7 Web to Print Begriffe, die jeder kennen muss

...der in der Druckbranche sein Geld verdient!

7 Web to Print Begriffe, die jeder kennen muss

Was genau Web to Print eigentlich bedeutet - darüber herrscht in Detailfragen unter den Experten oft Uneinigkeit. Eigentlich handelt es sich nur noch um ein "Buzz-Word" ohne genaue Definition. Während der eine darunter nur die Online-Editierung von Druckvorlagen versteht, beschreibt der andere den Begriff mit der Online-Bestellung von Drucksachen inklusive Druck spezifischen Zusatzfunktionen. Wir von Obility verstehen unter Web to Print (oder Web2Print) unsere E-Commerce-Print-Lösungen, die Ihren Kunden helfen, einfacher und schneller mit Ihnen zusammen zu arbeiten.

Für uns geht es um weit mehr als lediglich den Bestellvorgang - wir betrachten die gesamten Zusatzfunktionen und Mehrwerte, die es Kunden durch online basierte Prozesse einfacher machen, mit ihren Druckdienstleistern zusammenzuarbeiten. Doch auch wenn die Experten ihre Detailfragen weiterhin kontrovers diskutieren, sie müssen wenigstens die gleiche Fachsprache sprechen und ein ähnliches Vokabular benutzen.

Wir haben deshalb einmal 7 Web to Print Begriffe ausgewählt, die jeder kennen sollte, der in der Druckbranche mit Business- oder Privatkunden sein Geld damit verdient und haben diese näher beschrieben.

1. Der Web to Print Shop

Über einen Web to Print Shop stellen zum Beispiel Druckereien ihren Kunden ein browserbasiertes Online-Portal zur Verfügung, über das rund um die Uhr Druckaufträge erteilt werden können. Je nach Zielgruppe kann es sich entweder um einen allgemeinen Shop handeln, der von der Visitenkarte bis zum Poster eine große Bandbreite an Druckprodukten anbietet. Alternativ finden sich aber auch immer mehr Nischen-Portale, die für einen speziellen Kundenkreis mit besonderen Anforderungen einen Web to Print Shop zur Verfügung stellen, oder die sich auf ein bestimmtes Produkt konzentrieren und dazu die passenden Funktionen anbieten. Der Web to Print Shop kann ein offener Shop sein, der sich an "fremde" private oder gewerbliche Kunden richtet, oder ein Closed Shop, den wir unten etwas näher beschreiben.

Mit einem Web to Print Shop kann online viel Geld verdient werden!

Der klassische Online-Shop funktioniert auch für Printprodukte. Business- oder Privatkunden können dort 24/7 und direkt vom Smartphone Drucksachen kalkulieren und bestellen.

2. Der freie Gestaltungs-Editor

Ist eine Funktion in Web to Print Shops, mit deren Hilfe Druckprodukte im Browser nach Belieben bearbeitet werden können (z.B. über das Hinzufügen eigener Texte, den Upload eigener Fotos, die Anpassung der Schrift, das Bewegen und Drehen von Objekten usw.). Hierfür stellen die Shopbetreiber ihren Kunden einen sogenannten freien Editor zur Verfügung. Dieser ist meist selbsterklärend und kann intuitiv genutzt werden. Mit Tastatur & Maus werden Grußkarten, Hochzeitseinladungen oder Dankeskarten aber auch Etiketten, Verpackungen oder Werbemittel online personalisiert bzw. individualisiert und bestellt.

In der Regel stellt ein Web to Print Shop mit freier Editor Funktion Gestaltungsvorlagen zur Verfügung, die dann selbstständig "frei" verändert werden können. Moderne Web to Print Systeme stellen im Backend der Anwendung Werkzeuge zur Verfügung, um die Vorlagen für die Shop Nutzer einzurichten und Objekte für bestimmte Funktionen zu sperren, z.B. wenn das Hintergrundbild nicht verschoben werden darf. Im besten Fall kann das Web to Print System direkt aus InDesign Gestaltungsentwürfe importieren, das spart viel Zeit bei der Pflege des Systems.

3. Der Formular-Editor

Nicht alle Druckprodukte können, müssen oder sollten am Bildschirm frei bearbeitet werden. Gerade bei Druckprodukten, die standardisiert und lediglich im Text oder durch die Auswahl von Bildern angepasst werden, verwenden Web to Print Dienstleister für ihre Kunden im Shop einen sogenannten formularbasierten Editor. In ihm finden sich vorgefertigte Zeilen (z.B. für den Namen, Anschrift, Telefonnummer auf der Visitenkarte), die dann mit den entsprechenden Daten gefüllt werden.

Die Schriftart von Textfeldern ist dann ebenso vorgegeben, wie ihre Position und Skalierung. Das gilt auch für austauschbare Bilder, die nur an einer festen Stelle hochgeladen werden. Weitere Anpassungsmöglichkeiten sind insbesondere für standardisierte Produkte wie Visitenkarten, Produktflyer, Eindrucke, Werbemittel oder Werbeplakate in der Regel nicht nötig. Durch diese eingeschränkte "Formular basierte" Editierung werden die Vorgaben des Designs der Vorlage erhalten und gesichert.

Diese einfache Bestellmöglichkeit wird sehr häufig von Geschäftskunden genutzt. Diese bestellen ihre Drucksachen bei angeschlossenen Druckereien, aber nicht über ein öffentliches Portal, sondern über ein geschlossenes (Login-gesichertes) Stammkundenportal, in dem alle Mitarbeiter jederzeit CI-konform und ohne Grafik-Kenntnisse Druckprodukte bestellen können.

4. Closed Shop Systeme

Ein Stammkundenportal, also ein sogenanntes „Closed Shop“ System, ist zum Beispiel für Druckbetriebe interessant, die ihren gewerblichen Stammkunden die Möglichkeit bieten möchten, 24/7 CI-konforme Druckprodukte personalisieren bestellen zu können - ohne, dass der Benutzer dafür über grafisches Know-How verfügen muss. Über den Login-Account kann ein Rechte- bzw. Freigabe-Management gesteuert und eine Budgetierung festgelegt werden.

Das geschlossene Stammkundenportal von Obility

Ein login-gesichtertes Stammkundenportal für CI-konforme Drucksachen ist oft die Lösung für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Drucksachen ausstatten müssen. Spezielle Rechte- und Budgeteinstellungen runden das Angebot ab.

Das Stammkundenportal wird oft für die Abwicklung von Visitenkarten-Editierung und -Bestellung verwendet. Immer häufiger werden von Druckerei-Kunden aber die prinzipiellen Vorteile eines Closed Shops erkannt. So können Druckdienstleister ihren Stammkunden dann auch andere Druckprodukte zum CI-gerechten Gestalten und zur Online Bestellung anbieten.

Aber nicht nur die Online-Editierung ist eine Funktion, die Kunden in einem Closed Shop zur Verfügung gestellt werden kann. Es kann auch die Kalkulation und der Datenupload von Drucksachen oder die Verwaltung von Print-On-Demand Artikeln sein. Lesen Sie dazu weiter unten mehr.

Viele Druckdienstleister nutzen heute einen Closed Shop auch dafür, Lagerartikel, z.B. Werbemittel, den Mitarbeitern, Abteilungen, Filialen oder Verkäufern von Unternehmen zum Online-Abruf verfügbar zu machen. Optimaler Weise werden darin auch Bestände angezeigt und im Backend der Web to Print Anwendung verwaltet.

5. Kalkulation & Upload

Eine der größten Herausforderungen für Druckbetriebe ist es, eine schnelle und verbindliche Kalkulation für einen Auftrag zu erstellen. Dafür wird in Druckereien Personal gebunden und von wichtigeren Aufgaben abgehalten. Aber Interessenten müssen oft einige Stunden, je nach Umfang sogar einige Tage, auf einen verbindlichen Preis ihrer Druckerei warten.

Dabei können Kunden heute bereits selber ihre Drucksachen kalkulieren - auch bei weniger standardisierten Drucksachen stellt dies keine allzu große Herausforderung mehr dar. Anders gesagt: Ein (gewerblicher oder privater) Kunde kalkuliert selber im Browser (auch vom Smartphone aus) seinen Preis und kann im gleichen Atemzug via Upload Funktion seine Druckdatei hochladen und den Auftrag platzieren. Rund um die Uhr und von überall auf der Welt.

Viele solcher Webshops verwenden für die Anzeige der Preise für die jeweilige Produktkonfiguration eine hinterlegte Preisliste. Das ist aber bei vielen Artikeln im Shop oft sehr aufwändig zu verwalten. In einem modernen Web to Print System können formelbasierte Berechnungen auf Basis hinterlegter Maschinendaten, Kosten und Einkaufspreisen ablaufen, die mehrere Produktionswege abhängig von verschiedenen Auflagen miteinander vergleichen und den optimalen Preis anzeigen. Als Ergebnis werden Stücklisten, Arbeitsschritte und Bestellvorgaben automatisch vom System erzeugt.

6. Print on Demand

Der Druck auf Vorrat hat ausgedient. Kaum ein Hersteller oder Lieferant legt sich zum Beispiel technische Handbücher für ein Produkt in allen Sprachen der Welt aufs Lager. Vielmehr wird das Handbuch (die Bedienungsanleitung oder jedes andere x-beliebige Druckprodukt) nur noch dann gedruckt, wenn es benötigt wird.

print on demand bei obility: so werden schulungsunterlagen immer aktuell ausgedruckt

Web to Print kann auch "on demand": So werden Seminarunterlagen stets aktuell gehalten und "on Demand" ausgedruckt. Das ist ebenfalls für Handbücher / Bedienungsanleitungen zeit- und platzsparend!

Natürlich gilt dies nicht nur für Drucksachen als Beilage zu einem Produkt: Auch Schulungsunterlagen oder Präsentationen können so immer auf den neuesten Stand gebracht und bei Bedarf - also "on Demand" - gedruckt und verschickt werden. Erst richtig interessant wird Print on Demand wenn nicht nur schnell produziert wird, sondern wenn auch die Bestellung schnell und einfach passiert. Und dazu kann ein Web to Print Shop den wirklichen Mehrwert bieten. Print on Demand wird vor allem von Unternehmen, Verbänden, Behörden und Vereinen in "Closed Shops" verwendet. Die Marketing-Abteilung stellt die PDFs als Printprodukte im Shop zur Verfügung, die berechtigten Personen können sich per Login anmelden, das benötigte Produkt wählen und bestellen und die Druckerei druckt "on Demand" und liefert aus.

7. API - Anbindung

Heute werden Drucksachen nicht mehr nur über das Telefon oder das Internet bestellt. Moderne Druckbetriebe ermöglichen es ihren Kunden, Printprodukte aus ihrem eigenen System heraus zu bestellen. Dafür ist eine API (Application Program Interface) Anbindung, also eine Verknüpfung zweier oder mehrerer Systeme über eine Schnittstelle, nötig. Wenn diese Schnittstelle steht, dann können Betriebe z.B. aus ihrem SAP System heraus Druckaufträge platzieren und so (zwar auch über das Web), aber eben nicht über ein Formular oder den Shop im Browser, bestellen und bezahlen. So kann ein Druckunternehmen einen Kunden eng an sich binden. Denn welcher Kunde will sich ständig mit neuer Software herumschlagen und Schnittstellen testen. Das kostet oft mehr Geld, als ständig günstigere Druckpreise zu ergattern.

API Schnittstellen sind aber nicht nur als Auftragsschnittstellen im Web to Print Bereich sinnvoll. Sondern sie können Funktionen eines Web to Print Systems in externen Systemen aufrufbar machen. So kann ein Produkt Konfigurator mit Kalkulation und Upload oder ein Online-Editor in einem fremden Shop-System eingesetzt werden, oder Shop-Funktionen in einem CMS.

Fazit

Bezogen auf Web to Print, das sich in diesem Fall auf die Bestellung von Printprodukten im Web bezieht, gehören diese 7 Begriffe zum Standard-Repertoire jedes Fachmanns aus der Druckbranche. In den nächsten Wochen werden wir weitere Begriffe näher beschreiben, die in der „Web to Print Welt“ wichtig sind.

Dann werden wir einmal unter die Lupe nehmen, welche Prozesse im Hintergrund laufen müssen, damit sich der Vertrieb von Printprodukten für Druckbetriebe rechnet (Stichwort "Print 4.0“).

Lesen Sie dazu auch gerne einen weiteren Artikel, der sich indirekt mit diesem Thema beschäftigt: Die 7 Pain Points klassischer grafischer MIS-Systeme.

Zu guter Letzt: ein Web to Print System kann auch als Inhouse System zum Einsatz kommen. Wie das funktioniert, lesen Sie hier: drucksachen-shop-mitarbeiter-porsche-holding-salzburg

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