierung, Software, die über den Internet Browser programmiert werden kann, zeichnet sich durch eine enorme Flexibilität aus. Denn nur so lassen sich Programme schnell und ohne großen Aufwand an neue Anforderungen, mit denen sich Unternehmer oft konfrontiert sehen, anpassen. Hierzu zählt auch die App-Programmierung für mobile Geräte, die in unserer heutigen Zeit immer wichtiger wird.

Ein weiterer Bestandteil der Digitalisierung ist die Vernetzung von verschiedenen Systemen miteinander. Die Vernetzung ermöglicht es, dass unterschiedliche Systeme miteinander agieren können, was vor allem durch offene Schnittstellen ermöglicht wird. Durch eine derartige Vernetzung können viele Prozesse erleichtert und beschleunigt werden.

Nicht zuletzt wird das „Internet der Dinge“ immer wichtiger. Dies bedeutet, dass kleine Sensoren, Mini Computer oder Sender, die in verschiedensten Dingen integriert sind, Aktionen von alleine ausführen. So kennen wir z.B. mittlerweile „intelligente Häuser“, die durch GPS, W-LAN und andere Sensoren erkennen, wann der Hausherr nachhause kommt und automatisch das Licht und die Heizung einschalten. Auch diese Funktion ist bei der Digitalisierung von Prozessen von enormer Bedeutung, wenn wir z.B. an Maschinen denken, die von alleine funktionieren und arbeiten und dadurch Zeit und Personalkosten einsparen.

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Ganzheitliches Umdenken - auch auf personeller Ebene

Neue Technologien und Standardisierung sind also Voraussetzungen, um die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen zu ermöglichen. Doch nicht nur die Maschinen und Technologien müssen berücksichtig werden, auch die Arbeitsweise der Mitarbeiter, die Zusammenarbeit und die Aufgabenstellungen in den Prozessen müssen überdacht werden.

Die Digitalisierung der Prozesse ist ein großer Eingriff in die vorherigen Abläufe und es gilt vor allem, die Mitarbeiter mit neuem Know-How zu schulen, ihnen Ängste bezüglich der Wegrationalisierung oder Veränderung ihres Arbeitsplatzes zu nehmen und eine völlig neue Art der Zusammenarbeit gemeinsam zu erarbeiten.

Denn dadurch, dass das System die wichtigen Schritte automatisch übernimmt, ändern sich für die Mitarbeiter ihre Arbeitsaufgaben und auch die -Plätze. Gleichzeitig ermöglicht diese neue Form der Arbeit, dass auch von unterwegs oder aus dem Home-Office gearbeitet werden kann, Zeit gespart und Überstunden gekürzt werden können.

Wer sich einen guten Plan zurechtlegt und alle Mitarbeiter von Anfang an in die neue Form der Arbeit und die Digitalisierung der Prozesse integriert, wird am Ende erfolgreich in der digitalen Gesellschaft bestehen und dem Kunden genau das bieten können, was er verlangt.

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