Prozessmanagement für Druckereien (Teil5)

Automatisches Auslösen von Bestellungen bei Lieferanten

Bild 1: Im Einkauf steckt viel Potential zum Automatisieren

Bild 1: Im Einkauf steckt viel Potential zum Automatisieren.

Wer heutzutage ein großes Sortiment anbieten möchte, oder neben Standardprodukten auch eine spezielle Nische abdeckt, betreibt sein Geschäft nicht nur Inhouse. Online-Bestellungen kommen rein und müssen nun bearbeitet werden. Um diese aber effizient abwickeln zu können, sollte man schauen, wo alte Prozesse umzustellen und an moderne Verhältnisse anzupassen sind.

So ist auch die Vergabe von Leistungen an externe Partner bzw. der Materialeinkauf ein Prozess, der sich schön automatisieren lässt. Im folgenden Szenario ist eine Bestellung aus einem Shopsystem eingegangen, die mehrere Auftragspositionen enthält. Anhand der im Artikelstamm hinterlegten Merkmale „weiß“ das System, welcher Artikel intern produziert werden kann und bei welchem die Produktion in einem Partnerbetrieb erfolgen muss. Kern sind die drei Verzweigungen (Gateways) zu Beginn des Prozesses, die ihn anhand der ermittelten Zustände entsprechend splitten oder leiten.

  •     rein interne Produktion
  •     rein externe Produktion
  •     „gemischte“ Aufträge

 

Bild 2: Die unterschiedlichen Wege nach Bestelleingang

Bild 2: Je nachdem, wie eine Bestellung aussieht, erfordert diese unterschiedliche Prozessabläufe.

Rein interne Produktion

Handelt es sich um einen rein intern zu produzierenden Auftrag (1. Gateway), läuft der Prozess ausschließlich intern. Es erfolgt dann die Ermittlung des Rohmaterialbedarfs und eine Reservierung dessen. Fällt der Bestand unter den Mindestbestand, wird der Einkaufsprozess angestoßen. Der Auftrag wird erst an die Produktion übergeben, wenn das benötigte Material durch den Wareneingang erfasst wurde. Andernfalls, wenn ausreichend Material vorhanden ist, wird der Vorgang direkt an die Produktion übergeben.

Rein externe Produktion

Ergibt die Prüfung beim 2. Gateway, dass alle Auftragspositionen das Kennzeichen „externe Produktion“ haben, wird der obere Prozess komplett ausgelassen. Das System erzeugt Bestellung und Lieferschein, übergibt die Belege zusammen mit den Druckdaten und ggf. Auftragsinformationen an den Vorlieferanten und setzt den internen Status auf „Auftrag bei VL bestellt“. Um den Prozess weiterzuführen, muss der Vorlieferant zwingend eine Rückmeldung an das System geben, sobald der Auftrag versendet wurde. Danach erfolgt eine Rückmeldung an den Kunden und ggf. der Rechnungsversand.

„Gemischte“ Aufträge

Sind in der Bestellung sowohl interne, als auch externe Positionen enthalten, kommt die „Weiche“ (3. Gateway) ins Spiel. Der Prozess verzweigt sich und durchläuft beide, oben beschriebenen Stränge, parallel.

Bild 3: Automatisierte Prozesse sparen wertvolle Zeit

 Bild 3: Durch automatisierte Prozesse kann man wertvolle Zeit einsparen

Fazit:

Jeden einzelnen Schritt bei jedem Auftrag händisch auszuführen, bedeutet einen immens hohen Zeitaufwand, welcher mit entsprechender Software-Lösung auf ein Mindestmaß zu reduzieren ist. Wie das mit unserer Software bei Ihnen möglich ist, erklären wir Ihnen gerne.

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Sind Sie an unserer Reihe „Prozessemanagement“ interessiert? Dann sehen Sie sich auch unsere vorherigen Blog-Beiträge an:

Teil 1: Grundlegende Betrachtung, vom Handwerk zur Industrie
Teil 2: Gegenstand des BPM (Business Process Management)
Teil 3: Die sechs Phasen des BPM - Struktur empfohlen!
Teil 4: Automatisierte Datenprüfung