Prozessmanagement für Druckereien (Teil4)

Automatisierte Datenprüfung

Die Prüfung der Druckdaten auf Verwendbarkeit bindet seit  jeher Ressourcen in Druckereien. Obwohl es sehr gute Workflowsysteme gibt, die den Prüfprozess weitestgehend automatisieren können, ist die „automatisierte Datenprüfung“ oft eine Möglichkeit Prozesse zu optimieren. Gerade bei Aufträgen, die standardisiert über Shops kommen, lassen sich die Prozesse sehr gut automatisieren. Dadurch lässt sich das Zusammenspiel mit dem Kunden vereinfachen und optimieren. Die Lösung ist ein typisches Beispiel einer digitalen Prozesskette in einem Print 4.0 Umfeld.

Prozessautomatisierung Print: Nur im Falle von fehlerhaften Druck-Daten ist ein persönlicher Kontakt notwendig, ansonsten ist der gesamte Prozess automatisiert.

Abbildung 1: Prozessautomatisierung: Nur im Falle von fehlerhaften Daten ist ein persönlicher Kontakt notwendig und der Sachbearbeiter informiert den Kunden persönlich. (Die roten Zahlen referenzieren auf die Prozessbeschreibungen, die im weiteren Text erwähnt werden.)

Was passiert mit den Bestelldaten des Kunden?

Im folgenden Beispiel werden die Daten nach dem Bestelleingang direkt vom Obility System an den Preflight Workflow übergeben (siehe Grafik, Punkt 1.). Zusätzlich generiert Obility eine Auftragsbeschreibung im XML Format in welcher u.a. die im Bestellprozess gewählten Produktparameter (Format, Seitenzahl, Farbigkeit usw.) gespeichert sind.

Anhand dieser Informationen werden die Daten vom Preflight System geprüft (siehe Grafik, Punkt 2.). Das Ergebnis der Datenprüfung wird an Obility zurückgegeben und ausgewertet (siehe Grafik, Punkt 3.).

Folgende Ergebnisse sind möglich:

  • Ok - Daten druckbar
  • Warnung – Freigabe erforderlich
  • Fehler – kein Druck möglich, neue Daten werden benötigt

Von der Natur abgeguckt: Ein Ameisenstaat arbeitet komplett vernetzt. Die Abläufe sind bis ins kleinste Detail optimiert.

Abbildung 2: Ameisen arbeiten komplett vernetzt. Ihr Workflow ist  kaum zu übertreffen.

Welche Abläufe können im automatisierten Prozess eingeleitet werden?

Je nach Status der Rückmeldung geschieht folgendes:

  • Sind die Daten in Ordnung (siehe Grafik, Punkt 4.), werden sie direkt an die Produktion übergeben und der Prozess läuft automatisch weiter. Der Kunde sieht anhand des geänderten Status (siehe Grafik, Punkt 4.1), dass die Daten jetzt in der Produktion sind.

  • Bei einer Warnung (siehe Grafik, Punkt 5.), wenn z.B. die Auflösung der Bilder in einem Grenzbereich liegt, wird automatisch eine Email an den Kunden versendet (siehe Grafik, Punkt 5.1.) und er muss entscheiden, ob er neue Daten hochladen (siehe Grafik, Punkt 5.2.) oder die bereits geprüften freigeben möchte (siehe Grafik, Punkt 5.3.).

  • Gibt die Datenprüfung eine Fehlermeldung zurück (siehe Grafik, Punkt 6.), ist der Prozess so modelliert, dass eine interne Eskalation erfolgt: Ein Kundenberater soll sich mit dem Kunden in Verbindung setzen (siehe Grafik, Punkt 6.1) und in einem Gespräch die Ergebnisse der Datenprüfung besprechen. Möglich wäre an dieser Stelle auch eine komplett automatisierte Kommunikation. Der Kunde hat dann die Möglichkeit, neue Daten zu liefern, die dann wieder dem Prüfprozess zugeführt werden (siehe Grafik, Punkt 6.2), oder den Auftrag durch den Sachbearbeiter stornieren zu lassen (siehe Grafik, Punkt 6.3)

Die einzige manuelle Aktivität in diesem Prozess (seitens der Druckerei) beschränkt sich auf den Vorgang, den Kunden zu kontaktieren wenn die Datenprüfung einen Fehler ergeben hat.

Die Optimierung von Print-Prozessen erfolgt immer im Team

Abbildung 3: Die Optimierung von Print-Prozessen erfolgt immer im Team.

Fazit:

Ein Prepress-Workflow ist heutzutage in erfolgreichen Druckereien nicht mehr weg zu denken. Aber erst die gesamtheitliche Betrachtung unter Einbeziehung aller am Prozess beteiligten Personen schafft die Grundlage für optimierte Prozesse: dann müssen die Kundenberater oder die Vorstufe nur noch in Problemfällen eingreifen  und der Kunde ist automatisch in die Kommunikation eingebunden. So erreichen wir ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis auch dann, wenn

  1. fehlerhafte Daten auftreten,
  2. Entscheidungen getroffen werden müssen
  3. und der Kommunikationsbedarf steigt.

    Das Beispiel zeigt einen Teilprozess einer digitalen Prozesskette in einem Print 4.0 Umfeld.

    Im nächsten Teil unserer Serie behandeln wir einen Einkaufsprozess bei Vorlieferanten.

    Wenn Sie im Rahmen dieser Serie Wünsche für ein Prozessbeispiel haben, melden sie sich gerne unter info@obility.de

    Oder telefonisch unter Tel. +49 261 500 813 0

     

    Sehen Sie sich auch unsere vorherigen Blog-Beiträge zum Thema Prozessmanagement an:

    Teil 1: Grundlegende Betrachtung, vom Handwerk zur Industrie

    Teil 2: Gegenstand des BPM (Business Process Management)

    Teil 3: Die sechs Phasen des BPM - Struktur empfohlen!