3 Buchtipps: Zeitmanagement für den Außendienstler

...oder wie Sie es auch unterwegs schaffen, niemals Zeit zu verschwenden

Wie toll wäre es, wenn wir wirklich ein paar Stunden Zeit in der Woche oder sogar pro Tag sparen könnten? Wenn sich diese Zeit wie etwa Geld auf ein Konto legen und später für eine besondere Verwendung abheben und einsetzen ließe?

Wenn wir heute einfach ein paar Stunden nehmen und sie uns „auf die hohe Zeitkante“ packen würden - für schlechte Zeiten quasi? Sie sehen schon, Zeit lässt sich nicht wirklich sparen.

Was wir aber können, ist die Zeit, die wir zur Verfügung haben, optimal zu nutzen. Mit dem Thema „Zeitmanagement“ beschäftigen sich ganze Branchen - Obility z.B. trägt mit seinen Lösungen dazu bei, dass Druckbetriebe durch das Automatisieren von Abläufen und dem Optimieren von Arbeitsprozessen Zeit „einsparen“ können.

Doch wenn, wie eben beschrieben das Sparen von Zeit eigentlich gar nicht geht, dann bleibt uns nichts anders übrig, als die frei gewordene Zeit zu managen und so zu nutzen, dass sie nicht einfach verloren geht.

Betrachten wir heute einmal den Außendienstmitarbeiter Ihres Unternehmens - wie kann der seine Zeit optimal nutzen?

Sales Executive, Key-Account-Managerin, Inside Sales Representative Enterprise

Über einen Mangel klangvoller Namen für eine/n Vertriebsmitarbeiter/in können wir uns auch im deutschsprachigen Raum nicht beklagen. Doch am Ende des Tages zählen die Erfolge Ihres Teams, und nicht die exotische Stellenbezeichnung auf der Visitenkarte. Wie für jedes Mitglied Ihres Unternehmens, gilt es auch für den Außendienstmitarbeiter, seine Zeit optimal zu nutzen.

Vorbereitung - niemals umsonst zum Kunden fahren

Wer seinen Tag im Voraus plant, benötigt deutlich weniger Zeit in der Durchführung der anfallenden Aufgaben. Jeder Handwerker packt am Abend vorher seinen Montage-Van mit dem Werkzeug, dem Material und den Plänen für die Baustelle des nächsten Tages.

Und so sollte auch jeder Angestellte und jede Führungskraft den Arbeitstag beenden: Mit einer detaillierten Planung der Aufgaben des kommenden Tages. Wer als Vertriebskraft durch die Lande fährt, um Bestandskunden oder potentiellen Neukunden einen Besuch abzustatten, der spart vor allem dann eine Menge Zeit, wenn er sich mit allen Informationen zu dem anvisierten Betrieb ausstattet.

Das schließt natürlich auch eine Terminvereinbarung mit ein - es gibt wohl kaum eine Möglichkeit, seine Zeit mehr zu verschwenden, als umsonst zu einem Kunden zu fahren, wenn der verantwortliche Gesprächspartner nicht im Hause ist oder aus anderen Gründen für Sie nicht zu sprechen ist.

Und damit ist nicht gemeint, Zahlen, Daten oder Fakten aus der Webseite auswendig zu lernen, sondern sich mit dem eigentlichen Problem des Unternehmens zu beschäftigen und dafür eine Lösung anzubieten. Wer sich dann im Gespräch auf die Wünsche, Sorgen, Nöte und Probleme seines Kunden konzentriert und aufzeigt, welchen Mehrwert der angesprochene Interessent erwarten darf, hat seine Zeit optimal zur Vorbereitung genutzt.

Unser Buchtipp: Stephan Heinrich: "Verkaufen an Top-Entscheider" (Link bei Amazon)

Reisezeit = Lernzeit: Wie Sie es schaffen, immer besser zu werden

Wer als Vertriebler/in mit dem Auto zu seinen Kunden unterwegs ist, der hat sicherlich irgendwann aufgehört, die vielen Stunden auf der Autobahn zu zählen. Doch wer bislang dachte, er sei besonders produktiv, wenn dabei eine Liste mit Kunden „abtelefoniert“ würde, dem sei gesagt: Es gibt deutlich bessere Möglichkeiten, die Autostunden produktiv zu nutzen und so das Beste aus der Zeit zu machen.

Doch warum gehört das Telefonieren nicht unbedingt dazu?

Sicherlich kann man auf der Fahrt auch einmal telefonieren, doch seien wir ehrlich: Wirklich aktiv leistungsfähig sind wir dabei nicht. Schließlich können wir uns zwar mit unserem Gesprächspartner unterhalten, doch spätestens wenn ein Dokument gemeinsam betrachtet werden soll, eine E-Mail noch einmal quergelesen werden muss oder wichtige Dinge notiert werden sollten, dann hat das Telefonieren während der Autofahrt aus Sicherheitsgründen schon „verloren“.

Darüberhinaus möchte auch kein Kunde halbherzig vom Auto angerufen werden, um etwa als „Überbrücker“ zwischen zwei Terminen herzuhalten. Wenn es also irgendwie geht, sollten Telefonate in einem ruhigen Umfeld und mit allen nötigen Informationen zur Hand durchgeführt werden.

Das bedeutet aber nicht, dass die Fahrzeit verloren gehen muss - zumindest dann nicht, wenn wir dabei nicht einfach nur Musik hören.

Es gibt zahllose Hörbücher für Vertriebler, die während der Autofahrt neue Verkaufstaktiken lernen oder ihre Verhandlungsführung verbessern können. Und das Beste: Direkt beim nächsten Termin kann das Erlernte in die Tat umgesetzt werden.

Wer im Laufe eines Arbeitsjahres also die vielen (teilweise hunderte Stunden) mit dem Hören von Audiobooks, Lernprogrammen oder Podcasts verbringt, der nutzt die Reisezeit ideal.

(Hör-) Buchtipp: Brian Tracy: "Time Power: A Proven System for Getting More Done in Less Time Than You Ever Thought Possible" (Link bei Amazon, engl.)

Nachbereitung - damit nichts in Vergessenheit gerät

Nach dem Termin ist vor dem Termin - und der will wieder perfekt vorbereitet sein. Wenn ein Profi-Vertriebler von einem Termin mit einem Kunden kommt, ist es seine oberste Pflicht, das Besprochene anhand seiner Notizen in Reinform zu bringen.

Und zwar so, dass er auch in 8 Wochen noch jeden einzelnen Gedanken nachvollziehen kann. Sicherlich entscheidet der Termin selber, ob und in welcher Form der Außendienstler nun handeln muss - aber wenn ihn der Kunde das nächste Mal anruft, muss er ohne langes Suchen und Überlegen klar das miteinander Besprochene aufzeigen und vorweisen können.

Nichts ist schlimmer, nichts ist peinlicher, nichts deklassiert einen Vertriebler mehr, als wenn er seinen Kunden noch einmal anrufen muss, um nach Gesprächsdetails für den eigenen Chef zu fragen.

Die Frage „Was wurde denn konkret besprochen und vereinbart?“ sollte also jederzeit ohne großes Zögern beantwortet werden können. Und im Übrigen sollte es so aufgeschrieben und abgelegt werden, dass auf ein anderes Team-Mitglied sofort alle diese Informationen schnell findet und logischerweise auch verstehen kann, ohne Zeit mit der Suche, dem Nachfragen oder gar dem Raten verschwenden muss.

Buchtipp: Dirk Kreuther, Verkaufs- und Arbeitstechniken für den Außendienst (Link bei Amazon)

Unser Fazit

Wir hoffen, dass unsere 3 Buchtipps Ihren Außendienstlern, den Sales Executives, den Key-Account-Managern und den Inside Sales Representative Enterprises dabei helfen, die Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen! :-)