So digitalisieren und automatisieren Druckereien ihre betrieblichen Abläufe mit Print 4.0

Digitalisierung und Automatisierung von Druckereien mit Print 4.0

Der Druck auf die Margen drängt grafische Betriebe zur Verbesserung ihrer Effizienz, um mit gleichen Kosten mehr zu leisten oder um für gleichen Output weniger Kosten zu verursachen.

Um das zu erreichen, steckt in der betrieblichen, insbesondere der kaufmännischen Abwicklung enormes Potential. Während in den vergangenen Jahren die Maschinentechnik ständig optimiert wurde, setzt man nämlich in der Verwaltung viel zu oft noch auf grafische MIS Systeme aus dem vergangenen Jahrtausend.

Dabei ist das größte Manko die hohe Anzahl an manuellen Eingriffen. Viel zu oft und an viel zu vielen Stellen müssen Mitarbeiter eingreifen, damit die Aufgaben erledigt werden können. Und zusätzlich wird der Ablauf durch Koordinations- und Informationsaufgaben gebremst. Die Folge sind erhöhte Prozesskosten in der Verwaltung. Diese schlagen sich in den auftragsbezogenen Gemeinkosten nieder und erhöhen die Grenzkosten. Es bleibt also weniger Marge übrig.

Ein modernes grafisches SMART MIS System kann die kaufmännischen Prozesse erheblich verbessern und zu einer Senkung der Kosten pro Auftrag dienen.

Aber wie funktioniert das genau? Und welche Mittel werden benötigt? Hier erklären wir, wie die betrieblichen Prozesse reibungsloser und effizienter gestaltet werden:

1. Prozesse

Die Automatisierungstechnik unterscheidet zwischen Betriebsprozess, Verbundprozesse, Einzelprozesse und Elementarprozesse in hierarchischer Struktur. Im Falle der betriebswirtschaftlichen Betrachtungsweise ist die kaufmännische Abwicklung ein Betriebsprozess. Die Materialwirtschaft, das Auftragswesen, die Produktionsplanung, die Logistik usw. sind die einzelnen Verbundprozesse. Die Einzelprozesse wiederum sind die Tätigkeiten wie

  • Bestellung erfassen,
  • Kalkulation erstellen,
  • Angebot erfassen,
  • Auftrag generieren,
  • Lieferschein erzeugen usw.

Die Elementarprozesse sind die einzelnen Tätigkeiten, die für die Einzelprozesse notwendig sind, z.B. benötigte Bestelldaten ermitteln, Bestellung freigeben, Beleg drucken, Beleg versenden usw.

Betriebsprozess kaufmännische Abwicklung

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2. Prozesskette

Eine Prozesskette ist die Aneinander-Reihung von Einzelprozessen, die nacheinander oder parallel ablaufen. In der Prozess-Hierarchie besteht jeder übergeordnete Prozess aus einer Prozesskette der zugeordneten Unterprozesse.

Eine Prozesskette ist die Aneinander-Reihung von Einzelprozessen.

3. Prozess-Status

Der Prozess-Status beschreibt den Zustand eines Prozesses, wobei es folgende Möglichkeiten gibt

  • noch nicht gestartet,
  • in Bearbeitung
  • erledigt

Handelt es sich um einen Verbundprozess, so ist der Zustand so lange nicht gestartet, solange kein Einzelprozess gestartet ist. Danach ist der Zustand so lange in Bearbeitung bis alle Einzelprozesse erledigt sind.

Der Prozess-Status beschreibt den Zustand eines Prozesses.

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4. Automatische Dienste

Prozesse, die von einem System und nicht von einem Menschen ausgeführt werden, erfolgen automatisch. Ein modernes ERP II System kann selbstständig Termine überwachen, kann automatisch Belege erzeugen und versenden, kann Daten übermitteln oder entgegennehmen, Auswertungen erstellen und so weiter.

Viele Prozesse können vom System automatisiert erfolgen.

5. Workflow-Knoten

Ein Workflow-Knoten ist in einer Prozess-Kette der Zeitpunkt bei dem entschieden wird welcher Nachfolgeprozess eintreten soll, wenn im Prozess ein bestimmter Zustand erreicht ist und gleichzeitig bestimmte Ergebnisse erzielt wurden. Beispielsweise kann im Workflow der Prozess-Status „Bestandsprüfung erfolgt“ erreicht sein. Lautet das Ergebnis nun, „Mindestlagerbestand erreicht“, wird die Entscheidung zum Folgeprozess „Bestellung erfassen“ getroffen. Wenn der Mindestbestand nicht erreicht ist, wird die Entscheidung zum Folgeprozess „Produktionsauftrag erfassen“ getroffen. In der Prozess-Planung kann als entscheidende Instanz ein Mitarbeiter definiert sein. Wenn die möglichen Ergebnisse jedoch vorhergesehen werden können, können Bedingungen festgelegt werden, die dem System die automatische Entscheidung überlassen. Gibt es also nur die Möglichkeit „Mindestbestellmenge erreicht“ oder nicht erreicht, dann kann das System automatisch eine Bestellung bzw. einen Produktionsauftrag erstellen.

Workflow-Knoten mit Bedingung

Automatisierung mit einem SMART MIS System

Wie funktioniert also nun die kaufmännische Automatisierung. Basis der Automatisierung ist zunächst die Prozess-Analyse und die Prozess-Planung. Darauf aufbauend arbeitet ein SMART MIS System belegorientiert. Im SMART MIS ist die Erfassung eines Beleges ein Einzelprozess. Der Prozess Materialwirtschaft reiht die Teilprozesse Anfrage, Lieferantenangebot, Bestellung, Wareneingang aneinander – jeder Prozess hat als Ergebnis einen Beleg. Der Status eines Beleges sagt aus, inwieweit die Elementarprozesse erledigt sind: Beispielsweise hat der Prozess „Auftragsprüfung“ als Beleg die Auftragsbestätigung. Der Prozess hat mehrere Status wie „Auftrag in Prüfung“, „Auftrag freigegeben“, Auftragsbestätigung versendet“, die wiederum die Erledigung der Einzelprozesse darstellt. Der letzte Status beschreibt, dass der Prozess beendet ist. Der Beleg wird verbucht und als Folgeprozess wird der Beleg Jobticket erzeugt, d.h. der Prozess „Zusammenstellung aller produktionsrelevanten Informationen“ (als Jobticket) wird angestoßen. Innerhalb des Prozesses „Auftragsprüfung“ befindet sich ein Workflowknoten: Es gibt nämlich auch den Prozessstatus „Auftrag in Klärung“, weil z.B. die Druckdaten falsch sind. An dieser Stelle muss ein Mitarbeiter eingreifen und den Kunden kontaktieren. Im Falle einer Absage wird der gesamte Auftrag gelöscht, sonst wird der Status auf „Auftrag freigegeben“ gesetzt und der automatische Ablauf geht weiter.

Prozess-Status im Obility System

Die Prozess-Ketten können verschieden granular entwickelt und eingerichtet werden. Je detaillierter der Ablauf strukturiert wird, desto mehr Aufgaben können automatisiert werden. Jedoch ist dann auch der Aufwand der Prozess-Planung und Umsetzung höher. In der Regel gilt der Grundsatz vom Einfachen zum Komplexen, wobei Maßnahmen mit dem größten Benefit die höchste Priorität haben.

Prozess-Planung

Neben der Automatisierung durch ein SMART MIS System sind weitere Maßnahmen notwendig, um die Aufgaben zu meistern. Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten zur Steuerung der Profitabilität wissen möchten, können Sie gerne einen Termin zu einem persönlichen Beratungsgespräch ausmachen telefonisch unter +49 261 500 813 0 oder per Nachricht, oder sich in folgenden Blog-Beiträgen weiter informieren:

http://obility.de/print/blog/7-schritten-print-40

http://obility.de/erp/blog/prozesse-statt-produkte-verkaufen

http://obility.de/blog/bedeutung-prozesskosten-profitabilität-druckbetrieben

http://obility.de/erp/blog/smart-mis-chance-druckbranche